P39 - Clientes

Desde esta opción de “Clientes” podremos crear y mantener la base de datos de clientes que posteriormente utilizaremos para facturación, presupuestos, cobros y otros documentos relacionados con el cliente. Dispone del navegador habitual para la creación de nuevos clientes, borrado, búsquedas, duplicar o cambiar código, configurar ventana...

BOTONES DE NAVEGACIÓN Explicaremos el manejo de este navegador o botonera pues lo encontraremos también en las demás opciones de Archivo como Proveedores, Artículos, Recursos, Proyectos, Agentes, formas de pago, e incluso documentos. Aunque en cada caso pueda haber alguna particularidad.

Al posicionarse sobre cada botón verá que SQL Pyme le indica cuál es la función del mismo y también la tecla o combinación de teclas que podría utilizar en lugar del ratón, si le resulta más cómodo.

El botón cuyo símbolo es una pequeña línea vertical y flecha a la izquierda, nos llevará al primer dato de nuestro archivo, en este caso, al primer código de cliente. El botón cuyo símbolo es simplemente una fecha a la izquierda, nos llevaría al cliente anterior. El botón con símbolo flecha a la derecha, pasaría al siguiente cliente.

El botón con símbolo de flecha a la derecha y barra vertical, nos llevaría al último cliente. Con el botón del signo más (+) crearemos un nuevo cliente y con el botón del signo menos (-) lo eliminaremos. Al pulsar el botón de eliminar nos mostrará una ventana pidiendo confirmación del borrado. Si confirmamos, eliminará el dato en cuestión, en este caso la ficha del cliente completa, siempre y cuando no tenga, por ejemplo, documentos vinculados a dicho cliente, en cuyo caso podría provocar una inconsistencia de datos y, por tanto, no lo eliminaría.

El botón con símbolo de una flecha curva se utiliza para Actualizar. Esto puede ser necesario en ciertos casos cuando está mostrando algún valor que puede tener ya cambios, por ejemplo, por estar otro usuario actuando sobre el mismo. Pulsando este botón SQL Pyme volvería a comprobar y refrescaría los datos de la pantalla que estamos consultando.

El botón con el icono de la lupa permite hacer búsquedas por distintos criterios. Puede seleccionar los datos que quiere tener visibles en esta ventana de búsqueda pulsando sobre el icono de la derecha de esta ventana, un pequeño icono con un martillo y una llave inglesa. De ese modo podrá seleccionar qué campos quiere visibles y en qué orden. El orden es importante pues el campo que indiquemos de primero será por el que SQL Pyme ordene los datos a mostrar y por el que entenderá que quiere hacer la búsqueda, salvo que seleccione una columna diferente, en cuyo caso ordenará y buscará por dicha columna.

Teniendo en cuenta que SQL Pyme buscará en la columna que aparezca de primera en la búsqueda, o en la que hayamos seleccionado pinchando sobre ella al visualizar la búsqueda, podremos indicar el valor a buscar en la casilla inferior, donde indica “Buscar”. De este modo se buscarán los valores de dicha columna que comiencen por lo que haya tecleado en este campo. Si lo que queremos es que busque este contenido dentro de dicha columna, y no que necesariamente comience por ella, debemos darle a la flecha a la derecha que figura en la parte inferior derecha de esta pantalla. Así mostrará los datos que contengan este valor. Podemos repetir este proceso si todavía queremos filtrar más dentro de los resultados. Si ponemos otro valor y pulsamos de nuevo la flecha a la derecha, estaría filtrando los que contengan este segundo valor dentro de los que ya contenían al primero. Si queremos volver atrás en el resultado de la búsqueda pulsaremos la flecha a la izquierda que está a su lado. Dispone de distintas pestañas por las que podrá realizar la búsqueda: todos, por dirección, por persona de contacto, por categoría o por dato adicional. Según el dato que conozca podrá acceder desde una u otra pestaña para localizar el proveedor en cuestión.

El botón con el icono de dos hojas en blanco superpuestas, se utiliza para duplicar. Estando sobre un dato, en este caso, un cliente, si pulsamos este botón nos creará un nuevo cliente, con un nuevo código, pero todos los datos del cliente actual para luego poder hacer los cambios pertinentes. Al tratarse de una opción que figura en todos los documentos, esto será especialmente interesante por ejemplo en presupuestos, pedidos, artículos donde cambia algún detalle…

El botón con el símbolo de un recuadro con “AB” y una flecha curva se utiliza para “Cambiar código”. Esta opción es importante porque, además de cambiar el código en la ficha que estamos visualizando, en este caso clientes, lo cambiaría en todos los documentos donde se haya utilizado dicho código. Esto nos puede ocurrir también con proveedores, recursos, artículos, proyectos, etc.

El botón cuyo icono es un embudo es el filtro. Es muy interesante para revisiones de datos. Además de las restricciones que muestra para poder acceder a la información a consultar, luego, al igual que las búsquedas, permite seleccionar los datos o campos que queremos tener visibles y ordenar por ellos. Al igual que las búsquedas estos campos se configuran pulsando sobre el botón de Configurar (martillo y llave inglesa). Una de las ventajas del filtro es que puede desplazar la ventana de resultados, incluso ponerla en otra pantalla, y moverse por los datos del filtro mientras hace revisiones y/o cambios en cada una de las fichas sin perder el orden del filtro.

El botón con el icono de un engranaje es la opción de Configurar el formato de pantalla actual. Esta opción le permite configurar los campos que deben estar visibles en la ficha, el orden de los mismos, tamaño, si son o no de solo lectura. También le permitirá establecer permisos para Añadir, modificar, borrar clientes, mostrar o no las Herramientas superiores y herramientas de la derecha, establecer filtros… Esta configuración se puede hacer general para la empresa o establecer por usuario.

En la pestaña de Aspecto podremos definir qué datos están visibles, en qué solapa, si es de sólo lectura, si queremos que haga parada al ir introduciendo datos, alto, y ancho, un valor por omisión para que ya lo proponga y no tener que cubrirlo manualmente, e incluso incluir un Script que pueda operar o condicional el comportamiento del campo. También podemos modificar las solapas y en cuál de ellas debe aparecer cada campo.

En Inicialización y filtro podemos establecer mediante scripts (secuencia de comandos) comportamientos para que SQL Pyme actué con los datos de la ficha según distintos condicionados. Se podrían establecer filtros para que, por ejemplo, determinados usuarios vean determinados clientes quizás en función del Agente del mismo o de otras condiciones particulares de cada empresa

Dentro de la configuración, en Permisos, podremos indicar si permitiremos o no añadir/crear, eliminar, modificar o duplicar los datos de clientes. Tengan en cuenta que estas configuraciones se pueden establecer por empresa o por usuario. También se puede configurar si puede acceder a este formato de configuración.

En Opciones indicamos si queremos “Añadir automático”, de manera que cada vez que guardemos el alta o modificaciones de la ficha de un cliente, SQL Pyme se iría directamente a una pantalla vacía de clientes solicitando un nuevo alta. “Añadir permanente” provocaría que SQL Pyme sólo permita crear nuevos clientes, impidiendo ir a consultar, modificar, o borrar cualquier otro cliente. También en esta pestaña podrá establecer si la opción de Herramientas que figura en la parte superior de la ficha del cliente debe estar visible o no. Tiene también la posibilidad de hacer esto mismo con las herramientas de la derecha, la botonera que aparece en la parte derecha de la ventana.

El botón con el icono de portapapeles permite adjuntar o incorporar archivos a la ficha del cliente. Si decide Adjuntar, podrá crear un vínculo con una carpeta o con un archivo concreto, lo que le permitirá posteriormente consultar estos archivos desde la ficha del cliente. Cuando creamos vínculo simplemente se guarda la ruta a esa carpeta o archivo, por tanto no se debería mover, borrar, o poner una ruta a la que otros usuarios no tengan acceso si queresmos que puedan consultarla. Cuando Incorporarmos a la base de datos SQL Pyme hace una copia que guarda como un campo más de la ficha del cliente, así ya no tiene importancia lo que se haga con el archivo original para que este dato siga en SQL Pyme.

El botón con el icono de la esfera terrestre, permite configurar los datos identificativos del cliente si su empresa cuenta con el módulo de SQL Commerce. Podrá configurar el nombre de usuario, clave, idioma, indicar si quiere excluirle el acceso a SQL Commerce y si quiere mostrarle los precios con iva incluido.

El botón que tiene como icono una ficha con un engranaje superpuesto. Permite configurar cuenta, contraseña y usuario de acceso al cliente a través de una Extranet. Esto permitiría a su cliente tener acceso a los datos de SQL Pyme que usted le permita mediante la configuración oportuna.

El botón con icono de un globo de conversación, le permite definir mensajes personalizados para este cliente. Podrá establecer unas fechas de inicio y fin para que el mensaje aparezca, y un Modo de comportamiento que, según su elección, le permitirá:

• Información: simplemente mostrará el mensaje que indique en Texto del mensaje.
• Aviso: mostrará el texto del mensaje con una señal de admiración y le propondrá “Aceptar” o “Cancelar” para continuar.
• Error: es una medida drástica pues no permitirá seguir adelante en el documento. Esto impedirá, por ejemplo, poder incluir este cliente en un pedido, presupuesto…. En aquellos documentos que haya seleccionado en Activar en.
• Confirmación: mostrará el texto del mensaje y le preguntará “si” o “no” sobre si desea continuar.

”Activar en” le permite seleccionar en qué documentos quiere que este mensaje actúe, pudiendo seleccionar “Todos”, “Ninguno” o ir marcando los que le interesen. Con la casilla “Al navegar entre documentos” establecerá si el mensaje debe salir cada vez cuando va navegando o accediendo desde un documento origen a otro destino.

FICHA DE CLIENTE

Para dar de alta un cliente pulsaremos en el botón con el signo + y rellenaremos los campos que deseemos con sus valores correspondientes.

Código de cliente, es un campo numérico que identifica al cliente. El programa nos facilitará correlativamente un número de cliente a partir del último cliente creado, pudiendo el usuario cambiarlo para indicar otro número que no exista.
Nombre comercial es la denominación por la cual conocemos al cliente, será el nombre que referencia al cliente en el resto de la aplicación. Razón social es el nombre fiscal del cliente, siendo utilizado éste para las facturas, recibo... NIF/CIF es el número de identificación fiscal, ya sea de empresa como de persona física. El programa realiza la validación de este número comprobando si el dígito de control o la letra son los correctos, y en caso contrario emite un mensaje informativo. Si no queremos que realice la comprobación del NIF colocaremos un asterisco delante del NIF.

En la solapa DIRECCIONES, podremos indicar las diferentes direcciones del cliente para cada tipo de dirección configurada en la tabla auxiliar “Tipo de direcciones”, o definir múltiples direcciones específicas para el cliente en particular. Para ello empleamos el icono de “Añadir dirección específica” e introducimos la descripción de la nueva dirección. Posteriormente, en los documentos, seleccionaremos la dirección que convenga en cada momento dentro de las definidas para un cliente. También existe la opción de establecer una dirección por defecto, dentro de las definidas para el cliente.

En los datos relativos a las direcciones se podrá introducir la Sigla; es la abreviatura del tipo de dirección (CL=calle, Av=Avenida, PZ=Plaza), calle, Nº, Piso, Letra, teléfono, fax, dirección de correo electrónico, población, código postal, dirección en el extranjero, persona de contacto y apartado postal. El campo referente al código postal lleva asociado un botón de búsqueda ya que SQL Pyme se suministra con todos los códigos postales de España.

Para la localización de un código postal únicamente tendremos que cumplimentar la calle, la población y a continuación pulsar el botón buscar. Le aparecerá una ventana con la lista de códigos postales que coincidan con la calle indicada y la población.

La segunda solapa, GENERAL está destinada a cumplimentar los datos tipo de cliente que nos servirá para clasificar a grupos de clientes y poder obtener información agrupada de clientes como las ventas por tipo de cliente, estadísticas, etc, la zona a la que pertenece, quien es el agente que le corresponde, su forma habitual de pago, así como la cuenta por defecto a la que cobraremos, su CCC bancario, el titular por si es persona distinta a la del cliente y un campo para añadir unas observaciones sobre el cliente.

Las opciones de agente, forma de envío o forma de pago podremos modificarlas desde el propio documento.
Dentro de cada una de las ventanas que cumplimentamos los datos tenemos la posibilidad de buscar, añadir un nuevo registro o modificarlo sin salir de la ventana del cliente y tener que buscar la tabla de esos datos.
Al lado de la zona podremos configurar el Orden de reparto de los clientes de la misma zona para facilitar al transportista la ruta de reparto de la mercancía. Esta ruta nos permitirá sacar los albaranes o facturas ordenados por la ruta de reparto.

La solapa OTROS DATOS es el lugar donde definiremos la fecha de alta del cliente, su cuenta contable por si es distinta a la de código de cliente, régimen de IVA al que está sujeto ( general, reducido, si lleva recargo, intracomunitario…), las retenciones que definíamos el % en la Configuración de Aplicación.
También podemos definir el número de copias que deseamos que se impriman por defecto para este cliente tanto para albarán como para las facturas. Importe mínimo para realizarle las facturas, días que tendremos que girarle los recibos separados por comas, o los meses en los que no se le podrá girar ningún recibo.
También podremos AGRUPAR recibos de distintas facturas en uno sólo, pudiendo elegir entre agruparlos todos o solamente aquellos que sea negativos contra los positivos.

El riesgo máximo son las cantidades que ese cliente queremos que como máximo nos adeude, pudiendo configurar el mensaje que queremos que nos avise y la cual el sistema no nos permitirá superar. El riesgo en curso es la cantidad que tiene pendiente en este momento nuestro cliente.. Facturar a.. , se utilizará si las facturas se girarán a un cliente distinto. En la opción formato, definiremos los tipos de facturas, albaranes, específicos para este cliente.

En la solapa CONDICIONES se indicarán los datos específicos para la venta de artículos. Definiremos las tarifas a las que estará sujeto por defecto el cliente, es decir el precio que tomará del artículo el cual le vendamos, así como los descuentos que podrá obtener de forma general. Este descuento que indicamos en la solapa de arriba es un descuento general del cliente por lo que se aplicará a todos los artículos y sumará a los descuentos que existan por línea.

También a nivel de cliente aplicaremos los rappels de venta tal y como se explicó en Archivo – Tablas Auxiliares – Rappels de Venta.
En Condiciones específicas, los descuentos se aplicarán por línea y definiremos unos descuentos especiales sobre un artículo o sobre unas familias de artículos.
Estos descuentos pueden ser descuentos en línea, descuentos incluidos ya en el precio, un importe neto del artículo, un cambio de tarifa de ese cliente en ese artículo o en esa familia o bien un incremento porcentual del coste.
Estas condiciones se podrán aplicar por volumen haciendo los tramos que se quieran y con fechas de inicio y de fin.

En la solapa de CONTACTOS podremos controlar todos los contactos e incidencias de los clientes. Estos contactos además pueden venir de un documento (pinchando en Herramientas del documento – Agenda) y acceder al documento pinchando en el número.
Esto nos permitirá visualizar desde la propia ficha del cliente cualquier contacto que hayamos tenido con él.

En la solapa de Datos Adicionales tenemos los campos que hemos creado en Archivo – Tablas Auxiliares – Datos Adicionales de clientes.

En este apartado pondremos los valores correspondientes a estos datos.

Podremos añadir todos los datos nuevos que necesitemos en la ventana de clientes.

Esta ventana es de las más importantes de la aplicación pues nos permite generar nuevos campos que no existen en la base de datos y poder listar informes filtrando por esos campos o imprimirlos en los documentos, etc.

También en la configuración del formato de edición veremos que podemos cambiar de solapa estos datos y ubicarlos en la solapa que nosotros queramos.

El botón EXTRACTO situado en la parte superior derecha de la pantalla, podemos realizar un informe personalizado sobre la situación de este cliente en un momento dado, sobre las distintas facturas, pedidos, etc.

Solamente se tendrá que indicar una serie de condiciones para restringir la búsqueda e indicar sobre que aspecto se desea realizar el informe, estableciendo si es una factura, ticket, etc.

Al completar los datos deseados, solamente tendremos que seleccionar el botón MOSTRAR y nos permitirá ver el resultado para este cliente en concreto.

En FORMATOS DE IMPRESIÓN tenemos la posibilidad de configurar los impresos de los presupuestos, pedidos, albaranes, facturas... de cada cliente en particular. Una vez que hayamos accedido a la pantalla del EDITOR tendremos la posibilidad de crear un documento nosotros mismos o bien asignar uno ya existente. Para más información sobre este apartado diríjase al APÉNDICE 1 – EDITOR DE FORMATOS y al APÉNDICE B – EVALUADOR DE FORMULAS. El botón ESTADÍSTICAS, situado en la parte superior derecha de la pantalla, le informará acerca de las compras realizadas por el cliente, así como el beneficio porcentual o en importe y las desviaciones con respecto a las previsiones estimadas. Si usted no desea disponer de esta posibilidad bastará con que en la configuración de la aplicación elimine de la solapa Parámetros las marcas de actualizar estadísticas.

Si pulsa el botón Estadísticas le aparecerá una ventana como la que se muestra:

En la parte inferior de la ventana dispone de una serie de botones que activarán o no la columna con la información correspondiente.

La columna correspondiente a “Previsión” le permitirá introducir manualmente importes de previsión de venta para su posterior comparativa.

Las estadísticas se pueden mostrar en modo gráfico pudiendo seleccionar entre múltiples formatos (barras, tarta, puntos...), así como otros parámetros como colores, posición, leyendas...

Tanto en modo gráfico como texto se podrán mostrar los importes en Euros o Pesetas. Toda la información correspondiente a Estadísticas podrá imprimirla o enviarla a otros paquetes ofimáticos para su posterior manipulación.

En el apartado de Configuración formato edición, que activaremos en el botón de la derecha del navegador, podremos configurar a nuestro gusto la ventana de Clientes. En esta solapa podremos crear por defecto la ventana de clientes con los campos predeterminados de la aplicación. En esta ventana nos aparecerán todos los campos de la ficha y en los cuales podremos seleccionar el alto, el ancho, si lo queremos hacer visible sí o no, si es de sólo lectura o si queremos hacer parada o no. Podremos además añadirle un valor por omisión con la posibilidad de aplicar scripts, documentación que viene en el APENDICE DE LA APLICACIÓN.

Además podremos cambiar las casillas de Solapa por lo que nos permite que los datos adicionales que vamos creando poder indicarle otra solapa distinta por lo que se integrarían perfectamente con las demás opciones del programa, añadir nuevas solapas o eliminar las existentes dejando la ficha del cliente adaptada como nosotros queramos.

En INICIALIZACIÓN Y FILTRO nos permite poder seleccionar a nivel sobre todo de usuario una serie de filtros a la hora de visualizar la ventana.

De manera que si me interesase que un usuario sólo accediera a la ficha de los clientes de un determinado agente pondría el ejemplo de la derecha. Esto nos da múltiples posibilidades a la hora de filtrar y de restringir cierta información pudiendo filtrar por todos los campos que pertenecen a esa ficha.

Estas configuraciones que hagamos podremos guardarlas y podrán ser a nivel de empresa o usuario.

En el apartado PERMISOS se permite definir qué acciones puede realizar cada perfil sobre los registros, como añadir, modificar, eliminar o duplicar información. Además, contempla el acceso al propio formato de edición y, si procede, la gestión de firmas, facilitando un control detallado sobre el nivel de intervención de cada usuario en la edición de datos.

La solapa OPCIONES recoge una serie de ajustes que influyen en el comportamiento operativo del formato, como la forma en que se añaden los registros o la visualización de las herramientas de trabajo. Estas opciones permiten adaptar la experiencia de edición y la disposición de la interfaz a las necesidades del perfil, facilitando un uso más ágil o más controlado según el caso.