C36 - Depósito de cuentas anuales

Dentro del SQL Conta disponemos de una herramienta sumamente útil y que permitirá la presentación de las cuentas anuales en el Registro Mercantil en soporte digital, evitando el tener que imprimir en papel para su registro.

Así, nos permitirá exportar el Balance de situación y la Cuenta de pérdidas y ganancias tanto en formato Normal como Abreviado o abreviado PYMES, generando para ello los archivos necesarios para su importación a través de programas del Registro Mercantil.

En esta ventana indicaremos el modo de presentación de las cuentas anuales para su depósito en el registro mercantil, indicando la carpeta donde se van a almacenar los ficheros generados.

Una vez que le demos a generar, creará en la ruta que le hayamos indicando un fichero con extensión.xbrl Una vez generados los ficheros tendremos que importarlos a través del programa D2 del registro mercantil y que explicamos a continuación.

INSTALACIÓN DEL PROGRAMA D2 DEL REGISTRO MERCANTIL

La exportación de las cuentas anuales mediante el proceso anterior nos servirá para su importación a través del programa D2 del registro mercantil para el depósito de las cuentas anuales y el cual nos servirá para la generación de la huella digital.

Para la instalación de este programa accederemos a la siguiente web: https://www.registradores.org/documentacion-ydescargas/manuales-y-descargas y seleccionaremos el programa de depósito que necesitemos según el ejercicio:

En este ejemplo para el depósito de las cuentas anuales el programa que tendremos que descargar será Depósito Digital de Cuentas Anuales D2 el cual nos permitirá guardar las cuentas en soporte con su huella digital para su posterior presentación.

Otra de las aplicaciones importantes que tendremos que descargar y que se explica más adelante es la de la Legalización digital de los libros Legalia y que nos servirá para legalizar los diferentes libros (diario, sumas y saldos, iva….)

IMPORTANTE : No confundir el programa Legalia (para Legalización de Libros) con el D2 (para Depósito Digital de cuentas anuales). En esta parte se explica el depósito digital de las cuentas anuales (balances de situación y de Pérdidas y Ganancias. Si pinchamos para descargar el programa D2 nos aparecerá una ventana típica de instalación la cual deberemos ejecutar.

Pincharemos en Setup y nos realizará la instalación del depósito digital.

Una vez empezada la instalación nos pedirá que indiquemos la ubicación en la que vamos a instalar la aplicación que por defecto será c:\program files\Adhoc\D2.

En esa carpeta instalará los archivos y le daríamos a Next para terminar con la instalación.

El resto de los programas que queramos instalar del registro mercantil seguirán los mismos pasos para su instalación.

Una vez realizada la instalación del D2 podremos ejecutar el programa para su cumplimentación e importación de los archivos generados con anterioridad.

Si arrancamos el D2.exe nos mostrará una ventana en vacío con una serie de opciones en el navegador.

Seleccionaremos el directorio de trabajo y después importar y validar huella. Si ya hemos creado un depósito cada vez que queramos acceder a él lo seleccionaremos y pulsaremos abrir depósito Una vez que pinchamos en nuevo nos saldrá una ventana para rellenar el nombre del depósito digital, su descripción y el tipo de balances que vamos a presentar (Abreviado, Normal o mixto).

Una vez rellenado si le damos a intro nos generará una hoja en blanco del formulario con los datos de identificación

Una vez creado el formulario será cuando le podamos importar los diferentes ficheros que hemos exportado a través de SQL Conta, para ello nos iremos a la opción Importación – Datos.

Si pinchamos ahí nos avisa que perderemos los datos que hubiésemos introducido manualmente, le daremos a Sí y nos aparecerá una ventana para buscar los archivos que queremos presentar.

Si pulsamos en Buscar le indicaremos la ruta en donde hemos dejado los ficheros creados por SQL Conta y eligiremos el DATOS.ASC para su importación.

Una vez que le damos a abrir nos arrastrará la información del fichero junto con los importes de los balances y PyG del ejercicio y del ejercicio anterior.

Si vamos pasando las páginas dándole a siguiente o escogiendo la página veremos que nos ha cumplimentado los importes de los diferentes balances, tanto de Situación como de PyG.

Una vez importado los datos haremos lo mismo pinchando en Importación – Certificación e Importación – Instancia y escogiendo los ficheros respectivamente creados por SQL Conta.

Al terminar de importar deberemos pinchar en Guardar para que nos quede guardado la información que hemos importado en la aplicación y poder generar el depósito de cuentas. Si nos vamos a la última página nos rellenará las distintas casillas para su depósito.

NOTA IMPORTANTE: Complete las siguientes casillas que no pueden ser importadas: CNAE, Personal asalariado, Fechas de inicio y fin de ejercicio, Registro Mercantil y Unidad monetaria, y si procede, la información de acciones propias. Revise todas las hojas (19), y si es necesario efectúe cambios. Para presentar la Memoria, Informe de gestión, Informe de auditoria, etc, la solución más sencilla es hacerlo en papel (presentación mixta). Si desea que la información sea completamente digital, importe estos documentos desde ficheros de texto que puede generar directamente desde el SQL Conta con la opción de Memorias, o en ficheros de imágenes en formato TIFF (que puede obtener con programas de imágenes). Una vez rellenado las diferentes casillas que no admiten su importación tendremos completado la información para su depósito.

No obstante será importante verificar que no nos queda ninguna casilla sin completar o que no tenemos mal alguna información pinchando en Formulario – Comprobar reglas en la cual nos verificará la información y si todo está correcto.

En este ejemplo nos faltaría indicar las unidades (euros o ptas) así como otra serie de errores implícitos como el CNAE incorrecto, o valores en los diferentes balances.

Pinchando en Corregir error accederá directamente a la casilla que tenemos incorrecta.

Una vez corregidos los errores (los primarios serán obligatorios corregirlos para generar la huella digital) o comprobado que en los implícitos está todo correcto aunque salgan errores, podríamos generar ya la huella digital.

Para generar la huella digital tendremos que ir a Formulario – Generar Huella / Disket en el que nos saldrá la ventana anterior pero donde tendremos activada la casilla de Generar Huella.

Pincharemos sobre generar huella y nos saldrá una ventana con la huella generada.

Una vez generada la huella digital podremos imprimirla por impresora para presentar la hoja con la huella.

Al imprimirla nos generará una hoja con la certificación de la huella digital, indicando la sociedad, domicilio, nombre del administrador y debajo la codificación de la huella digital.