P59 - Presupuestos de clientes

Este es otro de los tipos de documento disponibles en SQL PYME y la función es la de la función es la de realizar la venta de artículos a través de presupuesto por parte de los CLIENTES, controlando a mayores datos de interés como la fecha en la que se efectuó, almacén del que saldrá la mercancía, forma de pago...

Para la creación de una nuevo presupuesto de clientes dispone de un navegador con el que podrá añadir “+”, eliminar un documento, buscar, configurar la ventana con los campos que se deseen, eliminar una línea ó mover las líneas para arriba o abajo. Dependiendo de la configuración de pantalla que seleccionara en la configuración de la aplicación dispondrá mayor o menor número de datos. En el ejemplo que se muestra a continuación están alguno de los campos posibles, teniendo en cuenta que podrá prescindir de alguno de ellos o añadir nuevos campos que ya figuren o bien creándolos a través de datos adicionales tanto de documentos (para la cabecera) como de artículos (para las líneas). Además en estos campos podrá buscar en ellos, añadir un nuevo registro o editar la tabla que contiene ese campo.

Los campos que se muestran a continuación, numerándolos de izquierda a derecha y de arriba abajo son:

Serie/Número; podrá dejarlo vacío, en cuyo caso SQL PYME numerará automáticamente, si teclea una serie y deja el número de presupuesto en blanco, el programa pondrá automáticamente el número de presupuesto correspondiente a la serie. Si la serie no existe SQL PYME emitirá el mensaje “Serie Inexistente. ¿Desea Crearla?”. Si responde afirmativamente creará de forma automática la serie en el apartado de series.

Fecha del presupuesto; Por defecto aparecerá la fecha del sistema. Podrá poner la fecha que desee y en caso de duda podrá consultar el Calendario pulsando el botón que aparece en la parte derecha del campo o pulsando la tecla “F3” o en función a la tecla que tenga configurada. 

Cliente; Indicará el código del cliente al que le realice el presupuesto. En caso de duda podrá pulsar el botón F3 que aparece en la parte derecha del campo o la tecla “F3” y le aparecerá una ventana donde podrá seleccionar un cliente determinado, pudiendo acceder por diferentes criterios (código, nombre...).

Almacén; Es el código de almacén del que realizará la entrada de la mercancía una vez que sea entregada por el cliente. También le servirá para consultas de presupuestos entregadas por cada uno de los almacenes que usted disponga. Igual que en los campos anteriores podrá pulsar el botón situado a la derecha del campo o bien la tecla ”F3” para localizar un almacén determinado.

Agente; Este campo le servirá para indicar el comercial que atendió el presupuesto. Suele ser un dato interesante a la hora de realizar algún tipo de consulta sobre el mismo.

Forma de Pago; Indicará la forma de pago concertada con el cliente para este presupuesto. Por defecto mostrará la forma de pago habitual establecida con este cliente. Si necesita localizar otra forma de pago que no sea la que le aparece por defecto pulse la tecla “F3” o el botón que aparece en la parte derecha del campo.

Forma de Envío; En él indicará el código de la forma de envío por la que se enviará la mercancía. Posteriormente podrá sacar informes de presupuestos que sean entregados de una forma determinada. En caso de no saber el código de la forma de envío pulse la tecla “F3” o el botón que aparece a la derecha del campo.

Portes; Es el importe de los portes que nosotros tendremos que abonar o el cliente deberá asumir.

Debidos/Pagados; Sirve para especificar si el importe de los portes son a cargo del receptor de la mercancía (Debidos) o a cargo del que la envía (Pagados) ó bien incrementa el coste (Asumidos).

Nº de Bultos; Son los paquetes que supuestamente componen el presupuesto que está realizando. Podremos sacar las etiquetas de envío en caso de cubrir este campo

Gtos. Varios; En él indicará el importe de los gastos que le cobren y que no sean referentes a portes (Gastos financieros, reembolsos...). El importe especificado siempre correrá a cargo del receptor de la mercancía.

Descuentos; Esta previsto para los casos en los que el presupuesto tenga un descuento global para todas las líneas. Estos descuentos pueden ser en cascada y en ese caso deberá separarlos por el signo “+”. Por ejemplo en el caso de poner “5+2+1”, el cálculo a realizar será que al total del presupuesto le aplicará el 5% de descuento, al valor resultante después de aplicar el descuento aplicará el 2% y lo mismo posteriormente con el 1%. Este descuento lo aplicará siempre después de aplicar el descuento de línea que se explicará más adelante.

Descuento P.P.; Es el descuento a aplicar según la forma de pago. Por defecto aparecerá especificado en la forma de pago de el presupuesto, pudiéndolo cambiar a otro cualquiera. Este descuento será el último en aplicarse en el presupuesto, y nunca se tendrá en cuenta a nivel estadístico.

Moneda; Especifica la moneda en la que se está realizando el presupuesto. En el caso de cambiar la moneda una vez introducido el presupuesto, SQL PYME recalculará cada uno de los importes para adaptarlo a la nueva moneda.

Régimen de IVA; Dentro del propio documento podremos el régimen de IVA si es distinto al que marca el proveedor por defecto.

Stock: En esta casilla nos permite controlar cual es el stock del artículo en el almacén que tengamos en la cabecera visualizando lo que tenemos pendiente de servir y de recibir así como el disponible de cada artículo.

Origen y destino: Estas casillas nos indicarán cual es el origen o destino de cada una de las líneas en que estamos situados, pudiendo mediante un doble clic sobre la casilla acceder al documento en cuestión de origen o destino. Esto permitirá tener una trazabilidad total de todos los documentos así como su relación con destinos u orígenes.

Estación: La estación nos permite generar un mayor control de la empresa, pudiendo filtrar en los listados por esas estaciones para visualizar las compras o costes generados por cada una de las estaciones.

Una vez introducidos los datos de cabecera pasaremos a las líneas de detalle del documento. En este apartado, igual que en el anterior, podrá configurar los campos que desee utilizar. El ejemplo que se muestra es utilizando todos los datos posibles. Artículo; Es la referencia del producto que desea incluir en el documento. El tamaño del código permite hasta 40 dígitos alfanuméricos. Si desea localizar el artículo a través del nombre o código podrá pulsar la tecla F3 y se presentará una ventana en la que podrá seleccionar el artículo deseado.

Código de Barras; Es un código secundario para localizar un artículo. Podrá introducirlo manualmente o a través de un lector de código de barras. Los formatos admitidos son los standard de mercado (EAN, 3 DE 9, CODEBAR...).

Nombre; Indica el nombre del artículo y situándonos en este campo y pulsando F3 o con doble clic podremos buscar los artículos por nombre. Si no se establece código permite escribir en nombre sin tener que dar de alta el artículo pero sin controlar estocajes.

Cantidad; Es el número de unidades que desea pedir al cliente del producto seleccionado. Por defecto podrá seleccionar algún número determinado aceptando el punto del teclado como numérico.

Almacén; Dispone de la posibilidad de indicar el código de almacén en la cabecera del documento y por lo tanto afectar a todo el documento o indicárselo por línea y así disponer de un documento que afecte a múltiples almacenes.

Precio; Es el precio unitario del artículo. Este precio será sin incluir IVA.

Descuento; Es el% de descuento a aplicar al precio anteriormente especificado.

IVA; Es el porcentaje de Impuesto Sobre el Valor Añadido. Por defecto presentará el IVA especificado en el artículo. Si el cliente tiene tipo de IVA exento automáticamente le propondrá la línea sin IVA. El IVA que le aparezca podrá cambiarlo por el deseado.

R.E; Es el% de recargo de equivalencia. Se muestra de forma automática en función del régimen de IVA establecido en el cliente y del tipo de IVA asociado.

IRPF; En el caso de que el emisor sea una persona física y no empresa estará obligado a realizar retenciones en sus presupuestos. El% de IRPF que se especifica se muestra de forma automática en función de los datos de la configuración de la aplicación.

Importe; Es el resultado de multiplicar la cantidad por el precio unitario menos los descuentos de línea.

Por último en el detalle de Pie nos mostrará los siguientes campos:

Coste: Nos dará el coste total del documento en función a los costes que figuren en la ficha del artículo en el momento de cargar el documento. Si recalculamos el coste modificará proporcionalmente el coste de todos los artículos

Beneficio: Indicará la diferencia entre los costes y la base imponible para obtener el beneficio en importe.

% beneficio: Lo mismo que el apartado anterior pero nos lo indica porcentualmente. También si está en modo edición la casilla podremos colocar un% de beneficio a todo el documento, recalculando automáticamente todas las líneas.

Bruto: Será el coste bruto del documento que estamos realizando. En caso de que esté solo lectura NO podríamos ajustar ese importe.

Base Imponible: Indicará el coste del documento incluidos los descuentos. Podremos modificar ese importe y recalculará las líneas.

Total: Indica el total del documento con los impuestos incluidos. También en caso de sólo lectura no, podremos modificar el total y recalculará todas las líneas. Al seleccionar con el botón derecho del ratón, nos mostrará los distintos campos que pueden ser visualizados en pantalla así como una serie de opciones de parametrización. ORDENAR POR nos permitirá ordenar las líneas del documento por Código, nombre, cantidad, precio, importe o ubicación.

También con el botón de la derecha del ratón accederemos a visualizar los costes y beneficios por lo que podemos ver en todo momento lo que le estamos ganando a cada pedido pudiendo rectificar el coste o beneficio de ese documento. Si en el menú anterior, optamos por la opción CONFIGURACIÓN nos mostrará la siguiente ventana: Desde la parte superior del menú anterior podemos realizar las siguientes funciones:

Nuevo; para crear un nuevo formulario de pantalla, Abrir una configuración ya existente, Guardar para grabar el fichero que estoy modificando, Permisos para dar accesos a los usuarios a distintas posibilidades y Opciones para configurar el comportamiento de esta ventana.

A esta ventana accederemos también a través de la configuración de los formatos de edición y ventana.

En esta ventana de configuración podremos seleccionar en los campos de cabecera, líneas o pie si queremos hacer ajustable la columna, si lo queremos hacer visible si o no en la pantalla, si van a ser de sólo lectura por lo que no nos permitirá modificar esos campos. También indicaremos si hacemos parada sí o no y el ancho mínimo de los campos. Además en la cabecera podremos indicar en caso de tener puesto la cabecera pequeña si queremos que nos pida el campo al añadir un documento. Podremos añadir nuevos campos en cabecera y en líneas creando datos adicionales de documentos y de artículos respectivamente.

En el apartado de valor por omisión podremos poner un valor por defecto para que rellene el campo o podremos indicar un script que se verán en el Apéndice C. Además podremos también ejecutar scripts en el navegador. Pinchando en el botón de al lado de cabecera podremos indicar scripts al añadir, al editar, al cancelar, al confirmar, o al borrar, por lo que nos dará mucho juego a la hora de ejecutar fórmulas y scripts al realizar cualquier documento.

Esta es una de las opciones más importantes en cuanto configurabilidad al poder adaptar y ejecutar scripts cuando se grabe un documento, o se elimine, etc.

En el apartado de pie nos permitirá que si hacemos los campos como de Sólo lectura “no” podremos modificar los importes de pie del documento, tales como coste,% beneficio, beneficio, bruto, base imponible y totales de documentos de compra.

Si modificamos alguno de esos campos y variamos algún importe nos recalculará todas las líneas para ajustar ese importe que le estamos indicando, por lo que nos sirve de gran utilidad cuando queremos ajustar el albaran con un determinado beneficio, ó con un importe total por ejemplo.

Si seleccionamos la opción PERMISOS, dispondremos de una ventana con una serie de opciones entre las cuales podremos escoger cuales le permitiremos utilizar a los usuarios de la aplicación.

En el podremos indicar si le damos permiso para añadir series o poder añadir documentos, o modificarlos ó eliminar documentos ó bien si puede acceder a los formatos de pantalla ó de impresión.

Estos formatos se guardan a nivel usuario por lo que podremos tener configurados distintos permisos y distintas pantallas para cada uno de los usuarios. 

En el botón de OPCIONES, nos muestra las posibilidades de configuración de los documentos:

Previsualizar Impresión: Dentro de los documentos si activamos esta opción nos mostrará en pantalla el documento al emitirlo y en caso de estar desmarcado imprimiría directamente a la impresora. En caso de tickets nos puede interesar imprimir directamente mientras que esotros documentos puede interesarnos previsualizarlo para comprobar que todo está correcto. Preselección de formatos: Esta opción nos mostrará los formatos que tengamos asignado a los documentos en caso de tener más de uno por lo que elegiremos en el momento de emitir porque formato saldrá impreso el documento. Nos mostrará una pantalla como la siguiente:

Previsualizar Recibos: Mostrará por pantalla los recibos de los documentos que los generen (facturas de cliente y tickets).
Forzar Emisión: Al confirmar emitirá obligatoriamente el documento.
Solicitar Emisión: Nos preguntará si queremos emitir o no el documento.
Mostrar Botones Forma Pago: Tiene utilidad para los cobros de facturas y Tickets mostrándonos las distintas formas de pago asociadas a las estaciones de trabajo.
Añadir Automático: Al confirmar un documento automáticamente se colocará en uno nuevo.
Añadir Permanente: Se situará en un documento nuevo siempre impidiendo el acceder a los documentos anteriores.
Mostrar unidades: Pondrá en pantalla las unidades de los artículos.

Resaltar líneas pendientes: Tiene su mayor utilidad en los pedidos y mostrará en color amarillo aquellas líneas que no hayan pasado a un documento superior. De esa manera visualmente veremos si un presupuesto está pendiente o pasado a un pedido o albaran…

Esta opción permitirá filtrar por todos los campos de la cabecera de documentos mostrando sólo los documentos que se hallen en ese filtro. Mostrar pantalla completa: Abrirá por completo la ventana de documentos quedando oculta las barras superiores del menú de la aplicación.

Mostrar modo táctil: La opción modo táctil pensada para el TPV activará en todas las ventanas la configuración táctil pudiendo mostrar teclado y mostrando los botones grandes en todos los navegadores.

Mostrar teclado: Mostrará en pantalla el teclado numérico. Esta opción resulta muy útil al poder indicar a través del teclado numérico el número de cantidades del artículo, si se le coloca un% estaremos indicando el descuento de ese documento y si colocamos el símbolo del euro colocará en precio lo que pongamos. En el ejemplo de abajo nos colocaría 5 en cantidad, con un 10% de descuento y un precio de 30 euros. En caso de utilizar la botonera al elegir el artículo nos colocaría automáticamente esas casillas.

Mostar botonera: Permite el configurar una botonera en la parte inferior del documento en el cual podremos configurar los artículos que queramos tener más a mano o las familias de artículos para poder seleccionar esos artículos. En el formato de TPV resulta muy cómodo el disponer de los artículos más habituales de una manera más rápida.

Mostrar navegador grande: Marcando esta opción colocaremos el navegador de la parte superior en grande con lo que facilitaremos el acceso a las opciones.

Mostrar herramientas derecha: Colocará una barra de herramientas con las opciones más habituales a la derecha del documento con lo que nos facilitará el acceso a las opciones más comunes de la ventana de documentos. Estas opciones son configurables por el usuario.

Mostrar herramientas superior: Mostrará la barra de herramientas de la cabecera, en caso de desmarcarla sólo mostrará en la cabecera el navegador. Esta barra también es configurable por el usuario.

Mostrar cabecera pequeña: Mostrará los datos de la cabecera reducidamente y con un botón editar que será donde podremos modificar las opciones.

Mostrar Importe: Nos sirve para visualizar en la cabecera de manera más cómoda y visual el total del documento.

Agrupar por artículo: Permite agrupar en una sola línea artículos iguales sumando las cantidades de los artículos iguales que vayamos introduciendo

Mostrar stock posible: Muestra el stock posible de los artículos compuestos Cada uno de los campos del formato de edición podremos hacerlos visible sí o no, hacer parada ó bien de sólo lectura, cambiar el ancho… es decir poder modificar y personalizar la pantalla según las necesidades de cada usuario.

Si la opción que escogemos con el botón de la derecha es EDITAR FORMATO, nos permitirá la configuración del formato de impresión, que se detalla en el APÉNDICE A.

En SELECIONAR FORMATO, podemos cambiar el archivo del formato de impresión, y optar por otro de los seleccionados para ese documento.

Si alguno de los artículos que integran el documento tiene asignada alguna característica (Talla, color, lote, caducidad...), al teclear el número de unidades a pedir aparecerá una ventana como la que se muestra, solicitando la especificación de dichas unidades.

En el siguiente ejemplo, podemos observar, que el artículo camiseta nos solicita las características que previamente le hemos asociado en el artículo con los posibles valores permitidos y sólo habría que indicarle las cantidades. Este cuadro sería por ejemplo del estilo de 2 dimensiones que se puede seleccionar en la tabla de características.

En la parte superior del documento podremos seleccionar si lo queremos Emitir el documento, bien previsualizandolo bien imprimiéndolo.

Otra opción de la barra de cabecera será el poder Enviar a otro documento superior. En este caso el presupuesto de proveedor lo podríamos enviar a un Pedido, Albarán o Factura de cliente, bien sean nuevos o a uno ya existente.

Si optamos por enviar un presupuesto a pedido, albarán o factura, el sistema nos proporciona una ventana, para que indiquemos a que serie queremos que pertenezca este presupuesto y al número que va llegar asociado, así como la fecha de emisión de dicho documento.

En caso de utilizar compuestos y seleccionar un artículo compuesto nos presentará el compuesto con todos sus componentes tal y como aparece en la siguiente imagen:

Este artículo nos lo presentará en forma de árbol con todos sus desgloses. Si le damos a la combinación de teclas control+intro lo desglosará y dándole de nuevo lo contraerá. Además con control y las flechas del teclado podremos mover los componentes hacia arriba o abajo, o bien quitarlos del compuesto o unirlos al nivel que escojamos.

En esta plantilla podremos eliminar componentes o añadirlos así como variar las cantidades y precios de los componentes hará que varíe el precio del artículo padre. Si le colocamos un precio manual al padre nos colocará el precio en rojo indicando que no coincide con la suma de los precios de los componentes.

A la hora de imprimir podremos desglosar todos lo componentes mediante la variable del formato de impresión MostrarDesglose o bien sólo sacar el padre. También podremos mostrar los nombres de los componentes y no el precio, etc… En el apartado de Herramientas del documento tendremos distintas opciones y utilidades para la elaboración del documento:

Copiar de otro documento: Esta opción permitirá el copiar las líneas de cualquier documento tanto compra como venta facilitándonos la introducción de los documentos.

Generar etiquetas de documentos: Desde cualquier documento podremos imprimir las etiquetas de los artículos de ese documento mediante el formato que hayamos configurado.

Generar etiquetas de línea: Lo mismo que el apartado anterior pero por línea en la que estemos situados.

Generar Presupuestos proveedor: Con esta herramienta nos permitirá generar automáticamente un presupuesto a proveedor que nosotros fijemos con los artículos que tengamos establecidos en el presupuesto de cliente. De esta manera un mismo presupuesto que nos pida un cliente podremos convertirlo en presupuesto de proveedor con los precios de coste que tenga marcado ese proveedor.

Si le damos a esa opción nos mostrará una ventana como la que sigue: En ella podremos escoger si queremos generar un documento nuevo o un presupuesto ya existente.

También seleccionaremos si los artículos que vamos a pedir van a ser al proveedor por defecto o bien todos al proveedor que escojamos. En caso de que sea proveedor por defecto, aquellos artículos que no lo tengan asignado no los pedirá.

Generar pedidos a proveedor: Esta opción al igual que la anterior generará un pedido automáticamente al proveedor pudiendo escoger las mismas opciones que antes pero referidas a pedidos de proveedor y mostrando una ventana previa con los artículos que vamos a pedir por si queremos modificar las cantidades a pedir.

Imprimir catálogos: Con esta opción imprimirá los catálogos de aquellos artículos del documento que hemos seleccionado según el formato que se le asignara al artículo.

Imprimir extracto de artículos: Nos facilitará que desde el propio documento podamos ver toda la evolución de stock del artículo en que estemos situados.

Actualizar precios de coste: Este proceso resulta muy útil cuando queremos actualizar presupuestos realizados en fechas anteriores. Así este proceso consistirá en actualizar los costes en el documento de los artículos que tengamos en el presupuesto tomando como coste el coste actual de la ficha del artículo. Así por ejemplo imaginemos que realizamos un presupuesto y pasado un tiempo nos lo aprueban, podríamos comprobar mediante esta opción lo que nos ha subido en ese tiempo el coste de los artículos y ver el beneficio actual que le ganamos.

Actualizar precios de venta: Además de actualizar los costes podremos actualizar el presupuesto con los precios de venta que figuran actualmente en la ficha del artículo. Ver últimas ventas: Esta opción nos permite visualizar sobre la línea de los artículos las últimas x ventas de un artículo con respecto a ese cliente. La finalidad es que directamente desde el documento podamos ver los precios de ese artículo al que hemos comprado y los descuentos aplicados por lo que veremos de una manera rápida las variaciones que se produzcan.

Podremos escoger el nº de ventas que queremos visualizar ó solo del cliente actual o de todos, bien sean de sólo ese artículo o de todos.

Ver observaciones: En esta pantalla podremos escribir todos los comentarios u observaciones que deseemos al ser un campo ilimitado. Si el cursor lo tenemos en la cabecera y activamos esta opción nos mostrará una ventana con las observaciones del documento en general y podremos escribir en ella las observaciones de cabecera, por el contrario si activamos esta opción sobre una línea escribiremos las observaciones del artículo. Estas observaciones de artículo pueden venir arrastradas de la propia ficha del artículo del apartado descripción.

Ver datos adicionales: Al igual que en observaciones podremos visualizar los datos adicionales que hayamos dado de alta en la ficha del documento si estamos situado en la cabecera, y situados en el propio artículo veremos los datos adicionales de artículo.

Ver mediciones: Teniendo el módulo de proyectos podríamos crear o acceder a las mediciones de las diferentes partidas.

Ver vencimientos: Nos mostrará las entregas a cuenta que se hayan generado contra el presupuesto. En esta ventana sólo podremos consultar las entregas.

Entregas a cuenta: Esta opción permitirá cobrar parcial o totalmente un documento, de manera que siempre controlaremos la situación del documento. No obstante en presupuestos podríamos realizar mejor el cobro parcial del presupuesto sin que tener que realizar una entrega a cuenta.

Importar/ExportarBC3: Esta opción pertenece al módulo de obras y permite importar o exportar en ese formato.

Importar líneas: Nos permite configurar una adquisición de líneas del documento. Esto permite por ejemplo a través de una pistola inalámbrica grabar los artículos y luego volcarlos directamente como líneas de un documento con su cantidad, precio…

Mostrar conceptos previstos: Esta opción pertenece al módulo de Obras que se explicará más adelante, en el apartado de Obras al igual que el apartado de periodos.

Agenda: Permite el vincular un contacto o incidencia del presupuesto con la agenda, quedando además vinculado con el cliente de manera que desde la propia ficha del cliente podamos visualizar y acceder directamente al documento Si previsualizamos el documento nos saldrá una ventana como la siguiente:

Dentro de esta ventana podremos imprimir el documento en modo normal o apaisado, así como exportarlo en diferentes formatos. Podremos guardarlo en formato dcm, el cual se podrá abrir desde la propia aplicación, guardarlo en formato word pudiendo exportarlo con o sin cuadros de texto, exportarlo a excel para su tratamiento, a html, ó a PDF. Esto permitirá traspasar la información para que otros usuarios puedan abrirlo con otras aplicaciones.

Otra opción que permite la aplicación es el envío por correo electrónico de los documentos bien en formato Word o PDF.

Una vez indicada esta opción nos presentará una ventana como la siguiente: En ella podremos filtrar y ordenar por distintas opciones, y la lista de destinatarios escoger los que queramos. En esa lista nos pondrá el correo electrónico que tengamos indicado en la ficha del cliente.

Una vez indicados nos abrirá el correo electrónico por defecto de la empresa y adjuntará el archivo indicado.