P21 - Almacenes

En este apartado podrá crear los diferentes almacenes que usted utilice para guardar mercancía, entendiendo por almacén un camión de reparto o diferentes lugares dentro de la empresa como por ejemplo la exposición, un almacén de depósito...

Para la creación de un nuevo almacén únicamente deberá pulsar el botón de añadir “+”, el programa le propondrá un número correlativo aunque usted podrá cambiarlo para adecuarlo a sus necesidades. Para eliminar cualquier almacén es necesario que no tenga ningún movimiento de mercancía asignado previamente.

Cada uno de los almacenes que vayamos creando, nos aparecerán en la ficha del artículo con su stock correspondiente.

Otro de los aspectos importantes de Almacenes es que permite trabajar con el Módulo de Ubicaciones.

Esto lo que nos permitirá es poder separar dentro de un mismo almacén diferentes ubicaciones con lo que podríamos controlar el stock de un producto que se encuentre en un almacén pero en diferentes ubicaciones.

Para ello en cada almacén podemos ir creando las múltiples ubicaciones que puede tener ese almacén, indicando el código por el que queremos distinguirlas y la descripción de esas ubicaciones.

De esta manera cuando compremos o vendamos los productos además del almacén nos pedirá que le indiquemos en que ubicación entra o sale ese producto y veremos el stock de los diferentes artículos además de por almacén por ubicación. Una vez generadas las diferentes ubicaciones podemos desde Opciones – Configurar aplicación – solapa de parámetros, activar si queremos trabajar o no con ubicaciones, y en caso de trabajar con ubicaciones si vamos a indicarle Sin características o con características.

Si le indicamos Sin características significará que cuando compremos o vendamos pedirá la ubicación por el total de la línea independientemente de las características que compremos o vendamos.

Si le indicamos con características, por cada valor de la característica nos pedirá que le indiquemos la ubicación pudiendo tener características iguales o diferentes en ubicaciones distintas.

Otro tema importante de cara a controlar las ubicaciones por almacén es la posibilidad de cuando hagamos un documento de venta (lo mismo en compras y movimientos) nos rellene automáticamente la ubicación.

Para ello podremos indicarle si queremos que proponga una ubicación y podría ser la de por defecto, que lo que hará es buscar en la ficha del artículo, cual es la ubicación que tiene en la pestaña de almacén como por defecto.

Otra posibilidad es escoger la Primera, por lo que la primera ubicación donde encuentre stock es que nos rellenará, ó también indicar la de Mayor stock, en la que nos propondrá la ubicación del artículo en el que tengamos más stock. Todas estas ubicaciones que nos rellenaría las podríamos variar en el propio documento.

Dentro de la propia ficha del artículo, en la pestaña de almacén, podemos indicar particularmente para cada artículo, si vamos a trabajar con las ubicaciones. Para ello podemos indicar que funcione según lo que tengamos activado en la configuración de la empresa, que no trabajemos con ubicaciones, o bien sin características o con características.

Lo que indiquemos en cada artículo prevalecerá sobre la configuración de la empresa. Una vez activado el módulo de Ubicaciones, cuando realicemos un documento que mueva stock nos saldrá una ventana nueva en la que solicitará que le indiquemos las ubicaciones en las que entra la mercancía o en las que sale dependiendo del tipo de documento que realicemos.

Si hacemos por ejemplo un albarán de compra y el artículo tiene ubicaciones nos mostrará una ventana solicitando el indicar las diferentes ubicaciones en las que lo vamos a colocar. Esta cantidad por ubicación obligatoriamente tiene que coincidir con la cantidad total de la línea.

En caso de no coincidir la cantidad que repartamos en las diferentes ubicaciones con el total de la línea, ajustará ésta última con la cantidad ubicada. Si le damos doble clic sobre la ventana de ubicación, nos saldrán las ubicaciones dadas de alta con el stock correspondiente en cada una de ellas.

De esa manera escogeremos en que ubicaciones colocamos esa mercancía pudiendo seleccionar tantas como queramos.

En este ejemplo colocaríamos 3 ubicaciones diferentes en ese albarán de entrada con lo que tendríamos repartido el stock de 8 unidades que hemos comprado en esas 3 ubicaciones diferentes, repartiendo 4, 3 y 1 respectivamente.

Una vez que aceptamos las ubicaciones en el documento de entrada y confirmamos el albarán, nos aparecerá en el estocaje del almacén esas cantidades. Si accedemos a la ficha del Artículo, veremos en la solapa de almacén que nos indicará el stock de ese artículo y nos sale una nueva solapa debajo que es la de Ubicaciones. Esta solapa sólo se mostrará en aquellos artículos que le tengamos activadas las ubicaciones.

Si pinchamos sobre Ver por ubicación, nos mostrará el desglose de ese almacén por ubicación de los diferentes almacenes.

A la hora de dar salida a la mercancía, dependiendo de lo que tengamos puesto en la configuración nos puede sugerir la ubicación de salida. En este ejemplo si tenemos puesto la de mayor stock al realizar por ejemplo un albarán de venta y escoger el artículo, nos propondrá sacar la mercancía de E1P1, indicando no obstante también las diferentes ubicaciones en las que hay stock en ese artículo.

NOTA: Este módulo se complementa con la parte de PDAMercancia, que permite el control de almacenaje con ubicaciones a través de una pda. Este proceso controlará los pedidos de cliente que se seleccionen para el almacén e irá indicando los diferentes artículos que tendremos que recoger en el almacén para albaranear así como sus ubicaciones. De la misma manera controlará las entradas de mercancía mediante la pda, proponiendo las ubicaciones de dichos artículos. También podremos realizar reubicaciones de artículos.

Este proceso de PDAMercancia se explica en el APÉNDICE C. El botón ESTADÍSTICAS, situado en la parte superior derecha de la pantalla, le informará acerca de las ventas realizadas por el almacén, así como el beneficio porcentual o el importe y las desviaciones con respecto a las previsiones estimadas.

Si usted no desea disponer de esta posibilidad bastará con que en la configuración de la aplicación elimine de la solapa Opciones las marcas de actualizar estadísticas. Si pulsa el botón Estadísticas le aparecerá una ventana como la que se muestra:

En la parte inferior de la ventana dispone de una serie de botones que activarán o no la columna con la información correspondiente.

La columna correspondiente a “Previsión” le permitirá introducir manualmente importes de previsión de venta para su posterior comparativa.

Las estadísticas se pueden mostrar en modo gráfico pudiendo seleccionar entre múltiples formatos (barras, tarta, puntos...), así como otros parámetros como colores, posición, leyendas... Toda la información correspondiente a Estadísticas podrá imprimirla o enviarla a otros paquetes ofimáticos para su posterior manipulación.