P85 - Recuentos de almacén

En ocasiones las existencias que hay en almacén no coincide con la que se muestra en el programa, esto es debido a que en ocasiones se producen mermas, roturas... y no se reflejan en ningún movimiento de salida. Esta opción le servirá para regularizar la mercancía de los almacenes, pudiendo indicar las unidades que realmente existen (absoluto) o indicar más cantidad o menos de la que hay (relativo) y en la fecha que nosotros deseemos pudiendo hacer la regularización a final de año o a cualquier otra fecha.

En esta opción al igual que en resto del programa dispone de un navegador que le permitirá avanzar, retroceder, añadir o eliminar registros.

También podrá localizar recuentos de almacenes realizados, buscándolos por fecha, número de recuento...

Serie/Número; podrá dejarlo vacío, en cuyo caso SQL PYME numerará automáticamente, si teclea una serie y deja el número de recuento en blanco, el programa pondrá automáticamente el número de movimiento correspondiente a la serie. Si la serie no existe SQL PYME emitirá el mensaje “Serie Inexistente. ¿Desea Crearla?”. Si responde afirmativamente creará de forma automática la serie en el apartado de series.

Fecha del Recuento; Por defecto aparecerá la fecha del sistema. Podrá poner la fecha que desee y en caso de duda podrá consultar el Calendario pulsando el botón que aparece en la parte derecha del campo o pulsando la tecla “F3”.

Almacén; Es el código de almacén del que se desea realizar el recuento. Si se indica en cabecera asumirá que las líneas tienes ese almacén pudiendo cambiarse por línea al almacén que deseemos. Igual que en los campos anteriores podrá pulsar el botón situado a la derecha del campo o bien la tecla ”F3” para localizar un almacén determinado.

Tipo de Recuento; Para la creación de un recuento de almacén necesitará indicarle únicamente la fecha de generación del recuento, el almacén que desea regularizar y el tipo de recuento (Absoluto o relativo). El recuento absoluto le servirá para los casos en los que desee indicar exactamente las existencias que hay de cada artículo (Recuentos iniciales), mientras que el relativo regularizará el almacén restando o sumando la cantidad que usted le indique (Recuentos por mermas o roturas).

Es importante la diferenciación a la hora de realizar el recuento entre absoluto y relativo. El recuento RELATIVO funcionará exactamente igual que un documento de compra sumando al almacén la mercancía en caso de indicarle la cantidad en positivo y restándola cuando le indiquemos cantidad negativo. De cara a los costes los actualizará como una compra más que realizásemos a nuestro proveedor. Por el contrario el recuento ABSOLUTO pondrá en el almacén la cantidad que le indiquemos prevaleciendo sobre todos los documentos de fecha anterior y de la misma y pondrá los costes que le indique en el recuento en todas las casillas del artículo partiendo a partir de ahí los nuevos cálculos de costes. Así por ejemplo si tenemos un artículo con 10 unidades y hacemos un recuento relativo de 5, el artículo pasará a tener en almacén 15. Por le contrario si pusiésemos 5 y fuese absoluto pondrá en el almacén 5 y se olvidará del stock que tenía anteriormente arrancando con ese stock y contando a partir del recuento absoluto. El coste que le hubiésemos puesto al artículo en el recuento será el que figure en la ficha del artículo

Moneda; Especifica la moneda en la que se está realizando el movimiento. En el caso de cambiar la moneda una vez introducido el recuento, SQL PYME recalculará cada uno de los importes para adaptarlo a la nueva moneda.

Una vez introducidos los datos de cabecera pasaremos a las líneas de detalle del documento. En este apartado, igual que en el anterior, podrá configurar los campos que desee utilizar. El ejemplo que se muestra es utilizando todos los datos posibles.

Artículo; Es la referencia del producto que desea incluir en el documento. El tamaño del código permite hasta 40 dígitos alfanuméricos. Si desea localizar el artículo a través del nombre o código podrá pulsar la tecla F3 y se presentará una ventana en la que podrá seleccionar el artículo deseado.

Código de Barras; Es un código secundario para localizar un artículo. Podrá introducirlo manualmente o a través de un lector de código de barras. Los formatos admitidos son los standard de mercado (EAN, 3 DE 9, CODEBAR...).

Cantidad; Es el número de unidades del producto seleccionado. Por defecto podrá seleccionar algún número determinado.

Precio; Es el coste unitario del artículo. Este coste será sin incluir IVA.

Importe; Es el resultado de multiplicar la cantidad por el coste unitario. Al seleccionar con el botón derecho del ratón ó el botón configurar del navegador del documento, nos mostrará los distintos campos que pueden ser visualizados en pantalla así como una serie de opciones de parametrización. ORDENAR POR nos permitirá ordenar las líneas del documento por Código, nombre, cantidad, precio, importe o ubicación. Si en el menú anterior, optamos por la opción CONFIGURAR nos mostrará la siguiente ventana: Desde la parte superior del menú anterior podemos realizar las siguientes funciones:

Nuevo; para crear un nuevo formulario de pantalla, Abrir una configuración ya existente, Guardar para grabar el fichero que estoy modificando, Permisos para dar accesos a los usuarios a distintas posibilidades y Opciones para configurar el comportamiento de esta ventana. Esta ventana accederemos también a través de la configuración de los formatos de edición y ventana. 

Si seleccionamos la opción PERMISOS, dispondremos de una ventana con una serie de opciones entre las cuales podremos escoger cuales le permitiremos utilizar a los usuarios de la aplicación.

En el podremos indicar si le damos permiso para añadir series o poder añadir documentos, o modificarlos ó eliminar documentos ó bien si puede acceder a los formatos de pantalla ó de impresión.

Estos formatos se guardan a nivel usuario por lo que podremos tener configurados distintos permisos y distintas pantallas para cada uno de los usuarios.

En el botón de OPCIONES, nos muestra las posibilidades de configuración de los documentos:

Previsualizar Impresión: Dentro de los documentos si activamos esta opción nos mostrará en pantalla el documento al emitirlo y en caso de estar desmarcado imprimiría directamente. En caso de tickets nos puede interesar imprimir directamente mientras que otros documentos puede interesarnos previsualizarlos para comprobar que todo está correcto. Preselección de formatos: Esta opción nos mostrará los formatos que tengamos asignados a los documentos en caso de tener más de uno por lo que elegiremos en el momento de emitir porque formato saldrá impreso el documento. Nos mostrará una pantalla como la siguiente:

Previsualizar Recibos: Mostrará por pantalla los recibos de los documentos que los generen (facturas de proveedor, facturas de venta y tickets).
Forzar Emisión: Al confirmar emitirá obligatoriamente el documento.
Solicitar Emisión: Nos preguntará si queremos emitir o no el documento.
Mostrar Botones Forma Pago: Tiene utilidad para los cobros de Facturas y Tickets mostrándonos las distintas formas de pago asociadas a las estaciones de trabajo. En los demás documentos no se usaría.
Añadir Automático: Al confirmar un documento automáticamente se colocará en uno nuevo.
Añadir Permanente: Se situará en un documento nuevo siempre impidiendo el acceder a los documentos anteriores.
Mostrar unidades: Pondrá en pantalla las unidades de los artículos.

Mostrar todas las formas de pago: En caso de utilizar estaciones nos mostrará todas las formas de pago para el cobro de facturas o tickets.
Mostrar pantalla completa: Abrirá por completo la ventana de documentos quedando oculta las barras superiores del menú de la aplicación.
Mostrar modo táctil: La opción modo táctil pensada para el TPV activará en todas las ventanas la configuración táctil pudiendo mostrar teclado y mostrando los botones grandes en búsquedas, etc.

Mostrar teclado: Mostrará en pantalla el teclado numérico.

Mostar botonera: Permite el configurar una botonera en la parte inferior del documento en el cual podremos configurar los artículos que queramos tener más a mano o las familias de artículos para poder seleccionar esos artículos. En el formato de TPV resulta muy cómodo el disponer de los artículos más habituales de una manera más rápida.

Mostrar navegador grande: Marcando esta opción colocaremos el navegador de la parte superior en grande con lo que facilitaremos el acceso a las opciones.

Mostrar herramientas grandes: Colocará una barra de herramientas con las opciones más habituales a la derecha del documento con lo que nos facilitará el acceso a las opciones más comunes de la ventana de documentos. Estas opciones son configurables por el usuario.
Mostrar herramientas pequeñas: Mostrará la barra de herramientas de la cabecera, en caso de desmarcarla sólo mostrará en la cabecera el navegador. Esta barra también es configurable por el usuario.
Mostrar cabecera pequeña: Mostrará los datos de la cabecera reducidamente y con un botón editar que será donde podremos modificar las opciones.

Mostrar Importe: Nos sirve para visualizar en la cabecera de manera más cómoda y visual el total del documento. Cada uno de los campos del formato de edición podremos hacerlos visible sí o no, hacer parada ó bien de sólo lectura, cambiar el ancho… es decir poder modificar y personalizar la pantalla según las necesidades de cada usuario.

Si la opción que escogemos con el botón de la derecha es EDITAR FORMATO, nos permitirá la configuración del formato de impresión, que se detalla en el APÉNDICE A.

En SELECIONAR FORMATO, podemos cambiar el archivo del formato de impresión, y optar por otro de los seleccionados para ese documento.

Si alguno de los artículos que integran el documento tiene asignada alguna característica (Talla, color, lote, caducidad...), al teclear el número de unidades a pedir aparecerá una ventana como la que se muestra, solicitando la especificación de dichas unidades.

En el siguiente ejemplo, podemos observar, que el artículo camiseta nos solicita las características que previamente le hemos asociado en el artículo con los posibles valores permitidos y sólo habría que indicarle las cantidades.

Este cuadro sería por ejemplo del estilo de 2 dimensiones que se puede seleccionar en la tabla de características.

Al seleccionar con el botón secundario del ratón, nos visualizará los distintos campos que pueden ser visualizados en pantalla y la configuración de los datos.

ORDENAR POR nos permitirá ordenar las líneas del documento por Código, nombre, cantidad, precio, importe o ubicación.

En la parte superior del documento podremos seleccionar si lo queremos Emitir el documento, bien previsualizandolo bien imprimiéndolo. En el apartado de HERRAMIENTAS, visualizaremos las siguientes opciones:

Copiar de otro documento: Esta opción permitirá el copiar las líneas de cualquier documento tanto compra como venta facilitándonos la introducción de los documentos.

Generar etiquetas de artículos: Nos generará las etiquetas de los artículos que introduzcamos en el movimiento de almacén. Esta permitirá que se puedan mandar además de la mercancía la codificación de los artículos a través de etiquetas al nuevo almacén.

Rellenar recuento: Esta utilidad sirve para generar de manera automática recuentos absolutos introduciendo automáticamente los artículos que seleccionemos.

Para acceder a esta opción seleccionaremos el almacén en el que vamos a hacer el recuento y escogeremos la opción de absoluto.

Una vez introducido estos datos accederíamos a Rellenar recuento y nos mostrará una ventana como la derecha, en la cual podremos filtrar que artículos queremos introducir en el recuento o que familia queremos introducir. También podemos especificar cuantos artículos queremos por cada recuento de manera que en este ejemplo tiene 500 líneas por recuento y nos hará tantos recuentos de 500 en 500 artículos. La última de las opciones será indicarle si es para todos los artículos o aquellos que figure algo en almacén.

Una vez generado nos pondrá en el recuento todos los artículos seleccionados con cantidad a 0 para que nosotros introduzcamos las cantidades que hay en almacén y podamos imprimir ese recuento para anotar las cantidades por el almacén.

Ver observaciones: En esta pantalla podremos escribir todos los comentarios u observaciones que deseemos al ser un campo ilimitado. Si el cursor lo tenemos en la cabecera y activamos esta opción nos mostrará una ventana con las observaciones del documento en general y podremos escribir en ella las observaciones de cabecera, por el contrario si activamos esta opción sobre una línea escribiremos las observaciones del artículo. Estas observaciones de artículo pueden venir arrastradas de la propia ficha del artículo del apartado descripción.

Ver datos adicionales: Al igual que en observaciones podremos visualizar los datos adicionales que hayamos dado de alta en la ficha del documento si estamos situado en la cabecera, y situados en el propio artículo veremos los datos adicionales de artículo.

Comparar recuento con el stock actual: Este informe compara el recuento que acabamos de realizar con el stock que figuraba en almacén con el propósito de visualizar las diferencias que hay ente lo que recontamos y lo que marcaba el almacén. Estas diferencias las podemos valorar según el precio de coste para ver las perdidas o ganancias que hemos tenido con las diferencias de stockaje.

Dándole a mostrar nos sacará un informe comparando lo real con el teórico que marcaba el almacén y la diferencia entre ambos.

Importar líneas: Nos permite configurar una adquisición de líneas del documento. Esto permite por ejemplo a través de una pistola inalámbrica grabar los artículos y luego volcarlos directamente como líneas de un documento con su cantidad, precio… Esta utilidad resulta muy importante en los recuentos al poder trabajar con una pistola recontar el almacén y luego importar todas esas líneas con su stock.

Si le damos al botón Emitir nos mostrará una ventana como la siguiente:

Dentro de esta ventana podremos imprimir el documento en modo normal o apaisado, así como exportarlo en diferentes formatos. Podremos guardarlo en formato dcm, el cual se podrá abrir desde la propia aplicación, guardarlo en formato word pudiendo exportarlo con o sin cuadros de texto, exportarlo a excel para su tratamiento, a html, ó a PDF. Esto permitirá traspasar la información para que otros usuarios puedan abrirlo con otras aplicaciones.

Otra opción que permite la aplicación es el envío por correo electrónico de los documentos bien en formato Word o PDF.

Una vez indicada esta opción nos presentará una ventana como la siguiente: En ella podremos filtrar y ordenar por distintas opciones, y de la lista de destinatarios escoger los que queramos. En esa lista nos pondrá el correo electrónico que tengamos indicado en la ficha del cliente.