P6 - Configuración de la aplicación

En esta opción se encontrará con varias solapas, las cuales le permitirán acceder a varios submenús para configurar la aplicación.

La primera opción es EMPRESA, solapa que nos permitirá introducir todos los datos referentes a la empresa y el logotipo.

Los datos de este apartado servirán para crear la cabecera de los informes, así como para su utilización en los distintos documentos (Albaranes, facturas, recibos...).

El apartado de registro mercantil nos servirá para las facturas electrónicas que generemos.

En el apartado inferior del menú podrá introducir el logotipo de la empresa, y a la hora de imprimir los documentos o generar informes, los creará con el logotipo de la empresa.

Los formatos del gráfico para el logotipo podrán ser BMP o JPEG, y deberá tener en cuenta que a mayor tamaño del gráfico, mayor tiempo de generación de informes y formatos de documentos donde intervenga.

En la solapa MAESTROS se concentran distintas opciones de configuración de datos básicos, como clientes, proveedores, artículos y agentes. Desde aquí es posible ajustar criterios de precios, beneficios, características, fotografías y validaciones, así como definir comportamientos generales del sistema y controles sobre el uso y modificación de la información maestra.

En la solapa IMPUESTOS se agrupan distintas opciones relacionadas con la fiscalidad, como los tipos de IVA e IRPF, su aplicación por país, recargos y regímenes especiales. También permite gestionar, si se utiliza, el IEPNR, el código de identificación del plástico y otros ajustes fiscales específicos según la operativa de la empresa.

En la solapa COMPRAS/ VENTAS  se configuran los parámetros generales de funcionamiento de compras, ventas y facturación, como la actualización de costes y precios, el uso de documentos, validaciones, estadísticas y opciones de control para pedidos, presupuestos, albaranes y facturas.

En la ventana de EXISTENCIAS se podrán determinar los parámetros de control de stock, avisos por mínimos o reservas, y el comportamiento de las ubicaciones en ventas, compras y movimientos de almacén. También permite definir criterios para la generación de pedidos a proveedor y el filtro de almacenes visibles en el sistema.

En la opción CARTERA se agrupan distintas opciones relacionadas con cobros, vencimientos, riesgo y autorizaciones, que pueden configurarse según las necesidades de la empresa. Desde aquí es posible definir avisos, controles de riesgo y, si se utiliza, la gestión de autorizaciones en pedidos y facturas de clientes y proveedores.

En la solapa COMUNICACIONES podemos configurar el correo por defecto y las opciones de CRM, definir todos los parámetros de facturación electrónica y ajustar la integración con servicios externos como FTP o FACe. También permite establecer rutas de trabajo, preferencias de agenda y opciones adicionales para optimizar el intercambio de información dentro del sistema

En la solapa ACTIUALIZACIÓN la aplicación permite el disponer de actualizaciones automáticas.

En estas actualizaciones indicaremos cada cuantos días queremos que busque nuevas actualizaciones así como la hora de conexión y de finalización de esas actualizaciones.

En las rutas le indicaremos en que lugar tiene que ir a buscar la actualización así como el fichero que indica los cambios realizados en dicha actualización.

Por último también podremos indicar la conexión en caso de que queramos que se realice a través del programa por lo que efectuará automáticamente el marcado a dicha conexión.

En la solapa INTERNACIONAL se reúnen opciones específicas para entornos con normativa internacional, como la adaptación a SEPA y la gestión de impresoras fiscales.

En la solapa DATOS ADICIONALES se recogen campos y configuraciones complementarias que permiten asociar información extra al sistema, como códigos externos o identificadores específicos. Estos datos se utilizan si la operativa lo requiere, para integraciones, personalizaciones o necesidades concretas de la empresa.

La solapa PARÁMETROS nos permitirá configurar varias opciones generales de la empresa.

La 1ª configuración que realizaremos será la de los mensajes personalizados, en donde configuraremos el tipo de mensaje que queremos que nos salga. Podremos escoger si el mensaje lo queremos como información, aviso, confirmación o error. Estos mensajes se podrán elegir que se activen cuando se exceda el riesgo, cuando el margen de beneficios sea menor al mínimo, cuando el stock sea negativo o inferior al mínimo o reservado.

En otras opciones elegiremos la moneda, si queremos añadir la referencia del proveedor en la ficha del artículo al realizar una compra o que nos pregunte.

Por otra parte es posible determinar si se desea gestionar el stock por ubicaciones, considerando o no características. Es decir, si seleccionamos Características en este punto, podremos conocer el stock por ubicación y característica en cada almacén. También podemos establecer el modo de relleno o vaciado del stock por ubicaciones, pudiendo ser: Por defecto, en el caso de que sólo se vaya a mover el stock en una ubicación por defecto que tenga en el almacén del artículo; Primera, para que se rellene o vacíe el stock en la primera de las ubicaciones definidas para un almacén; o Mayor stock, en el caso de que se desee que, por defecto, el sistema rellene o vacíe stock de un artículo, desde la ubicación en la que se cuenta con más stock de las definidas para un almacén. En esta solapa también se escogerá el número de decimales de coste y de precio y de unidad, la unidad de medida del artículo.

Podremos escoger si al realizar una compra queremos actualizar el coste del artículo en función del último coste, coste de destino, coste medio ó coste ponderado así como la posibilidad al mismo tiempo de actualizar los precios de venta para mantener el margen de beneficio. Indicaremos si queremos mostrar los descatalogados o no.

También indicaremos en esta solapa si queremos autonumerar los artículos, códigos de barras así como los documentos de proveedor.

Por último, se indicará la fuente por defecto de la aplicación para las observaciones o cartas.

En la solapa OPCIONES podremos configurar en generales la dirección que queremos por defecto en la aplicación a la hora de sacar en los formatos de impresión o informes la dirección de los clientes o proveedores. Aquí configuraremos también que código queremos como clientes varios o proveedores varios por lo que en los documentos se nos activará una ventana para introducir los datos del cliente o proveedor en el momento que pongamos ese código. Estos datos sólo estarán vinculados al documento y no aparecerán en la ficha del cliente o proveedor aunque podremos convertirlo a la ficha de clientes.

Dentro de opciones también indicaremos los porcentajes de IVA de Irpf así como los porcentajes de recargo de equivalencia correspondientes.

Una opción muy importante con la que nos encontramos en esta ventana es la opción de control de modificaciones. Si activamos esta opción lo que hará es activar un log con todas las modificaciones, inserciones, borrados… que se producen en la base de datos, controlando el usuario que lo realizó en caso de tener usuarios.

De esa manera con esta opción nos permitirá controlar en todo momento quien realiza cada una de las opciones en la base de datos, tema muy importante a tener en cuenta para la ley de Protección de datos, en la cual podremos saber en todo momento lo que realiza cada uno de los usuarios.

Este log lo podremos ir borrando desde herramientas – Utilidades indicando si queremos las fechas en las que queremos eliminarlo.

También dentro del Generador de informes, dispondremos de los listados necesarios para obtener la información de quien eliminó, modificó o creó un determinado campo, documento, etc…, indicando la fecha en que se realizó, todos lo campos que afectaron, el antiguo valor que tenía y el nuevo valor que se le indicó.

Otra opción que tenemos es los días de carencia en el que nos servirá para indicar cuantos días después del vencimiento queremos que siga teniendo en cuenta el riesgo de ese vencimiento. De esa manera nos permitirá controlar recibos que aunque aún hayan vencido sigan apareciendo en riesgo por si nos los devuelven.

Activaremos en control de estadísticas los apartados de la aplicación donde queramos controlar las estadísticas, indicando también el nº de años que queremos visualizar en línea al ver las estadísticas. Si indicamos por ejemplo 2, estando en el 2008 veríamos el 2008 y 2007 para poder comparar. Dentro de otras opciones tenemos la posibilidad de indicar si queremos actualizar el stock por línea o al confirmar el documento, mostrar los precios de las características o todos los datos adicionales directamente, así como actualizar los costes con los impuestos caso de Canarias ó indicar si lleva régimen agrario por lo que las retenciones irán sobre la base más IVA.

Por último indicaremos si los beneficios son calculados sobre el precio de venta o sobre el coste.