P48 - Albaranes de proveedores

Este es otro de los tipos de documento disponibles en SQL PYME y la función es la de realizar la compra de artículos a través de albaranes por parte de los proveedores, controlando a mayores datos de interés como la fecha en la que se efectuó, almacén del que entrará la mercancía, forma de pago...´

Para la creación de un nuevo albarán de proveedores dispone de un navegador con el que podrá añadir “+”, eliminar un documento, buscar, configurar la ventana con los campos que se deseen, eliminar una línea ó mover las líneas para arriba o abajo. Dependiendo de la configuración de pantalla que seleccionara en la configuración de la aplicación dispondrá mayor o menor número de datos. En el ejemplo que se muestra a continuación están alguno de los campos posibles, teniendo en cuenta que podrá prescindir de alguno de ellos o añadir nuevos campos que ya figuren o bien creándolos a través de datos adicionales tanto de documentos (para la cabecera) como de artículos (para las líneas). Además en estos campos podrá buscar en ellos, añadir un nuevo registro o editar la tabla que contiene ese campo.

Los campos que se muestran a continuación, numerándolos de izquierda a derecha y de arriba abajo son:

Serie/Número; podrá dejarlo vacío, en cuyo caso SQL PYME numerará automáticamente, si teclea una serie y deja el número de albarán en blanco, el programa pondrá automáticamente el número de albarán correspondiente a la serie. Si la serie no existe SQL PYME emitirá el mensaje “Serie Inexistente. ¿Desea Crearla?”. Si responde afirmativamente creará de forma automática la serie en el apartado de series.

Fecha del albarán; Por defecto aparecerá la fecha del sistema. Podrá poner la fecha que desee y en caso de duda podrá consultar el Calendario pulsando el botón que aparece en la parte derecha del campo o pulsando la tecla “F3” o en función a la tecla que tenga configurada.

Proveedor; Indicará el código del proveedor que le realice el albarán. En caso de duda podrá pulsar el botón F3 que aparece en la parte derecha del campo o la tecla “F3” y le aparecerá una ventana donde podrá seleccionar un proveedor determinado, pudiendo acceder por diferentes criterios (código, nombre...).

Almacén; Es el código de almacén del que realizará la entrada de la mercancía una vez que sea entregada por el proveedor. También le servirá para consultas de albaranes entregados por cada uno de los almacenes que usted disponga. Igual que en los campos anteriores podrá pulsar el botón situado a la derecha del campo o bien la tecla ”F3” para localizar un almacén determinado.

Agente; Este campo le servirá para indicar el comercial que atendió el albarán. Suele ser un dato interesante a la hora de realizar algún tipo de consulta sobre el mismo.

Forma de Pago; Indicará la forma de pago concertada con el proveedor para este albarán. Por defecto mostrará la forma de pago habitual establecida con este proveedor. Si necesita localizar otra forma de pago que no sea la que le aparece por defecto pulse la tecla “F3” o el botón que aparece en la parte derecha del campo.

Forma de Envío; En él indicará el código de la forma de envío por la que se enviará la mercancía. Posteriormente podrá sacar informes de albaranes que sean entregados de una forma determinada. En caso de no saber el código de la forma de envío pulse la tecla “F3” o el botón que aparece a la derecha del campo.

Portes; Es el importe de los portes que nosotros tendremos que abonar o el proveedor deberá asumir.

Debidos/Pagados; Sirve para especificar si el importe de los portes son a cargo del receptor de la mercancía (Debidos) o a cargo del que la envía (Pagados) ó bien incrementa el coste (Asumidos).

Nº de Bultos; Son los paquetes que supuestamente componen el albarán que está realizando. Podremos sacar las etiquetas de envío en caso de cubrir este campo

Gtos. Varios; En él indicará el importe de los gastos que le cobren y que no sean referentes a portes (Gastos financieros, reembolsos...). El importe especificado siempre correrá a cargo del receptor de la mercancía.

Descuentos; Esta previsto para los casos en los que el albarán tenga un descuento global para todas las líneas. Estos descuentos pueden ser en cascada y en ese caso deberá separarlos por el signo “+”. Por ejemplo en el caso de poner “5+2+1”, el cálculo a realizar será que al total de la factura le aplicará el 5% de descuento, al valor resultante después de aplicar el descuento aplicará el 2% y lo mismo posteriormente con el 1%. Este descuento lo aplicará siempre después de aplicar el descuento de línea que se explicará más adelante.

Descuento P.P.; Es el descuento a aplicar según la forma de pago. Por defecto aparecerá especificado en la forma de pago del albarán, pudiéndolo cambiar a otro cualquiera. Este descuento será el último en aplicarse en el albarán, y nunca se tendrá en cuenta a nivel estadístico.

Moneda; Especifica la moneda en la que se está realizando el albarán. En el caso de cambiar la moneda una vez introducido el albarán, SQL PYME recalculará cada uno de los importes para adaptarlo a la nueva moneda.

Régimen de IVA; Dentro del propio documento podremos el régimen de IVA si es distinto al que marca el proveedor por defecto.

Stock: En esta casilla nos permite controlar cual es el stock del artículo en el almacén que tengamos en la cabecera visualizando lo que tenemos pendiente de servir y de recibir así como el disponible de cada artículo.

Origen y destino: Estas casillas nos indicarán cual es el origen o destino de cada una de las líneas en que estamos situados, pudiendo mediante un doble clic sobre la casilla acceder al documento en cuestión de origen o destino. Esto permitirá tener una trazabilidad total de todos los documentos así como su relación con destinos u orígenes.

Estación: La estación nos permite generar un mayor control de la empresa, pudiendo filtrar en los listados por esas estaciones para visualizar las compras o costes generados por cada una de las estaciones. Una vez introducidos los datos de cabecera pasaremos a las líneas de detalle del documento. En este apartado, igual que en el anterior, podrá configurar los campos que desee utilizar. El ejemplo que se muestra es utilizando todos los datos posibles.

Artículo; Es la referencia del producto que desea incluir en el documento. El tamaño del código permite hasta 40 dígitos alfanuméricos. Si desea localizar el artículo a través del nombre o código podrá pulsar la tecla F3 y se presentará una ventana en la que podrá seleccionar el artículo deseado.

Código de Barras; Es un código secundario para localizar un artículo. Podrá introducirlo manualmente o a través de un lector de código de barras. Los formatos admitidos son los standard de mercado (EAN, 3 DE 9, CODEBAR...).

Referencia Proveedor: Indica el código que le tiene asignado ese proveedor a ese artículo. Esto nos facilitará el poder pedir albaranes utilizando su referencia para ese artículo.

Nombre; Indica el nombre del artículo y situándonos en este campo y pulsando F3 o con doble clic podremos buscar los artículos por nombre. Si no se establece código permite escribir en nombre sin tener que dar de alta el artículo pero sin controlar estocajes.

Cantidad; Es el número de unidades que desea pedir al proveedor del producto seleccionado. Por defecto podrá seleccionar algún número determinado aceptando el punto del teclado como numérico.

Almacén; Dispone de la posibilidad de indicar el código de almacén en la cabecera del documento y por lo tanto afectar a todo el documento o indicárselo por línea y así disponer de un documento que afecte a múltiples almacenes.

Precio; Es el precio unitario del artículo. Este precio será sin incluir IVA.

Descuento; Es el% de descuento a aplicar al precio anteriormente especificado.

IVA; Es el porcentaje de Impuesto Sobre el Valor Añadido. Por defecto presentará el IVA especificado en el artículo. Si el proveedor tiene tipo de IVA exento automáticamente le propondrá la línea sin IVA. El IVA que le aparezca podrá cambiarlo por el deseado.

R.E; Es el% de recargo de equivalencia. Se muestra de forma automática en función del régimen de IVA establecido en el proveedor y del tipo de IVA asociado.

IRPF; En el caso de que el emisor sea una persona física y no empresa estará obligado a realizar retenciones en sus albaranes. El% de IRPF que se especifica se muestra de forma automática en función de los datos de la configuración de la aplicación.

Importe; Es el resultado de multiplicar la cantidad por el precio unitario menos los descuentos de línea.

Servido: Indica por línea si ese artículo ha sido servido a un documento superior. En el caso de albaranes veremos la cantidad de ese artículo que se ha servido

Pendiente: Muestra la cantidad pendiente de servir.

Por último en el detalle de Pie nos mostrará los siguientes campos:

Bruto: Será el coste bruto del documento que estamos realizando. En caso de que esté solo lectura NO podríamos ajustar ese importe.

Base Imponible: Indicará el coste del documento incluidos los descuentos. Podremos modificar ese importe y recalculará las líneas.

Total: Indica el total del documento con los impuestos incluidos. También en caso de sólo lectura no, podremos modificar el total y recalculará todas las líneas. Al seleccionar con el botón derecho del ratón, nos mostrará los distintos campos que pueden ser visualizados en pantalla así como una serie de opciones de parametrización. ORDENAR POR nos permitirá ordenar las líneas del documento por Código, nombre, cantidad, precio, importe o ubicación.

También con el botón de la derecha del ratón accederemos a visualizar los costes y beneficios por lo que podemos ver en todo momento lo que le estamos ganando a cada pedido pudiendo rectificar el coste o beneficio de ese documento. Si en el menú anterior, optamos por la opción CONFIGURACIÓN nos mostrará la siguiente ventana: Desde la parte superior del menú anterior podemos realizar las siguientes funciones:

Nuevo; para crear un nuevo formulario de pantalla, Abrir una configuración ya existente, Guardar para grabar el fichero que estoy modificando, Permisos para dar accesos a los usuarios a distintas posibilidades y Opciones para configurar el comportamiento de esta ventana.

A esta ventana accederemos también a través de la configuración de los formatos de edición y ventana.

En esta ventana de configuración podremos seleccionar en los campos de cabecera, líneas o pie si queremos hacer ajustable la columna, si lo queremos hacer visible si o no en la pantalla, si van a ser de sólo lectura por lo que no nos permitirá modificar esos campos. También indicaremos si hacemos parada sí o no y el ancho mínimo de los campos. Además en la cabecera podremos indicar en caso de tener puesto la cabecera pequeña si queremos que nos pida el campo al añadir un documento. Podremos añadir nuevos campos en cabecera y en líneas creando datos adicionales de documentos y de artículos respectivamente.

En el apartado de valor por omisión podremos poner un valor por defecto para que rellene el campo o podremos indicar un script que se verán en el Apéndice C. Además podremos también ejecutar scripts en el navegador. Pinchando en el botón de al lado de cabecera podremos indicar scripts al añadir, al editar, al cancelar, al confirmar, o al borrar, por lo que nos dará mucho juego a la hora de ejecutar fórmulas y scripts al realizar cualquier documento.

Esta es una de las opciones más importantes en cuanto configurabilidad al poder adaptar y ejecutar scripts cuando se grabe un documento, o se elimine, etc.

En el apartado de pie nos permitirá que si hacemos los campos como de Sólo lectura “no” podremos modificar los importes de pie del documento, tales como coste,% beneficio, beneficio, bruto, base imponible y totales de documentos de compra.

Si modificamos alguno de esos campos y variamos algún importe nos recalculará todas las líneas para ajustar ese importe que le estamos indicando, por lo que nos sirve de gran utilidad cuando queremos ajustar el albaran con un determinado beneficio, ó con un importe total por ejemplo.

Si seleccionamos la opción PERMISOS, dispondremos de una ventana con una serie de opciones entre las cuales podremos escoger cuales le permitiremos utilizar a los usuarios de la aplicación.

En el podremos indicar si le damos permiso para añadir series o poder añadir documentos, o modificarlos ó eliminar documentos ó bien si puede acceder a los formatos de pantalla ó de impresión.

Estos formatos se guardan a nivel usuario por lo que podremos tener configurados distintos permisos y distintas pantallas para cada uno de los usuarios. En el botón de OPCIONES, nos muestra las posibilidades de configuración de los documentos:

Previsualizar Impresión: Dentro de los documentos si activamos esta opción nos mostrará en pantalla el documento al emitirlo y en caso de estar desmarcado imprimiría directamente a la impresora. En caso de tickets nos puede interesar imprimir directamente mientras que esotros documentos puede interesarnos previsualizarlo para comprobar que todo está correcto. Preselección de formatos: Esta opción nos mostrará los formatos que tengamos asignado a los documentos en caso de tener más de uno por lo que elegiremos en el momento de emitir porque formato saldrá impreso el documento. Nos mostrará una pantalla como la siguiente:

Previsualizar Recibos: Mostrará por pantalla los recibos de los documentos que los generen (facturas de proveedor, facturas de venta y tickets).
Forzar Emisión: Al confirmar emitirá obligatoriamente el documento.
Solicitar Emisión: Nos preguntará si queremos emitir o no el documento.
Mostrar Botones Forma Pago: Tiene utilidad para los cobros de Facturas y Tickets mostrándonos las distintas formas de pago asociadas a las estaciones de trabajo.
Añadir Automático: Al confirmar un documento automáticamente se colocará en uno nuevo.
Añadir Permanente: Se situará en un documento nuevo siempre impidiendo el acceder a los documentos anteriores.
Mostrar unidades: Pondrá en pantalla las unidades de los artículos.

Resaltar líneas pendientes: Tiene su mayor utilidad en los pedidos y mostrará en color amarillo aquellas líneas que no hayan pasado a un documento superior en el caso de albaranes las que no hayan sido pasadas a facturas. De esa manera visualmente veremos si un albarán está pendiente o facturado. En los demás documentos mostrará si esos artículos tienen un destino o no (por ejemplo si aparecen en amarillo en un presupuesto significa que no se ha pasado a pedido, albarán o factura).

Mostrar todas las formas de pago: En caso de utilizar estaciones nos mostrará todas las formas de pago para el cobro de facturas o tickets.
Mostrar pantalla completa: Abrirá por completo la ventana de documentos quedando oculta las barras superiores del menú de la aplicación.
Mostrar modo táctil: La opción modo táctil pensada para el TPV activará en todas las ventanas la configuración táctil pudiendo mostrar teclado y mostrando los botones grandes.

Mostrar teclado: Mostrará en pantalla el teclado numérico. Esta opción resulta muy útil al poder indicar a través del teclado numérico el número de cantidades del artículo, si se le coloca un% estaremos indicando el descuento de ese documento y si colocamos el símbolo del euro colocará en precio lo que pongamos. En el ejemplo de abajo nos colocaría 5 en cantidad, con un 10% de descuento y un precio de 30 euros. En caso de utilizar la botonera al elegir el artículo nos colocaría automáticamente esas casillas.

Mostrar botonera: Permite el configurar una botonera en la parte inferior del documento en el cual podremos configurar los artículos que queramos tener más a mano o las familias de artículos para poder seleccionar esos artículos. En el formato de TPV resulta muy cómodo el disponer de los artículos más habituales de una manera más rápida.

Mostrar navegador grande: Marcando esta opción colocaremos el navegador de la parte superior en grande con lo que facilitaremos el acceso a las opciones.

Mostrar herramientas grandes: Colocará una barra de herramientas con las opciones más habituales a la derecha del documento con lo que nos facilitará el acceso a las opciones más comunes de la ventana de documentos. Estas opciones son configurables por el usuario. Mostrar herramientas pequeñas: Mostrará la barra de herramientas de la cabecera, en caso de desmarcarla sólo mostrará en la cabecera el navegador. Esta barra también es configurable por el usuario .

Mostrar cabecera pequeña: Mostrará los datos de la cabecera reducidamente y con un botón editar que será donde podremos modificar las opciones.

Mostrar Importe: Nos sirve para visualizar en la cabecera de manera más cómoda y visual.

Agrupar por artículo: Permite agrupar en una sola línea artículos iguales sumando las cantidades de los artículos iguales que vayamos introduciendo

Mostrar stock posible: Muestra el stock posible de los artículos compuestos. Cada uno de los campos del formato de edición podremos hacerlos visible sí o no, hacer parada ó bien de sólo lectura, cambiar el ancho… es decir poder modificar y personalizar la pantalla según las necesidades de cada usuario.

Si la opción que escogemos con el botón de la derecha es EDITAR FORMATO, nos permitirá la configuración del formato de impresión, que se detalla en el APÉNDICE A.

En SELECIONAR FORMATO, podemos cambiar el archivo del formato de impresión, y optar por otro de los seleccionados para ese documento.

Si alguno de los artículos que integran el documento tiene asignada alguna característica (Talla, color, lote, caducidad...), y le tengamos activado que lo solicite en este tipo de documento, al teclear el número de unidades a pedir aparecerá una ventana como la que se muestra, solicitando la especificación de dichas unidades.

En el siguiente ejemplo, podemos observar, que el artículo polo nos solicita las características que previamente le hemos asociado en el artículo con los posibles valores permitidos y sólo habría que indicarle las cantidades. Este cuadro sería por ejemplo del estilo de 2 dimensiones que se puede seleccionar en la tabla de características.

Esta ventana nos saldrá según la configuración en Tablas Auxiliares – Características. También podremos configurar si queremos controlar el stock de esas características y sí la cantidad que indiquemos en esta ventana tiene que coincidir con el total de la línea.

En la parte superior del documento podremos seleccionar si lo queremos Emitir el documento, bien previsualizándolo bien imprimiéndolo.

Además en la opción Recibir de podremos seleccionar un presupuesto o pedido que esté pendiente del proveedor al que le estamos realizando el albarán.

Dentro de Herramientas podremos pasarlo a Factura el albarán que estemos situados. En caso de utilizar compuestos y seleccionar un artículo compuesto nos presentará el compuesto con todos sus componentes tal y como aparece en la siguiente imagen:

Este artículo nos lo presentará en forma de árbol con todos sus desgloses. Si le damos a la combinación de teclas control+intro lo desglosará y dándole de nuevo lo contraerá. Además con control y las flechas del teclado podremos mover los componentes hacia arriba o abajo, o bien quitarlos del compuesto o unirlos al nivel que escojamos.

En esta plantilla podremos eliminar componentes o añadirlos así como variar las cantidades y precios de los componentes hará que varíe el precio del artículo padre. Si le colocamos un precio manual al padre nos colocará el precio en rojo indicando que no coincide con la suma de los precios de los componentes.

A la hora de imprimir podremos desglosar todos lo componentes mediante la variable del formato de impresión Mostrar Desglose o bien sólo sacar el padre. También podremos mostrar los nombres de los componentes y no el precio, etc… En el apartado de Herramientas del documento tendremos distintas opciones y utilidades para la elaboración del documento:

Pasar a Factura: Esta opción facturará el albarán sobre el que estemos situados y este proceso hará una factura por cada albarán. Al indicarle pasar a factura nos pedirá una serie y número de factura que tendremos que colocar en caso de que en la configuración no le tengamos indicado el autonumerar documentos de compra. También le indicaremos la fecha de la factura. Una vez facturado el albarán no permitirá modificarlo mientras no se elimine la factura. Un mismo albarán no podremos facturarlo en distintas facturas.

Copiar de otro documento: Esta opción permitirá el copiar las líneas de cualquier documento tanto compra como venta facilitándonos la introducción de los documentos.

Generar etiquetas de documentos: Desde cualquier documento podremos imprimir las etiquetas de los artículos de ese documento mediante el formato que hayamos configurado.

Generar etiquetas líneas: Lo mismo que lo anterior pero de una línea sóla.

Imprimir extracto de artículos: Nos facilitará que desde el propio documento podamos ver toda la evolución de stock del artículo en que estemos situados.

Ver últimas compras: Esta opción nos permite visualizar sobre la línea de los artículos las últimas x compras de un artículo con respecto a ese proveedor. La finalidad es que directamente desde el documento podamos ver los precios de ese artículo al que hemos comprado y los descuentos aplicados por lo que veremos de una manera rápida las variaciones que se produzcan.

Podremos escoger el nº de compras que queremos visualizar ó solo del proveedor actual o de todos, bien sean de sólo ese artículo o de todos.

Ver observaciones: En esta pantalla podremos escribir todos los comentarios u observaciones que deseemos al ser un campo ilimitado. Si el cursor lo tenemos en la cabecera y activamos esta opción nos mostrará una ventana con las observaciones del documento en general y podremos escribir en ella las observaciones de cabecera, por el contrario si activamos esta opción sobre una línea escribiremos las observaciones del artículo. Estas observaciones de artículo pueden venir arrastradas de la propia ficha del artículo del apartado descripción.

Ver datos adicionales: Al igual que en observaciones podremos visualizar los datos adicionales que hayamos dado de alta en la ficha del documento si estamos situado en la cabecera, y situados en el propio artículo veremos los datos adicionales de artículo.

Ver vencimientos: Nos mostrará las entregas a cuenta que se hayan generado contra el albarán.

Entregas a cuenta: Esta opción permitirá cobrar parcial o totalmente un documento, de manera que siempre controlaremos la situación del documento y esas entregas se arrastrarán a documentos superiores, es decir que si hacemos una entrega a cuenta de albarán y pasamos el albarán a factura por ejemplo, la entrega a cuenta se pasará automáticamente a la factura dando por pagada esa entrega. 

Generar documentos de venta: Comprobará a partir de los artículos que tengamos en ese albarán de compra si existe algún pedido de cliente pendiente de recibir esa mercancía, mostrando la cantidad del pedido, el stock que tendríamos y lo que nos quedaría y lo que podemos servir en función a ese stock. Directamente desde este proceso podremos generar los albaranes o facturas de cliente, por lo que resulta un proceso especialmente importante al poder albaranear o facturar directamente la mercancía que nos llega en un albarán.

Mostrar Materiales Utilizados: Nos sirve para cuando tenemos el módulo de Proyectos poder imputar los materiales a un determinado proyecto.

Agenda: Permite vincular contactos o incidencias de los documentos con la agenda. En este caso colocaría en el proveedor el contacto de ese documento pudiendo acceder directamente desde la ficha del proveedor al documento que hace referencia.

Dar por servido: Este proceso permite que al tener grabado un albarán de compra, compruebe si hay pedidos de ese proveedor pendientes con esos artículos y les establezca un destino con ese albarán de compra. Esto resultará especialmente útil para dar entrada a la mercancía y luego que los vincule con los pedidos que teníamos pendientes de ese proveedor, evitando tener que ir pedido a pedido pasándolo al albarán o recibiendo todos los pedidos.

Importar líneas: Nos permite configurar una adquisición de líneas del documento. Esto permite por ejemplo a través de una pistola inalámbrica grabar los artículos y luego volcarlos directamente como líneas de un documento con su cantidad, precio… Una vez generado el documento si emitimos y previsualizamos el documento nos saldrá una ventana como la siguiente:

Dentro de esta ventana podremos imprimir el documento en modo normal o apaisado, así como exportarlo en diferentes formatos. Podremos guardarlo en formato dcm, el cual se podrá abrir desde la propia aplicación, guardarlo en formato word pudiendo exportarlo con o sin cuadros de texto, exportarlo a excel para su tratamiento, a html, ó a PDF. Esto permitirá traspasar la información para que otros usuarios puedan abrirlo con otras aplicaciones.

Otra opción que permite la aplicación es el envío por correo electrónico de los documentos bien en formato Word o PDF.

Una vez indicada esta opción nos presentará una ventana como la siguiente: En ella podremos filtrar y ordenar por distintas opciones, y la lista de destinatarios escoger los que queramos. En esa lista nos pondrá el correo electrónico que tengamos indicado en la ficha del cliente.

Una vez indicados nos abrirá el correo electrónico por defecto de la empresa y adjuntará el archivo indicado.