C6 - Menú herramientas

El botón herramientas consta de 4 apartados, desde los cuales podremos realizar distintas acciones dentro del Diario.

En la Primera sección, tenemos las mismas opciones mencionadas anteriormente:

• Nuevo apunte: para crear un apunte dentro de un asiento ya creado. Misma funcionalidad que el botón +

• Nuevo asiento: para insertar un nuevo asiento. Misma funcionalidad que el icono de la flecha invertida más gruesa.

• Eliminar: sirve para eliminar la totalidad de un asiento o bien un apunte concreto dentro del mismo.

• Duplicar asiento: hace una copia del asiento en que estemos posicionados, pero nos preguntará la fecha y descripción del nuevo asiento que se va a generar. El resto de información del asiento será una copia tal cual del asiento original.

• Revertir asiento: con esta opción crearemos un contra asiento, es decir, se invertirás las posiciones del debe y haber del asiento original.

• Buscar: para buscar por una columna dentro del diario. Misma funcionalidad que el icono de la lupa.

• Buscar descuadre: nos posicionará sobre el primer asiento en el que se detecte un descuadre.

• Asiento apertura: nos situará al final del mismo, y nos permitirá acceder a la información relativa a previsiones copiadas del año anterior o a los registros de iva de caja pendientes procedentes del ejercicio anterior.

En la Segunda sección encontraremos opciones que nos permiten poner visibles / ocultar campos del Diario.

• Ver punteo: poner visible en el diario las marcar del punteo.
• Ver documentos: añadir una columna de Documento al diario donde ver el N.º de factura del asiento.
• Ver departamentos: poner visible la columna Departamento que nos permite asignar o modificar el departamento del asiento
• Solicitar previsiones: al añadir facturas de compra/venta saltará una ventana para indicar las previsiones de pago/cobro asociadas.
• Detectar facturas duplicadas: se activa un control que nos avisará en caso de que las facturas de compra o venta coincidan en importe, fecha y proveedor/ cliente.
• Detectar facturas mismo número: se activa un control que avisará de cuando se introduce el mismo N.º de documento para un mismo proveedor o cliente.
• Debe/Haber: permite poner visibles en el Diario las columnas de Debe y Haber, en lugar de tener una única columna de Importe.

En la tercera sección tenemos opciones relativas a visualizar ciertos datos en el diario.

• Asientos programables: esta opción permitirá configurar la visibilidad de los Asientos Programables en la pantalla del Diario.
  • Elegir la posición de los Asientos en la zona superior bajo la cabecera o la zona derecha de la pantalla. 

  • Marcar los Asientos Programables que tendrán un botón de acceso directo en Diario;  con una opcion de Marcar / Desmarcar todos los disponibles.

    

• Datos de cuentas: ofrece la opción de mostrar o no mostrar el nombre de la cuenta al posicionarnos sobre el campo cuenta. En caso de marcar se mostrará el nombre en la parte superior del Diario.

  

• La opción Totales de asiento permitirá que veamos las sumas al debe y al haber del asiento sobre el que nos situemos, en un cuadro al pie del asunto en la parte derecha, mostrando en otro cuadro en la parte izquierda las sumas al Debe y Haber del diario desde la apertura.
• La opción IVA, Previsiones y Observaciones activa la visibilidad de las solapas en la parte inferior del Diario, en las que se muestra el Registro de IVA, las Previsiones y las Observaciones que puedan estar asociadas al Asiento en el que nos situemos

En la cuarta sección tenemos herramientas que nos permiten acceder de forma rápida al Extracto de una cuenta desde el Diario.

• Extracto cuentas: permite acceder directamente a una consulta del Extracto de la cuenta donde nos situemos, abriendo una ventana para filtrar por Fecha, Departamento, Documentos y Asientos punteados o no.

  

  La información se muestra en una Ventana en pantalla

• Informe extracto cuentas: Es una opción similar a la anterior, con la única diferencia de que la información del Extracto de la Cuenta, se genera en un formato de Informe (que como todos puedes ser transformado en PDF, Excel, etc....)

El alta de un asiento contable podremos hacerla usando la opción de nuevo asiento, el icono que encontraremos en la menú superior cuya imagen es una flecha invertida gruesa, aunque también se puede usar una combinación de teclas (Control+Intro), según cómo hayamos dispuesto el orden de las columnas las iremos rellenando, pudiendo desplazarnos entre columnas bien con el tabulador o con el Intro; la diferencia en el uso de una u otra es que el tabulador nos pasa de un campo al siguiente para que procedamos a su rellenado, sin embargo el hecho de pasar de un campo al siguiente con Intro, ya permitirá que el campo sobre el que pulsamos se rellene con el contenido del mismo campo de la línea superior, lo que nos ahorrará tener que rellenar esa línea si los datos que contiene la anterior son validos.

Cuando se introduce el código de una cuenta, no es preciso marcar todos los dígitos de la misma, simplemente podremos pulsar los 3 o 4 primeros dígitos de la misma seguidos con un "." (punto) y la terminación de la cuenta, y el sistema directamente rellenará con ceros los dígitos necesarios hasta completar la dimensión de la cuenta de diario según el Plan Contable.  (Ejem.- en un plan de cuentas de 10 dígitos, la marcación de la cuenta 5720000022, se podrá hacer simplemente pulsando 572 . 22, el punto será sustituido por los 5 ceros que faltan.

Asimismo cuando llevamos varias líneas del asiento y estamos en la última, tras marcar el código de la cuenta del apunte y antes de salir del campo pulsamos el signo menos "-", el programa ya rellena automáticamente el resto de los campos y cuadra el asiento, es decir, rellenará el campo importe con el valor necesario para dejar cuadrado el asiento.

Para la creación de una línea o apunte de asiento, lógicamente es obligado los códigos de las cuentas correspondientes: en el caso de no conocer/recordar el código de cuenta se podrá pulsar la tecla F3,  la “lupa” o dar un  “doble click” y le aparecerá una lista de las cuentas del Plan Contable para realizar una búsqueda por la raíz o inicio de la cuenta,  o por su descripción.

Para consultar la cuenta por el código o por el nombre será preciso situarse en la ventana de consulta, de forma alternativa o en el campo "Cuenta" o “Descripción”, ya sea con el ratón o con la tecla Tab.

Si el código de cuenta que introduce no existe, SQL CONTA emitirá el mensaje “Cuenta Inexistente ¿Desea Crearla?, si su respuesta es afirmativa el programa mostrará la pantalla de alta de cuentas, en la cual deberá teclearse el nombre de la cuenta asociado al código.  Si se trata de una cuenta de Clientes o Proveedores/Acreedores, además deberá de rellenar los datos fiscales (Razón Social, NIF/CIF de forma imprescindible).

Si la cuenta a crear corresponde a una agrupación de mayor (niveles 2-3-4) que no está creada, también nos pedirá los datos para su creación.