P41 - Agentes

En este apartado podrá crear los agentes comerciales que disponga en su empresa, así como la definición del perfil y un control de los gastos producidos por ellos. Al igual que en el resto de la aplicación dispone de un navegador para avanzar, retroceder, añadir, eliminar o localizar un agente determinado.
 

En la solapa DATOS GENERALES indicará la dirección personal del Agente, así como el teléfono, fax, e- mail… y le indicaremos la comisión por defecto que va a tener ese agente que será la que se aplique en los documentos salvo que los artículos o familias tengan asignada una distinta. También indicaremos el tipo de agente que le asignamos, el horario o incluir observaciones.
Además de los datos de tipo general, se dispone de otras 6 solapas para especificar datos específicos.
 

La pestaña FOTO permite asociar una imagen identificativa a cada agente. Este espacio facilita añadir, modificar o eliminar la fotografía, ayudando a una identificación visual rápida dentro del sistema y mejorando la gestión y reconocimiento de los agentes en la operativa diaria.

La solapa GASTOS le servirá para indicar cada uno de estos, asignándole la fecha en la que se produce el gasto, el tipo de gasto del que se trata, un comentario del gasto y el importe.

Estos gastos pasarán a estar pagados en el momento de realizar la liquidación de agentes, ya que tiene la posibilidad de liquidar comisiones y gastos.
 

La solapa CONTACTOS le servirá al agente para llevar un seguimiento de sus clientes y proveedores, donde podrá ir anotando las distintas operaciones que realiza con ellos.

En esta solapa podrá introducir las fechas y las horas, la duración, el tipo de contacto que tuvo con el cliente, el cliente o proveedor, una pequeña descripción y un campo para añadir las observaciones que estime oportunas para ese contacto.

Estos contactos podrán estar pendientes o realizados, pudiendo realizar informes para el seguimiento de los mismos. En el caso de un contacto pendiente, el color será amarillo y para el caso contrario, blanco. En el apartado de DATOS ADICIONALES añadiremos los campos necesarios que no tengamos en las demás solapas.

Estos campos se dan de alta en Archivo – Datos Adicionales - Agente.

En la ficha de AGENTES, la pestaña CATEGORÍAS ofrece un espacio para clasificar y agrupar a los agentes según criterios definidos por la empresa.

El botón ESTADÍSTICAS, situado en la parte superior derecha de la pantalla, le informará acerca de las ventas realizadas por el cliente, así como el beneficio porcentual o en importe y las desviaciones con respecto a las previsiones estimadas.

Si usted no desea disponer de esta posibilidad bastará con que en la configuración de la aplicación elimine de la solapa Parámetros las marcas de actualizar estadísticas.

Si pulsa el botón Estadísticas le aparecerá una ventana como la que se muestra:

En la parte inferior de la ventana dispone de una serie de botones que activarán o no la columna con la información correspondiente.

La columna correspondiente a “Previsión” le permitirá introducir manualmente importes de previsión de venta para su posterior comparativa.

Las estadísticas se pueden mostrar en modo gráfico pudiendo seleccionar entre múltiples formatos (barras, tarta, puntos...), así como otros parámetros como colores, posición, leyendas...

Toda la información correspondiente a Estadísticas podrá imprimirla o enviarla a otros paquetes ofimáticos para su posterior manipulación.

En el apartado de Configuración formato edición, que activaremos en el botón de la derecha del navegador, podremos configurar a nuestro gusto la ventana de Agentes. En esta solapa podremos crear por defecto la ventana de clientes con los campos predeterminados de la aplicación. En esta ventana nos aparecerán todos los campos de la ficha y en los cuales podremos seleccionar el alto, el ancho, si lo queremos hacer visible sí o no, si es de sólo lectura o si queremos hacer parada o no. Podremos además añadirle un valor por omisión con la posibilidad de aplicar scripts, documentación que viene en el APENDICE DE LA APLICACIÓN.

Además podremos cambiar las casillas de Solapa por lo que nos permite que los datos adicionales que vamos creando poder indicarle otra solapa distinta por lo que se integrarían perfectamente con las demás opciones del programa, añadir nuevas solapas o eliminar las existentes dejando la ficha del agente adaptada como nosotros queramos.

En los formatos de edición de AGENTES, al igual que en CLIENTES Y PROVEEDORES, la pestaña INICIALIZACIÓN Y FILTRO está pensada para definir comportamientos automáticos y criterios de visualización al acceder al formulario. Desde aquí se pueden incluir scripts de inicialización y filtros que condicionen qué registros se muestran o cómo se carga la información, permitiendo adaptar el acceso a los datos de agentes en función del perfil de usuario o de la operativa establecida.

Estas configuraciones que hagamos podremos guardarlas y podrán ser a nivel de empresa o usuario.

Dentro de la configuración en PERMISOS podremos indicar si puede modificar los registros o añadir o eliminar registros, así como si puede acceder a este formato de configuración.

En la pestaña OPCIONES se permite ajustar determinados aspectos del proceso de edición y de la interfaz de trabajo. Desde aquí se puede definir el comportamiento en el alta de registros, como el añadido automático o permanente (si queremos añadir automático en la ficha de manera que al confirmar daría de alta otro registro nuevo, o añadir permanente con lo cual siempre estará en un registro nuevo), así como decidir qué barras de herramientas se muestran en pantalla. Estos ajustes ayudan a adaptar la forma de trabajo y la visibilidad de opciones al perfil de usuario y al uso real del formulario.