C16 - Asientos programables

Esta opción del Menú ARCHIVO nos permitirá crear/modificar/duplicar asientos programables que luego podrán ejecutarse desde el Diario.

El concepto de Asiento Programable corresponde a un modelo de Asiento prediseñado que proporciona una plantilla para la introducción de los mismos en el Diario de forma sencilla y ágil. 

Es adecuado principalmente para aquellos asientos, que son realizado de forma manual y frecuentemente.

Para la creación de un Asiento Programable, seguiremos los siguientes pasos:

• Desde el menú principal SQL CONTA, seleccionamos el menú de ARCHIVO y después la opción ASIENTO PROGRAMABLES, donde la aplicación nos presentará la siguiente pantalla.

• En la parte superior del menú, nos encontramos la barra de Opciones habitual, para la creación o eliminación de Asientos Programables, así como las flechas de navegación dentro de la Tabla de Asientos disponibles.

• Inmediatamente más abajo, nos encontramos con el campo de CÓDIGO (N.º correlativo que asigna automáticamente el programa en la creación), y DESCRIPCIÓN (comentario breve que nos ayude a identificar este asiento a la hora de ejecutarlo).

• Una vez asignado un N.º y una Descripción, comenzaremos a definir las variables o los campos que van a formar parte del Asiento de manera fija.

• La definición de un campo como variable (valor requerido en la ejecución del asiento) o constante (valor fijo en el asiento) dependerá del tipo de asiento que se desee programar.

EJEMPLO: Venta de mercaderías, el asiento contable tendría la siguiente estructura:

CONSTANTE: Una constante siguiendo el ejemplo anterior sería la Cta. 700 y 477, porque siempre son fijas para el tipo de venta de mercadería, se referiría a cuentas que no varían nunca en el asiento a diseñar. 

Por el contrario la Cuenta de Clientes (430...…) será variable para cada Asiento en el función de la factura emitida al Cliente, así nos permite utilizar este modelos con los distintos asientos que se produzcan, y tan solo con variar la cuenta de clientes, que se introducirá en la Plantilla del Asiento.

Si la Cta. 430...…. la fijamos como Constante, este asiento sólo nos serviría para un cliente determinado, y no para todo tipo de Clientes.

• Cuando un concepto o importe pueda tener valores variables se definirá siempre entre corchetes, por ejemplo para el valor de Cuenta [CLIEN] o para el de un Importe [IMP] , la abreviatura que identifica el valor variable no pueden tener una longitud mayor de 5 caracteres. 

• Por el contrario los valores constantes, no necesitan ir entre corchetes. Vamos, ahora, a ver qué significa cada variable

P: Es la variable Punteo (generalmente, será un símbolo).
FECHA: Valor de la Fecha.
CUENTA: Varlor de la Cuenta contable del apunte.
DEPARTAMENTO: Var. departamento, útil en el caso de que queramos llevar una contabilidad departamental.
DOCUMENTO: Var. documento. Suele ser un número que identifique el doc. que justifica el asiento contable.
DESCRIPCIÓN: Var. descripción y es como una breve título del asiento, que acompaña a la entrada de datos.
T: Es el tipo de apunte dentro del asiento. Será D (Debe) ó H (Haber).
IMPORTE: Var. importe y se refiere al valor del importe objeto del apunte.

En nuestro ejemplo, empezaremos por definir las variables que van a intervenir en el asiento:

• Comenzaremos asignando Código y Descripción ( "1" y "VENTAS CON IVA VARIABLE" en nuestro ejemplo)

• Introducimos el Código de cta. 70000000 que corresponda a las Ventas de Mercaderías en nuestro Plan Contable (al introducir la Cuenta la estamos declarando como constante).

• Fecha, asignamos la variable [FECHA], esto nos permitirá elegir la fecha al realizar el Asiento.

• Documento, asignamos [FRA], así podemos definir el N.º de Factura.

• Departamento [DPTO], sería el misma caso que Doc.

• Descripción, [DESC], permite agregar un comentario variable al grabar el Asiento

• T, Admitirá valor  D (Debe) o H (Haber) en cada apunte del Asiento.

• Importe, 

  • En este caso el importe de la cta. 70000000 lo definiremos como [BASE], que se podrá utilizar para el posterior calculo automático de la Cuota de IVA.

  • Siguiendo el ejemplo en el caso de la Cta. constante 47700000 (IVA Repercutido), funciones con idéntico criterio que en la Cta. 70000000, solamente tendríamos que variar [BASE] por [CUOTA], para que el programa muestre la cuota de IVA, que se aplica a la Venta al Cliente.

  • Finalmente tenemos que diseñar  la variable de Cliente, donde le asignamos el nombre de [CLIEN], con las mismas variables pero le asignamos [IMPOR] en importe, que será el saldo total de Clientes, que comprenderá el valor de las mercaderías más el valor del IVA (BASE + CUOTA).

Una vez definidas todas las cuentas (variables), nos trasladaremos a la parte central del menú de edición del programable, y nos encontramos con las opciones para la definición de previsiones, observaciones o la anotación en el libro registro de IVA. Iremos rellenando los campos disponibles.

Pestaña de IVA

CUENTA CONTRAPARTIDA, Se introduce la cuenta que utilizaremos como contrapartida de la Cuenta de Ventas del Asiento, en nuestro ejemplo sería la cuenta del cliente al que le hayamos vendido, es decir se introduce el mismo valor variable [CLTE], de nuevo si en lugar de clientes variables por asiento fuese un asiento para un Cliente concreto, sólo tendríamos que introducir directamente su cuenta contable del diario.

N.º FACTURA, mostraría el número de la factura, ya que en nuestro ejemplo es una venta. Si no fuese una venta, o al asiento no le hiciese falta un N.º de factura, entonces indicaríamos en este campo, algo que a nosotros nos interese que aparezca, por ejemplo el valor del campo Documento [DOC], una vez que nos pase el asiento al diario.

FECHA, será la fecha de factura, será el nombre de la variable que se refiere a ella, será [FECHA] FECHA RECEPCIÓN /FECHA DE OPERACIÓN: sólo a rellenar si estamos sujetos al SII y si necesitamos forzar un determinado periodo impositivo. FECHA CONTABLE, será la fecha de contabilización, relevante sobre todo para aquellas empresas sujetas al SII (Suministro Inmediato de Información)

En el campo MODALIDAD DE IVA, si seleccionamos con el ratón a la derecha del campo, nos aparecerá un menú en el que elegiremos la modalidad de IVA (Deducible, Arrendamientos, etc.).

Si marcamos la opción “Usar mod IVA”, estaremos forzando que en el asiento programable se use esta modalidad de IVA, independientemente de la que tenga el cliente/proveedor predefinida en su ficha.

MODALIDAD DE IVA SIN IVA, podremos rellenarlo para aquellos asientos en los que una parte de la factura va sin IVA, indicando aquí la modalidad de IVA a aplicar a esa parte sin IVA (No deducible, Exento, etc.)

A continuación rellenaremos las variables correspondientes a las Bases,% IVA, cuotas, % Retención de IRPF.

Todo esto lo haremos para la pestaña de REGISTRO DE IVA, pero también podemos programar que el asiento nos haga PREVISIONES y que nos pida OBSERVACIONES, para lo cual lo que tendríamos que hacer sería seleccionar donde pone PREVISIONES y programar lo que nosotros queramos que la aplicación haga automáticamente, toda vez que ejecutemos el asiento programable.

Una vez hecho esto, en la parte final del menú de Asiento Programables, nos aparece la típica barra de explorador de SQL CONTA, a la que se añaden las opciones LEER VARIABLES, BORRAR VARIABLES, INSERTAR VARIABLES N43

El siguiente y ultimo paso sería seleccionar con el ratón en el botón LEER VARIABLES y nos aparecería una pantalla como sigue (según nuestro ejemplo).

Su cumplimentación la podemos hacer manual, desde la barra de explorador añadiendo una a una las distintas variables que necesitemos a la hora de elaborar nuestro Asiento Programable.

Si hemos elegido la opción LEER VARIABLES, nos realiza una propuesta sobre la que tenemos que ir adaptando los formatos de definición:

Variables: Nombre de la variable que hemos definido en la estructura del Asiento.
Tipo: Tipo de dato requerido (Fecha, Texto, Numérico, Cuenta Contable) son las distintas formas de capturar la información
Descripción:  Nombre con el que se nos solicitará el dato correspondiente a esa variable. Es el que aparecerá en la plantilla para realizara el Asiento.
Contenido:  Este campo es el valor que la aplicación le dará a la variable definida. 

Aqui se podrán definir algún tipo de fórmula,  donde le indicamos las operaciones que tiene que realizar con los datos que le indiquemos. Espacio en el que su pueden introducir operaciones de calculo con los importes de otras Variables.

Ejemplos.-

CUOTA = (BASE*IVA)/100

IMPORTE = BASE + CUOTA 

También se puede vincular con los campos de los ficheros/cuadernos de la Norma N43 bancaria, usando para ello el botón superior “Insertar Variable N43”. Esto se utiliza en aquellas ocasiones en la que importamos los asientos a partir del extracto bancario en formato N43, y lo vinculamos con un asiento programables, por ejemplo para el cargo domiciliado vinculado al pago de un alquiler.

Modificar-Exigir-Mantener: Ofrece dos valores posibles para cada una de las opciones (Si/No).

  MODIFICAR  donde le diremos a la aplicación si queremos que se pueda cambiar o mantener el valor de esa         variable.

  EXIGIR  Indica si señalamos que no debe grabarse el asiento sin haber introducido un valor para esa variable (es   decir campo obligatorio)

  MANTENER . Indica si queremos que el  valor introducido en la variable se mantenga para el siguiente Asiento     del mismo tipo.

Estas dos opciones, permiten cambiar el orden de la aparición de las variables a la hora de ejecutar los Asientos.

El procedimiento sería posicionar el curso sobre una variable y moverla arribas o abajo con estos botones.

La confirmación y salida de este Menú, se realizará siempre a través del botón .

El orden para la validación de la estructura del Asiento, será primero el que está debajo de la opción del menú, MODALIDAD DE IVA 

y después el de la parte superior del menú de Asientos Programables.

Para ejecutar el Asiento Programable que acabamos de crear, saldremos al menú principal de SQL CONTA, elegiremos el menú de Procesos y la opción EJECUTAR ASIENTOS PROGRAMABLES

Seleccionamos el Asiento que acabamos de crear y seleccionamos Ejecutar, y aparecerá una ventana con las variables definidas en dicho asiento programables, de forma que debemos rellenar los campos indicados. Al darle a Aceptar, dicho asiento se creará en el Diario.

El Botón Volver, nos permite volver al listado de asientos programables para ejecutar otro distinto, mientras que con Cancelas salimos del menú

Igualmente desde la pantalla de Diario se podrá acceder a la lista de Asientos Programables disponibles mediante el botón de acceso rápido Asientos programables  que se puede activar desde el Menú de Herramientas del propio Diario; pudiendo elegir si se prefiere situar en la parte superior o en la parte derecha del mismo.

 Por ultimo en el caso de los Asientos Programables que se utilicen con mayor frecuencia, o para facilitar su uso a determinados usuarios, se podrá incluir un botón directo de acceso en el mismo diario, para los Asientos que se desee.

Para ello en la pantalla de configuración del asiento, se podrá marcar con un Check la opción "Mostrarlo en el Diario" que se encuentra en la parte superior derecha de la Pantalla en cada uno de los Asientos.

Apareciendo a partir de ese momento un botón de acceso directo en la pantalla del Diario