P42 - Artículos

En este apartado podrá introducir los diferentes artículos que usted tenga. Esta ventana dispone de dos partes, la primera indicará el código de artículo el cual puede ser alfanumérico y la descripción, y la segunda parte son las diferentes solapas para definición de datos específicos para cada situación. Al igual que en los otros apartados, éste dispone de un navegador que le permitirá avanzar, retroceder, añadir, eliminar o buscar artículos por diferentes criterios, duplicar un código ó cambiar el código de un artículo y que lo cambie en los documentos en los que figure.

En la solapa GENERAL, procederemos a definir el artículo que queremos dar de alta en el almacén.

Empezaremos definiendo a que tipo de familia pertenece dicho artículo, esto permite una clasificación de grupos de artículos pudiendo sacar informes realizar búsquedas así como sus costes y sus beneficios.

Dentro de los costes del artículo tendremos la casilla coste que es la principal del artículo y la cual toma la aplicación cuando se realizan las ventas y puede estar en función a uno de los otros costes. Esto lo definíamos en la configuración de la empresa. Último coste muestra la última compra de este artículo, el coste destino sería la última compra más los portes y gastos varios que tuviera ese artículo, el coste medio nos da la media de todas las compras y el coste ponderado, hace la ponderación entre la última compra y la valoración de stock que tenemos en ese momento (stock por coste ponderado).

En el apartado de precio podremos indicarle un beneficio, un porcentaje, introducir el precio de venta ó colocar el PVP y que recalcule el resto de las casillas.

En estos apartados podremos establecer un beneficio mínimo y que nos avise de las ventas por debajo de ese beneficio ó un % ideal el cual nunca variará por lo que nos servirá de referencia y podremos actualizar nuestros beneficios en función a ese % ideal a través del proceso de Actualizar tarifas de venta en la opción restablecer.

En el apartado de Tarifas, podremos establecer las distintas tarifas, que puede tener una empresa, (Mayoristas, Minoristas, etc.), estas tarifas las dábamos de alta en Archivo – Tablas Auxiliares e indicarle los porcentajes de beneficios ó los descuentos sobre precio y su precio de venta al público. Estas tarifas nos permitirán indicárselas en los diferentes clientes que tengamos indicando si trabajan con tarifa o sin ella y en caso de tener tarifa cual se le aplicaría. Cuando queramos realizar una búsqueda accederemos a la siguiente pantalla:

Además los botones de la parte superior de la pantalla nos permitirán restringir por cada uno de los campos indicados, pudiendo en la parte superior buscar además de código y nombre por familia, proveedor, datos adicionales y códigos de barra. Una vez elegidos los campos que queremos ver, en la parte inferior de la pantalla deberemos indicar por que campo queremos realizar la búsqueda.

En la búsqueda nos permite realizar búsquedas parciales, escribiendo parte del nombre o cualquier palabra que contenga el artículo tenemos la flecha inferior de la derecha que nos permite hacer esa selección.

En la parte superior de la pantalla tenemos el botón Herramientas que nos llevará a la pantalla de Configuración de selección de artículos, que nos permitirá marcar los campos que queremos ver al finalizar la búsqueda.

En estos campos también podremos visualizar los datos adicionales creados en la ficha del artículo.

La solapa EQUIVALENCIAS tiene como finalidad proponer otros productos similares al deseado. En la ficha del artículo en cuestión deberá indicar los diferentes artículos similares para que en las operaciones de compra o venta se los proponga en el caso de que no tenga stock del artículo indicado.

Antes de indicar las equivalencias deberá crearlas como artículos y posteriormente relacionarlos entre sí.

Cada vez que introduzca un artículo equivalente le preguntará si quiere expandir esa referencia a todos los artículos, es decir si a su vez el equivalente que estamos introduciendo en su ficha también tendrá el artículo que estamos poniendo. Estas equivalencias nos permitirán que por un lado sino tenemos stock suficiente de un producto la aplicación nos sugiera los artículos equivalentes, y por otro lado mediante una tecla rápida podremos acceder a la ventana de selección de los artículos equivalentes de un producto desde documentos por lo que podremos buscar de manera muy cómoda esos artículos y ver sus precios, stocks, etc sólo mediante una tecla configurable sin tener que ir buscando uno a uno. Así si por ejemplo nos piden un artículo podremos mostrarle todos sus equivalentes con sus precios para que elija cual quiere.

En la solapa CONDICIONES, podrá determinar unas de condiciones establecidas para los clientes o por los proveedores. Se podrá establecer una oferta de un% de descuento en línea, descuento incluido en el precio, un importe neto, un incremento porcentual sobre el coste ó una oferta de AXB (2x1,3x2…) para aquellos clientes que realicen una compra de N unidades de producto, y para un período de tiempo determinado. A través de intervalos de ofertas se pueden realizar distintos descuentos por volumen.

Otro tipo de condición que estableceremos es sí queremos poner un artículo como regalo por lo que cuando vendamos por ejemplo este bolso automáticamente pondrá la camiseta como regalo con precio 0 pero sí sumará el coste para disminuirlo de los beneficios.

La otra posibilidad es asociar un artículo por lo que pondrá ese artículo pero ya con precio y coste. Si dejamos la cantidad del artículo regalo o asociado a 0, regalará o asociará tantos artículos como cantidad del que estamos vendiendo. También se podrá establecer las distintas comisiones que se llevan los agentes, en función de la tarifa del cliente o del tipo de agente que marcábamos en la ficha. El apartado de tarifa que aparece con el nombre <Sin tarifa> pertenece a aquellos clientes a los que se les vende a PVP.

En la solapa OTROS DATOS, se establecerán las etiquetas que se generarán para su envío, si ponemos 10, cada 10 artículos generará una etiqueta, la unidad de medida, los decimales de la unidad si existiese y los de coste y de precio en los que podrá ser distinto los costes a los que se compre y a los que se venda. 

También tendrá que determinarse si está o no descatalogado. 

En el apartado de Código de Barras, introduciremos el código que identificará al artículo, el cual puede ser alfanumérico y pudiendo introducir varios códigos de barras en cada artículo que en todo momento buscaremos e identificará. Así como una descripción larga del producto que posteriormente podrá utilizar para imprimir en los distintos documentos (Albaranes, facturas, recibos...), una descripción y observaciones sobre el artículo.

Además, recorriendo las distintas pestañas en Otros Datos de artículos, configuraremos el coste que queremos que se actualice el artículo en caso de ser distinto al de la configuración, pudiendo escoger entre el último coste, coste de destino, coste medio, ponderado o precio – descuento. Indicaremos también el coste por punto verde o envase ecológico.

En la casilla de fórmula podremos realizar cálculos para hallar la cantidad en los documentos, es decir mediante la utilización de los datos adicionales de artículos podremos por ejemplo crear 2 datos adicionales de artículo ancho y largo e introducir en la fórmula ancho * largo, de manera que cuando le demos valores a esos datos en los documentos nos calculará automáticamente la cantidad del artículo.

En la solapa enlace contable podemos asignar directamente la cuenta del enlace contable de ese artículo. Por ejemplo si tenemos el artículo mano de obra le podríamos indicar la cuenta contable 70500000 para que la enlazara a esa cuenta.

Si pulsamos en la casilla tipos de IVA nos desglosará una ventana como la que se muestra a continuación en la que podremos configurar los tipos de IVA con los que podrá trabajar el artículo sobre el que estamos situados.

Así podremos configurar distintos IVAS para las compras que para las ventas indicando el% de iva que previamente configurábamos en Opciones – Configurar Aplicación.

Además podemos establecer el % de IVAS que tendremos normal y el % en caso de trabajar con Iva reducido. Aplicará uno u otro en función del régimen que tenga asociado el cliente o proveedor. Si indicamos Régimen general aplicará el IVA normal y en caso de indicar reducido en la ficha del cliente o proveedor aplicará el IVA reducido del artículo.

En la ventana de Peso y dimensiones, indicaríamos el peso y dimensiones del artículo para cálculos de portes o ver el peso total en los documentos. 

En la ventana de Catálogo, si hemos indicado que no está está descatalogado, podremos indicar a que catálogo pertenece y la ruta del formato de catálogo.

 También existe la posibilidad de configurar en la ventana de Portes y gastos, existente en la solapa de Otros Datos, el importe de los portes o gastos varios asociados al artículo.

La solapa PROVEEDORES le servirá para indicar los distintos precios que le ofrecen sus proveedores por cada artículo, permitiéndole posteriormente seleccionar a que proveedor comprar en función del coste de cada producto. Para incorporar los precios en este apartado deberá previamente tener creados a sus proveedores.

Además del precio de coste que le practica cada proveedor podrá indicar la referencia que utiliza el proveedor para referenciar el artículo, pudiendo así realizar entradas de mercancía utilizando el código de artículo del proveedor que se refleja en su albarán.

Con las diferentes entradas de mercancía el programa actualiza el precio de última compra, tanto de forma general como particularmente la última compra de cada proveedor. Indicaremos en amarillo cual es el proveedor por defecto del artículo para posteriormente poder realizar pedidos automáticos en función del proveedor por defecto.

Cada vez que compremos a un proveedor nos pondrá como referencia de coste el que figure en esta ficha si existe el proveedor, en caso de no existir tomará el coste general de la ficha del artículo. Desde la configuración podíamos añadir que automáticamente si comprábamos a un proveedor que no exista nos lo cree en esta ventana.

En la solapa de proveedores podremos indicar también los días que tardan en servir la mercancía. De esa manera cuando hagamos un pedido a proveedor visualizaremos la fecha prevista de entrada de la mercancía. En la solapa CARACTERÍSTICAS, podrá crear en la Tabla de Características, una serie de características para este artículo en particular.

En el ejemplo hemos establecido para este modelo de aspirador, la característica con 4 dimensión número de serie, identificando cada unidad de este artículo, a través de valores permitidos individuales. También podremos modificar la ordenación de los valores.

Dentro del botón de códigos de barras indicaremos los códigos de barras de las distintas combinaciones de valores permitidas por lo que indicando ese código de barras en el documento, identificará el artículo y la característica de ese artículo sin tener que indicársela.

En el botón de Ver precios, estableceremos (en caso de que queramos distintos precios), tarifas y costes por cada uno de los valores permitidos.

Cuando vendamos o compremos e indiquemos la talla tomará el precio o coste de cada uno de esos tallajes. En caso de tener distintos precios separará los artículos dentro del documento tantas veces como precios distintos posea. La solapa ALMACÉN le permitirá gestionar el stock del artículo en los diferentes almacenes existentes, pudiendo indicar el stock actual, el stock mínimo (si el stock baja de ésta cantidad el programa avisará al usuario si así se configura en Configurar aplicación, en el menú Opciones); el ideal (éste stock será el que utilice como referencia para realizar los pedidos a proveedor automático); el stock mínimo para pedido (cuando las unidades a pedir no lleguen a esta cifra avisará al usuario) y stock reservado por los clientes (Con la posibilidad de ver a qué clientes y pedidos corresponde).

En el caso de que un almacén en cuestión cuente con diferentes ubicaciones definidas, podrá consultar el estado del stock en las mismas, por ubicación o por característica y ubicación, según se encuentre configurado en la correspondiente solapa de Parámetros, en Configurar Aplicación dentro del menú Opciones. Para los casos en los que sólo se desee una ubicación por artículo, ésta puede indicarse directamente en el campo Ubicación, junto a la Descripción de cada almacén.

Para cada artículo podremos indicar si queremos control de stock o no, o que se lleve en función del stock “Hijo”. Esta opción resulta útil en el caso de que se desee actualizar el stock de un artículo en función del de otro, obteniendo un stock equivalente del artículo “padre”.

Así, por ejemplo, si compramos una caja de 4 aspiradores, y definimos el artículo Caja de aspirador, en la casilla Actualizar stock en el artículo pondríamos Aspirador, siendo 4 el factor de actualización.

Si en la casilla Control de stock seleccionamos Hijo, tendremos el stock de Cajas como stock equivalente del de aspiradores, en función del factor de actualización.

En el caso de que queramos gestionar el stock de las Cajas como unidad de compra/venta, pero también conocer el equivalente en función de los aspiradores en stock, pondremos Sí en Control de stock.

Los campos de stock y artículos reservados se actualizan automáticamente con las operaciones de compras y ventas, así como los movimientos y recuentos de almacén.

En la parte inferior de ventana aparece la opción de visualizar el stock por características, por ubicaciones, o por ubicaciones y características según se encuentre configurado. Pulsando los botones correspondientes aparecerá el desglose de los stocks de cada característica. En la solapa FOTOGRAFÍAS, podremos introducir una imagen con extensión .bmp o .JPG del artículo, para poder realizar catálogos, etiquetas...

El número de fotografías por artículo es ilimitado, y podrá añadirlas pulsando el botón “+” del navegador.

Estas fotografías será la que cargue el programa en caso de indicarle botonera en los documentos.

En la solapa de DATOS ADICIONALES, podrá añadir la información que precise. Esta información podrá utilizarla posteriormente en todos los documentos (Albaranes, facturas...), así como en búsquedas de artículos o para restringir en informes.

Estos datos nos los cargará en línea del documento si lo deseáramos.

En caso de tener valores permitidos para los datos adicionales dándole doble clic en la casilla nos mostrará los distintos valores permitidos y sólo permitirá introducir uno de ellos. Si no colocamos valores permitidos podremos escribir en esa casilla el dato que queramos.

Para más información acerca de la creación de nuevos datos adicionales diríjase al apartado Datos Adicionales. El módulo de COMPOSICIÓN está diseñado para los artículos que están compuestos a su vez por otros artículos.

Asimismo, la composición puede estar formada por artículos que a su vez están compuestos de otros, como el caso del KIT MULTIMEDIA, que está compuesto de CD-ROM, Tarjeta de sonido, Altavoces..., y así se podrían anidar unos dentro de otros sin límite.

Si queremos que el precio del producto “Padre”, en este caso el ordenador, tenga un precio de venta que corresponda con el precio de venta del los componentes, tendremos que pulsar el botón RESTABLECER PRECIO SEGÚN COMPONENTES.

Dentro de la solapa de Composición o escandallos vamos a tener la opción de indicar una cantidad fija (columna cantidad) ó bien poder formular para obtener esa cantidad mediante el botón de fórmula. Esta opción permite calcular las cantidades de los artículos en función de valores que indiquemos en los datos adicionales. Así por ejemplo si el precio de una ventana varía en función a las medidas podríamos tener un artículo padre que fuese la ventana y unos hijos que fuesen los marcos y cristal. De esa manera creando 2 datos adicionales, ancho y largo podríamos crear una fórmula que fuese ancho * largo. Esta fórmula obtendría la cantidad de los hijos que multiplicada por su precio nos daría el precio del padre.

Dentro del módulo de composición podremos ordenar la plantilla de los componentes como nosotros queramos pudiendo posteriormente en los documentos modificar los artículos de ese compuesto, añadir nuevos eliminar componentes que no van en el documento, etc.

Otra particularidad de este módulo es la característica de poder indicar si el componente es un artículo en concreto por lo que escogeríamos tipo artículo ó si es tipo familia y escogeremos una familia en la cual cuando seleccionemos el compuesto en un documento nos mostrará todos los artículos de esa familia (ejemplo impresoras) para que escojamos el artículo que corresponda en ese momento como componente.

Todo lo que configuramos en esta ventana nos sirve de plantilla en los documentos que mostrará todo el desglose de los compuestos y en los que podremos crear nuevos componentes, eliminarlos, cambiar la cantidad, de manera que el precio del producto final varía en función a lo que nosotros le modifiquemos.

El desglose de los componentes se podrá variar en los documentos con las teclas ctrl+ teclas dcha, izda, subir, bajar por lo que podremos formar el compuesto que queramos en el documento calculándonos automáticamente el coste y precio del producto final. En el apartado EXTRACTO, podemos realizar de manera sencilla y cómoda un informe sobre los movimientos, o evolución del stock de este artículo en concreto en un período determinado.

Una vez seleccionado todos los datos, selecionamos MOSTRAR para generar el informe o IMPRIMIR, si lo queremos directamente por impresora.

Si marcamos la opción de evolución de stock la cantidad que nos resulte coincidirá con el total de stock que nos marca el artículos para esos almacenes por lo que resulta un buen sistema para controlar de que documentos muestra el stock del almacén.

El botón ESTADÍSTICAS, situado en la parte superior derecha de la pantalla, le informará acerca de las ventas realizadas del articulo, así como el beneficio porcentual o en importe y las desviaciones con respecto a las previsiones estimadas... Si pulsa el botón Estadísticas le aparecerá una ventana como la que se muestra:

En la parte inferior de la ventana dispone de una serie de botones que activarán o no la columna con la información correspondiente.

La columna correspondiente a “Previsión” le permitirá introducir manualmente importes de previsión de venta para su posterior comparativa.

Las estadísticas se pueden mostrar en modo gráfico pudiendo seleccionar entre múltiples formatos (barras, tarta, puntos...), así como otros parámetros como colores, posición, leyendas...

Tanto en modo gráfico como texto se podrán mostrar los importes en Euros o Pesetas. Toda la información correspondiente a Estadísticas podrá imprimirla o enviarla a otros paquetes ofimáticos para su posterior manipulación.

En el apartado de Configuración formato edición, que activaremos en el botón de la derecha del navegador, podremos configurar a nuestro gusto la ventana de Artículos. En esta solapa podremos crear por defecto la ventana de clientes con los campos predeterminados de la aplicación. En esta ventana nos aparecerán todos los campos de la ficha y en los cuales podremos seleccionar el alto, el ancho, si lo queremos hacer visible sí o no, si es de sólo lectura o si queremos hacer parada o no. Podremos además añadirle un valor por omisión con la posibilidad de aplicar scripts, documentación que viene en el APENDICE DE LA APLICACIÓN.

Además podremos cambiar las casillas de Solapa por lo que nos permite que los datos adicionales que vamos creando poder indicarle otra solapa distinta por lo que se integrarían perfectamente con las demás opciones del programa, añadir nuevas solapas o eliminar las existentes dejando la ficha del artículo adaptada como nosotros queramos.

Dentro de la configuración de PERMISOS podremos indicar si puede modificar los registros o añadir o eliminar registros, así como si puede acceder a este formato de configuración.

En OPCIONES indicamos si queremos añadir automático en la ficha de manera que al confirmar daría de alta otro registro nuevo, o añadir permanente con lo cual siempre estará en un registro nuevo.

Estas configuraciones que hagamos podremos guardarlas y podrán ser a nivel de empresa o usuario.