O190 Menú de Herramientas documento de ventas (Presupuestos)

Recordemos que las opciones más utilizadas de Herramientas podemos ponerlas en la botonera de Herramientas de la derecha para tenerlas más accesibles y que esta barra se puede configurar para toda la empresa o por usuario.

Copiar de otro documento 

Copiar de otro documento nos permite copiar de cualquiera de los tipos de documentos que nos propone SQL Obras los capítulo y/o partidas que seleccionemos al presupuesto actual. Es muy interesante para, por ejemplo, poder marcar varias partidas de algún capítulo, varios capítulos, etc, de algún presupuesto similiar al que estamos elaborando.

Agrupar artículos

En el caso de tener varias líneas con el mismo artículo en el presupuesto y querer agrupar la cantidad en una sola línea, esta opción hará que SQL Obras acumule en una sola línea los artículos cuyo código sea el mismo en el presupuesto, y tomará como coste y como precio el de la primera línea del artículo en el documento, y por tanto se aplicará a la nueva línea con la cantidad total del artículo, independientemente de si el coste o venta de dicho artículo en otras líneas del documento fuese diferente.

Agrupar artículos-precio

Si dentro del mismo presupuesto tenemos varias líneas con el mismo código de artículo y queremos agruparlas totalizándolas en una sola línea pero pueden tener diferentes precios de coste y/o de venta, esta opción agrupará los artículos por código de artículo y por coincidencia también en sus costes y venta  (precio, descuento, coste, beneficio y % beneficio).

De este modo, si en el presupuesto figura tres veces un artículo, por ejemplo, y en las dos primeras líneas tiene un precio sin descuento, y en la tercera tiene descuento, nos agrupará las dos primeras líneas poniendo el precio sin descuento, y dejará la tercera independiente por tener un descuento diferente. Esto mismo lo haría si no coincidiese el precio de coste, no solo con el de venta.

Consolidación de stock

Es una utilidad adicional que nos permitiría ver el stock consolidado de un artículo, en el caso de que tengamos diferentes almacenes y pueda estar en varios de ellos.

Etiquetas de artículo 

Desde cualquier documento podremos imprimir las etiquetas de los todos artículos de ese documento mediante el formato que hayamos configurado en Configuración -> Formatos de impresión -> Etiquetas -> Etiquetas Artículos.

Si existieran tarifas de precios prodríamos seleccionar alguna de ellas, decirle en que posición de la etiqueta debe comenzar, o seleccionar ciertos datos relativos a si debe figurar el stock, la cantidad que figura en el documento y el número de copias a imprimir.

Luego nos permitirá seleccionar el formato de etiqueta en el caso de que tengamos configurado más de uno.

Etiquetas de línea 

Desde cualquier documento podremos imprimir las etiqueta concreta del artículo correspondiente a la línea en la que estemos posicionados en el momento de entrar en esta opción,  mediante el formato que hayamos configurado en Configuración -> Formatos de impresión -> Etiquetas -> Etiquetas Artículos.

 

Si tenemos definidas distintas tarifas de artículos podremos seleccinar cuál de ellas debe aparecer, en que número o posición de etiqueta debe comenzar. Luego nos permitirá seleccionar el formato de etiqueta en el caso de que tengamos configurado más de uno.

Imprimir catálogos

Con esta opción imprimirá los catálogos de aquellos artículos del documento que hemos seleccionado según el formato que se le asignara al artículo.

Imprimir extracto de artículos

Nos facilitará que desde el propio documento podamos ver toda la evolución de stock del artículo en que estemos situados.

Reemplazar artículos

Permite sustituir directamente en todo el presupuesto, tanto en las partidas como en sus previstos según hagamos la selección, un código de artículo por otro. Esto puede ser interesante, por ejemplo, cuando tenemos un material en diferentes partidas y queremos sustituirlo en todas en las que figure en el presupuesto por otro, quizás de mejor calidad, menor precio, etc.

Actualizar precios de coste

Este proceso resulta muy útil cuando queremos actualizar presupuestos realizados en fechas anteriores. Se actualizarán los costes en el documento de las partidas, artículos y recursos que tengamos en el presupuesto tomando como coste el coste actual de la ficha del artículo o recurso. Así por ejemplo imaginemos que realizamos un presupuesto y pasado un tiempo nos lo aprueban, podríamos actualizar mediante esta opción lo que nos ha subido en ese tiempo el coste de los artículos y ver el beneficio actual que obtendríamos. Si no queremos perder la versión inicial podríamos hacer previamente una revisión del presupuesto mediante el botón Duplicar.

Actualizar precios de venta

Mismo criterio que Actualizar precio de coste pero para los precios de venta. Este proceso resulta muy útil cuando queremos actualizar presupuestos realizados en fechas anteriores. Se actualizarán los precios de venta en el documento de las partidas, artículos y recursos tomando como venta el precio de venta actual de la partida, artículo o recurso, según el caso. Así por ejemplo imaginemos que realizamos un presupuesto y pasado un tiempo lo retomar y queremos revalorarlo Si no queremos perder la versión inicial podríamos hacer previamente una revisión del presupuesto mediante el botón Duplicar.

Deshacer repercusión costes indirectos

Si hemos incluido un capítulo de costes indirectos y habíamos hecho el proceso de Repercutir costes indirectos, pero necesitamos hacer cambios en estos, o en las partidas o previstos del presupuesto, podemos Deshacer la repercusión para que SQL Obras "deshaga" el reparto de los mismos, haremos los cambios en el presupuesto y volveremos a la opicón de Repercutir costes indirectos para que así el reparto se haga de nuevo.

Revisar precios conceptos simples

Esta opción es interesante si tenemos previstos en el presupuesto y están codificados, pues nos permitirá ver la cantidad total necesaria de cada uno de ellos, los precios de coste, % beneficio, importe beneficio y precio de venta de cada uno de ellos e incluso poder modificarlos aquí para que SQL Obras lo aplique en todas las partidas de este presupuesto donde se haya incluido.

También mediante las opciones de la barra superior, en el caso de que el unitario tenga diferentes costes o precios en cada partida del presupuesto, podemos seleccionar cuál queremos que nos proponga: el medio de las partidas del presupuesto, el de la primera en la que figura, última, mínimo... También podemos marcar todas las líneas sin ir una a una para operar con todas, desmarcarlas, o Imprimir. Esta opción de Imprimir nos mostrará un informe con este desglose.

Informe últimas ventas 

Emite un informe con datos como fecha, cliente, cantidad, precio, factura, etc de las últimas ventas  del artículo o partida al cliente pudiendo seleccionar el número de últimas ventas a consultar, si sólo queremos ver las ventas realizadas de este artículo al cliente del presupuesto o a todos, y si sólo queremos ver las ventas del artículo/partida en el que estamos posicionados en el presupuesto o todas.

Últimas ventas  

Es similar a la opción de de Informe últimas ventas, pero en lugar de mostrar los datos en modo informe los muestra en modo consulta de pantalla. Igualmente muestra el número de últimas ventas que seleccionemos, del cliente actual del presupuesto o de todos los clientes, de artículo/partida en el que estamos posicionados en el presupuesto o de todos.

Últimas compras 

Muestra los datos fecha, proveedor, cantidad, precio, descuento, factura, y documento de las últimas compras del artículo o partida pudiendo seleccionar el número de últimas compras a consultar, si sólo queremos ver las compras realizadas de este artículo/partida en el que estamos posicionados en el presupuesto o de todos los artículos.

Últimas ventas por semana 

Muestra las ventas de las semanas de las que hagamos la selección y de los últimos artículos vendidos en los días que indiquemos en últimos días al cliente del presupuesto.

Últimos presupuestos 

Muestra los presupuestos en el que se ha incluido el artículo/partida. Se adaptará al número de presupuestos, del cliente del presupuesto o de todos, del artículo/partida en la que estemos o de todas, según los valores que seleccionemos en las casillas correspondientes de esta opción.

Observaciones 

En esta pantalla podremos escribir todos los comentarios u observaciones que deseemos al ser un campo ilimitado. Si el cursor lo tenemos en la cabecera y activamos esta opción nos mostrará una ventana con las observaciones del documento en general y podremos escribir en ella las observaciones de cabecera, por el contrario si activamos esta opción sobre una línea escribiremos las observaciones del artículo. Estas observaciones de artículo pueden venir arrastradas de la propia ficha del artículo del apartado descripción.

Datos adicionales

Al igual que en observaciones podremos visualizar los datos adicionales que hayamos dado de alta en la ficha del documento si estamos situado en la cabecera, y situados en el propio artículo veremos los datos adicionales de artículo.

Fotografías

Muestra la fotografía del artículo o partida que hayamos incluido desde la ficha de artículo del mismo. Según el formato de impresión que utilice podría incluirlo en el presupuesto que entregará al cliente.

Mediciones 

Permite crear, modificar, consultar, eliminar o copiar mediciones para la partida actual. Esta ventana puede estar fija ya como visible en la configuración de su formato de pantalla de presupuestos, o no estar marcada como visible y consultarla desde esta opción de Herramientas del presupuesto, pudiendo en este caso posicionarla donde más cómodo nos resulte, incluso en otra pantalla si trabajamos con más de una.

Vencimientos

Nos mostrará las entregas a cuenta que se hayan generado contra el presupuesto desde la opción de Entregas a cuenta de Herramientas de presupuesto. Podemos ver su estado e incluso generar la factura de dicha entrega a cuenta desde esta opción mediante el botón "Facturar". En caso de ya haberla facturado, veremos el número de factura generada y podremos entrar a consultarla con un doble click.

Entregas a cuenta

Esta opción permite generar un movimiento de entrega a cuenta o acopio para poder realizar posteriormente su correcto seguimiento. En esta ventana podemos indicar si el cliente ha pagado o no la entrega a cuenta según dejemos o no marcada la casilla No considerar el importe de la entrega a cuenta como cobrado. 

Indicaremos también de qué modo se hará o se ha hecho el pago y en qué banco. El concepto o detalle de dicha entrega, serie del movimiento de cobro, y si al facturar las futuras certificaciones queremos que el programa deduzca automáticamente el importe correspondiente, calculando por tanto la proporción a deducir de la entrega en función del porcentaje que estoy certificando(Usar automáticamente) o si, aún proponíendonos el mismo importe, queremos poder variarlo por si hemos acordado un modo distinto de deducción con el cliente. De esta forma (Elegir manualmente) veremos la cantidad que correspondería proporcionalmente y la podremos modificar de no ser la adecuada.

Indicaremos también el importe de la entrega, teniendo en cuenta que si luego haremos factura, este importe debería tener ya el iva incluído.

Importar líneas

Nos permite configurar una adquisición de líneas del documento cuando se trate de un fichero con una ruta y nombre fijos y nos interesa hacer adquisiciones de líneas repetitivas, pero siempre con esta misma ruta/nombre y estructura de fichero. Debemos previamiente configurar estos datos desde Configuración -> Importación de datos.

Adquirir líneas

Permite incluir en el presupuesto actual las líneas que provengan de un fichero texto, Excel, Access, Parados o Dbase. En el fichero cada fila debe equivaler a una de las partidas o líneas de nuestro presupuesto.

 Luego simplemente identificaremos las columnas que nos interesa importar marcando el campo al que se corresponde en la parte derecha de la pantalla y finalmente pulsando sobre el botón Importar

Exportar MS Proyect

Con esta opción podemos generar un fichero del presupuesto actual para luego importarlo en Microsoft Proyect y desde él gestionar su planificación. Aunque SQL Obras cuenta con la herramienta de Períodos, si necesitamos explotar una herramienta específica para este tipo de gestiones podríamos pasar nuestro presupuesto a una estructura de Microsoft proyect y así gestinarlo ya desde dicha herramienta, o puede que necesitemos enviar al cliente el fichero en dicho formato.

Simplemente indicaremos la ruta y el nombre del fichero que queremos generar y luego seleccionaremos o no las casillas correspondientes a exportar o no capítulos/partidas, exportar o no los recursos y materiales previstos y si queremos exportar o no las posibles asignaciones

Exportar Excel

Mediante esta herramienta podemos generar un fichero en formato Excel con el presupuesto de cliente actual. Primero nos pedirá dónde queremos guardar dicho fichero y el nombre del mismo. 

Posteriormente podremos abrilo en Excel y nos encontraremos los datos que figuran en la pantalla adjunta:

Renumerar partidas

Si hemos tenido que insertar capítulos o partidas en medio de las existentes, o las hemos cambiado de posición, o si el presupuesto que hemos importado tenía capítulos desordenados, como podría ser el ejemplo:

Podemos renumerar los capítulos y partidas mediante esta ocpión. Renumerar partidas siempre lo hará utilizando tres dígitos para cada nivel. Primero nos preguntará si queremos continuar con la renumeración:

Y si confirmamos las dejaría renumeradas:

Trazabilidad

Permite consultar los presupuestos y/o pedidos a proveedor generados de la partida en la que nos encontramos actualmente en el presupuesto de cliente. Haciendo un doble click sobre ubna de estas líneas podremos acceder directamente al documento en cuestión.

En el caso de haber generado pedido a proveedor también podemos consultar el estado del mismo, ver si se ha recibido o no 

Enviar por SMS

Permitiría enviar un SMS relacionado con el presupuesto de cliente actual, siempre y cuando tengamos correctamente configurado en Comunicaciones -> Envío de SMS, tanto el Envío de SMS como los formatos de envío de SMS. También tendremos que contar con algún paquete de SMS de alguna compañía telefónica.

Enviar correo

Si hemos configurado una cuenta de correo en Comunicaciones -> Cuentas de correo, y hemos creado plantillas de correo y vinculado en Formatos de envío de correo a presupuestos de clliente, podemos enviar desde esta opción un correo electrónico con el documento e incluir ya la plantilla pudiendo contener ésta comodines o variables que serán sustituidos por datos del cliente o documento que estamos enviando.

Esta opción es diferente a la que también tenemos al emitir el presupuesto y pulsar en la previsualización sobre el icono de envío por correo. Esa opción podría llamar a la herramienta de correo de Windows, si así tenemos configurada la aplicación.

Enviar por WhatsApp

Esta opción nos permitirá enviar el presupuesto por WhatsApp siempre y cuando hayamos configurado correctamente el comportamiento en Comunicaciones -> Envío de Whatsapp y también el Formato de envío de Whatsapp en el mismo menú. Esto requerirá el uso de una plataforma de Whatsapp.

Ver SMS/Whatsapp enviados

En el caso de haber utilizado desde este presupuesto el envío de Whatsapp y/o SMS podríamos consultar aquí dichos envíos.

Firma

Permite recoger una firma y vincularla al presupuesto en cuestión. Si disponemos de algún dispositivo conectado para la introducción de este tipo de información nos devolverá la firma y quedará almacenada en el documento.

Esta firma estará también disponible para incluirla en formatos de impresión del documento.

Documentos asociados de línea