P124 - Proyectos

La ventana de proyectos es donde trataremos toda la información relacionada con la obra o proyecto que estemos generando. En esta ventana daremos de alta los distintos proyectos que vamos generando indicando el código que será alfanumérico y la descripción del proyecto que vamos a realizar.

En la solapa General indicaremos si le vamos a asociar uno ó varios presupuestos o generamos el proyecto directamente sin venir de presupuesto. Sino viene de presupuesto tendremos que indicar el cliente al que va asociado este proyecto, la forma de pago así como la fecha de inicio prevista.

En el caso de asociarle presupuesto arrastrará el código del cliente del presupuesto y la forma de pago asociada. Podremos indicarle más de uno, controlando la aplicación que no se repitan las partidas en los presupuestos y renumerándolas automáticamente en caso de coincidir. Cuando pinchamos en el signo + de presupuestos para asociarle al proyecto el presupuesto nos saldrá una ventana para seleccionar el presupuesto que hubiésemos hecho.

Si le añadimos más de un presupuesto y las partidas entre ellos coinciden (por ejemplo en los dos presupuesto tengo el capítulo 1) la aplicación preguntará si queremos renumerar las partidas del presupuesto para evitar que éstas coincidan.

Si le indicamos que sí cambiará automáticamente las partidas en el presupuesto indicando la última que esté libre.

La ventaja de usar un presupuesto es que al indicarle el presupuesto del que viene el proyecto cargará automáticamente las distintas partidas que hubiésemos introducido en el presupuesto tanto en cantidades como en importe (solapa de análisis económico) indicando posteriormente lo realmente producido y lo que estaría pendiente y cargando todos los materiales y recursos previstos que vengan del presupuesto en la solapa de previsiones, para su posterior comparación con lo utilizado y sus desviaciones.

Por eso resulta muy cómodo el arrancar desde un presupuesto a la hora de realizar el proyecto aunque no es obligatorio pues nos puede interesar indicar directamente lo utilizado sin tener presupuesto y facturar lo que hemos imputado a la obra y no facturar lo presupuestado. En caso de arrancar con un presupuesto iríamos a Ventas – Presupuestos de clientes y generaríamos un presupuesto como por ejemplo el que aparece a continuación:

Dentro del presupuesto podemos indicar el capítulo y partida (los capítulos y partidas al igual que los materiales se definirán como artículos en la aplicación) del que se trata (con el botón de la derecha y configurar podíamos visualizar determinados campos) y podemos realizar desde el mismo presupuesto la composición de capítulos y partidas. Creando todos los subcapítulos que necesitemos y con los niveles que queramos, Indicaremos todas las mediciones que luego quedarán vinculados al proyecto. En caso de realizar certificaciones no nos dejará modificar en el presupuesto aquellas partidas que figuren en la certificación. Sí podremos añadir nuevos capítulos y partidas. Sino está certificado nos dejará modificar el presupuesto y automáticamente se actualizarán las partidas en el proyecto.

Dentro del presupuesto podremos modificar el pie y nos recalcularía todas las partidas en función al% de variación que hubiésemos cambiado en el pie. Esto nos permitirá ajustar presupuestos redondeando totales y variando automáticamente todas las partidas.

Otro tema importante es que los importes de las partidas pueden venir dadas de los materiales y recursos previstos que establezcamos en las diferentes partidas. Éstos pueden venir predeterminados desde la composición de obras (ver más adelante apartado Composición) o bien desde el propio presupuesto podremos crearlos, modificarlos o variar los materiales y recursos previstos de las diferentes partidas para que nos determinen el coste y el precio de la partida. Si accedemos dentro de presupuesto a Herramientas – Mostrar conceptos previstos nos saldrá para cada partida que nos situemos una ventana para introducir los materiales y recursos previstos (si los hubiésemos creado en la composición de obras ya nos aparecerían al introducir el artículo/ partida)

Estos conceptos que vamos añadiendo ahí nos servirán para calcular los costes y precios de las partidas y posteriormente se pasarán como previstos al proyecto para poder ver las desviaciones con respecto a lo realmente utilizado.

Si modificamos las cantidades, horas, precios o costes nos variará el coste y precio de la partida correspondiente. Todo lo que variemos ahí sólo afectará al presupuesto y no a la composición en caso de venir de una composición previa.

Los materiales y recursos previstos podremos imprimirlos según el formato que hubiéramos configurado. También si nos situamos sobre el capítulo principal nos acumulará los totales de las partidas multiplicándolos por sus cantidades para dar el total de necesidades de esos capítulos. Si por ejemplo pinchamos en el capítulo 2 nos saldría la siguiente ventana:

En ella sumaría el total de horas y de cantidades que necesitamos para ese capítulo y en las partidas nos indicará Varias cuando los materiales o recursos se utilicen en varias partidas de ese capítulo.

Otro aspecto importante dentro de los presupuestos es el apartado de MEDICIONES. Si activamos el check de mediciones en la configuración de Proyectos podremos introducir mediciones en las partidas y capítulos de los presupuestos. Para ello lo que tendremos que configurar previamente es lo siguiente:

En Archivo – Tablas auxiliares – Datos adicionales / Artículos crearemos los campos que necesitemos para las diferentes mediciones que hagamos.

Por ejemplo Ancho, Largo, Grueso…. y definiremos el tipo si es numérico y el número de decimales.

Una vez creados estos campos iríamos a aquellas partidas o capítulos que queramos definirle fórmulas para las mediciones de manera que sólo nos las pida en aquellas que le tengamos puesto medición. Si vamos a la ficha de artículos que es donde definiríamos las partidas y capítulos, en la solapa de otros datos tendremos un campo para indicar la fórmula.

Si se pincha en fórmula podríamos escribir los campos que necesitamos para hallar la cantidad y que nos pida las mediciones.

Ahí podremos utilizar las fórmulas del evaluador de fórmulas que existe en el apéndice B combinado con los datos adicionales que creemos. De esta manera una vez configuradas las fórmulas en las partidas que deseemos cuando seleccionemos esa partida en un presupuesto nos saldrá la siguiente ventana:

En esta ventana podremos ir indicando todas las mediciones necesarias de esa partida con sus unidades y nos dará el total que colocará como cantidad de la partida.

Estas mediciones además se arrastrarán a las certificaciones para ir rellenando las diferentes medidas realizadas.

Dependiendo de los campos que hubiéramos definido en la fórmula son los que nos mostrará en esta ventana. Una vez generado el presupuesto asociaremos este presupuesto o presupuestos al proyecto indicando automáticamente el cliente, la forma de pago que podremos variar e indicaremos las fechas de inicio prevista y real para que genere los plazos de las diferentes partidas y la fecha de finalización de la obra para controlar en distintos informes las que están fuera de plazo.

Otra de las opciones que vamos a indicarle es la medición que puede ser parcial o a origen. En la parcial le iremos indicando en cada una de las certificaciones las mediciones que correspondan y facturaremos esas mediciones. Si indicamos a origen calcularemos las mediciones siempre desde el principio proponiendo en las certificaciones las mediciones de la última certificación y cuando facturemos, facturará por el total y le restará el importe de la última certificación.

Por último indicaremos el tipo de obra que se trata y las observaciones que queramos detallar del proyecto.

En la solapa de CERTIFICACIONES mostrará todas las certificaciones realizadas a ese proyecto u obra así como en caso de haberlas facturado la factura que lleva asociada esa certificación. Además nos mostrará los importes de las certificaciones realizadas.

Si le damos doble clic sobre una de ellas accederemos automáticamente a la certificación y sobre la certificación podremos acceder a su origen (presupuesto) o a su destino (factura) por lo que tenemos toda la trazabilidad del proyecto mediante documentos. En la solapa de RETENCIONES de proyectos podemos establecer el tipo de retención en caso de aplicarla que vamos a tener. Podemos escoger 3 tipos de retención, una sobre la base que lo que hará es generar una factura independiente de esa retención y por otro lado la especial y total que afectarán sólo al vencimiento de la factura y no a la factura que será por el total.

Esta retención puede ser sobre la base y aplicaría la retención sobre la base de lo certificado con lo que disminuirá la base y el iva de la certificación, sobre el total en la que generará la retención sobre la base + iva y especial en la que aplicará la retención sobre la base pero no afectará al cálculo del iva que lo realizará por el total.

Dentro de las retenciones indicaremos también la condición de cobro de la retención que podrá ser (caso de ser especial o sobre el total) sobre la factura o al cierre de la obra indicando los días de devolución de la misma. En caso de indicar sobre la factura generará un vencimiento que será la retención al realizar la factura con fecha de vencimiento según le indiquemos.

En caso de indicar al cierre la retención cuando pulsemos en cierre de obra nos preguntará si queremos actualizar la fecha de los vencimientos y colocará la fecha que le corresponda según los días de devolución. En caso de que indicásemos la retención sobre la base tendremos la opción de facturar esa retención o si cerramos la obra y no se hubiese facturado nos preguntará si queremos facturarla.

Dentro de esta solapa nos mostrará las facturas asociadas al proyecto donde visualizaremos las bases, el iva, importe, la retención, lo cobrado de la factura y lo cobrado de la retención. Con doble clic sobre la factura accederemos directamente al documento por lo que tendremos la trazabilidad en todo momento con los documentos. Otra de las opciones que permite el módulo de Obras es la de llevar una AGENDA de cada una de las obras con las anotaciones que necesitemos y poder sacar posteriormente esa información tanto pasada como futura.

De todos estos contactos podemos sacar información de lo realizado, de lo no realizado y visualizar toda la agenda agrupada. Dentro de la solapa de OTROS DATOS tenemos la posibilidad de crear cualquier dato a mayores que necesitemos y no venga por defecto en la aplicación pudiendo filtrar por él posteriormente en los distintos informes que dispone la aplicación.

También será importante el poder tener asociado a un proyecto los planos, fotografía, documentos, etc necesarios para tener a mano y que simplemente con doble clic podamos acceder directamente a ellos.

Podremos asociar un archivo de cualquier tipo y pinchando sobre él lo abrirá con la aplicación que tenga asociada ese documento.

Dentro de los presupuestos que realizábamos y asociábamos posteriormente a una obra teníamos la posibilidad además de indicar las distintas partidas y capítulos, de asociar Materiales y recursos previstos a cada una de los capítulos que componen el presupuesto. Estos materiales y recursos los podemos tener ya dados de alta para cada unos de los capítulos en el apartado COMPOSICION que explicaremos más adelante.

Además en el propio presupuesto podemos ir modificando o dando de alta los distintos materiales previstos y recursos previstos que componen esos capítulos.

Para acceder a estos materiales y recursos tenemos la opción en Herramientas del Presupuesto de Mostrar conceptos previstos. Situados en cada capítulo nos mostrará todos los materiales y recursos asociados a ese capítulo en concreto pudiendo modificar cada uno de ellos.

En este ejemplo situado en el capítulo 002.001 nos muestra todos los materiales previstos que tenemos asociados a ese capítulo y todos los recursos previstos. Dentro de los materiales nos indica la cantidad necesaria por cada una de las mediciones de manera que si tenemos 150 m2 de tabique multiplicará esos 150 por los 20 mat. Ladrillo que necesitamos y por los 5 de cemento y 3 de arena. El coste lo tomará de la ficha del artículo y el precio del precio de venta que tenga asociado ese artículo a ese cliente. También nos mostrará el importe en coste y el importe en precio que resulta de cada uno de los materiales.

En los recursos también nos mostrará el recurso las horas el tipo de horario y el importe de coste que tomará del coste de imputación en la ventana de recursos y el importe de precio que tomará del precio de venta del artículo asociado a ese recurso. Es decir que si al recurso le tengo asociado en la ficha un artículo por ejemplo mano de obra y ese artículo tiene un precio será el que tome para el cálculo del importe precio. Si nos situamos sobre los capítulos principales, éstos nos darán la suma de todos los conceptos que necesitamos en función a todas las partidas. Así por ejemplo si nos situáramos en el capítulo 2 albañilería nos daría todo el sumatorio de todos los artículos y recursos que necesitamos para esa partida por lo que podremos controlar de manera ágil las necesidades de cada partida.

Todos estos materiales y recursos establecidos a cada capítulo los podemos tener pre-configurados en el apartado de composición de proyectos.

El coste y el precio de venta que supone todos los materiales y recursos de cada uno de los proyectos es lo que cargará la aplicación en el presupuesto. Es decir la partida 002.001 el precio suma 119,37 que es la suma de los precios de los materiales y recursos previstos y el coste interno 33,80 del presupuesto también lo obtenemos de la suma de los costes de materiales y recursos.

Cabe recordar que en los documentos podemos variar el pie de los mismos por lo que en los presupuestos podríamos ajustar los totales o los costes repartiendo esa variación entre todas las partidas.

Una vez que tenemos cargado esos materiales y recursos si accedemos dentro del proyecto a la solapa PREVISTOS nos mostrará todos los conceptos previstos cargados del presupuesto o introducidos directamente desde la ventana de Materiales y recursos.

En esta ventana de Previstos nos indica todos los conceptos previstos en cantidades e importes. Desde esta ventana podremos añadir nuevos materiales y recursos previstos o en caso de no venir dados en el presupuesto podríamos añadirlos directamente desde aquí. Tenemos la posibilidad de imprimir esos materiales y recursos de cara a que nuestros operarios sepan que materiales son los previstos en el proyecto, pudiendo configurar el formato de impresión desde la configuración de proyectos.

Todos estos campos los podremos configurar pinchando en el martillo de configuración, pudiendo eliminar o añadir nuevos campos tanto en cabecera (se pueden añadir campos mediante datos adicionales de documentos) como en los recursos o los materiales, indicando que campos hacemos visibles, de sólo lectura, con parada o valores por omisión. También podremos configurar el pie para ver los costes y horas de materiales y recursos o la suma de ambos. Estos formatos se pueden configurar a nivel de empresa o a nivel de usuario.

Todas las ventanas también podremos ejecutar scripts a la entrada o salida de campos o en el navegador.

En el pie de los materiales previstos nos mostrará bien por documento, por material o por recursos, las horas, los costes, y los totales.

Así desde el propio proyecto podremos saber en todo momento los costes y precios que tenemos previstos emplear en la obra o proyecto.

Todos esos campos se pueden visualizar u ocultar. Otra de las ventanas más importantes de proyectos será la de UTILIZADOS, la cual nos servirá para imputar todos los materiales y recursos reales utilizados en el proyecto y será lo que nos determine el coste real de la obra y el cual podremos comparar con el previsto.

Dentro de esta ventana nos irá mostrando la cantidad y horas de los recursos y materiales que hemos ido utilizando en el proyecto así como los costes reales y los precios reales de esa imputación lo que nos servirá también para comparar con el presupuesto que habíamos realizado a partir de los previstos.

Además de los diferentes campos para recursos y materiales que podemos visualizar tenemos también la columna de lo previsto y lo consumido para saber en todo momento cuanto llevamos consumido de material y recursos, y cuanto era lo previsto.

La imputación de estos recursos y materiales se puede realizar de diversas formas:

Una de las opciones es desde esta propia ventana ir añadiendo los diferentes materiales que se utilizan en el proyecto así como los partes de trabajo asociados a la obra. De esa manera se pueden ir creando nuevos documentos o añadir nuevas líneas en el mismo documento dependiendo si queremos trabajar con múltiples documentos o con uno sólo. Las líneas que vayamos añadiendo se podrán modificar desde esta ventana o eliminarlas.

Otra de las opciones para imputar materiales y recursos se realizará a través de la opción de IMPUTACIÓN A PROYECTOS que se verá más adelante y donde todo lo que vayamos imputando nos lo irá mostrando también en esta ventana. También podremos ir imputando materiales y recursos a través de las certificaciones que vayamos realizando. Para ello tendremos que tener marcada la opción en la configuración de proyectos el check de Actualizar Stock Certificando con lo que cuando hagamos una certificación arrastrará los materiales y recursos previstos del presupuesto y lo multiplicará por la cantidad certificada. Estos recursos y materiales se podrán ver en la certificación pinchando en Herramientas – Mostrar Conceptos Utilizados, pudiendo modificar las cantidades, eliminarlas o añadir nuevas líneas. Esta opción sólo estará disponible si en la configuración trabajamos con total horas en los recursos y no con fecha-hora entrada y fecha – hora salida.

En el ejemplo al certificar en la partida 2.1 por ejemplo multiplicará la cantidad de 45 por 20 de ladrillo, 5 de cemento y 3 de arena, y lo mismo hará con las horas de recursos. La ventana que nos aparece en Mostrar Conceptos Utilizados es la que arrastra del presupuesto.

Una vez confirmada la certificación en la solapa de utilizados de proyectos nos aparecerán estos materiales y recursos indicando el número de la certificación y accediendo mediante doble click sobre el número a la certificación por lo que tendremos la trazabilidad de esos materiales y recursos.

Si vienen de certificaciones como utilizados no nos permitirá modificar desde la ventana de proyectos esos utilizados y tendríamos que acceder a la certificación a modificarlos.

NOTA: En caso de utilizar esta opción de actualizar stock certificando ya no deberíamos imputar manualmente los recursos o materiales ó por lo menos dar de alta sólo los que no estuvieran en la certificación, sino estaríamos duplicando los materiales y recursos utilizados al estar dándolos de alta de dos maneras diferentes La última de las opciones para imputar materiales y quizás la más importante es la posibilidad desde compras de directamente imputar a una o varias obras o proyectos los materiales comprados para que nos de por utilizado esos materiales a esas obras y con los costes de compra.

De esta manera desde Albaranes y Facturas de compra iríamos indicando los artículos que estamos comprando y directamente pinchando sobre Herramientas – Conceptos utilizados le podremos indicar a que proyecto o proyectos van a ir esos materiales.

Si pinchamos estando en una línea sobre Herramientas – Conceptos utilizados nos aparecerá una ventana para poder indicar a que proyecto queremos enviar ese material, a qué partida y la cantidad que irá a ese proyecto. Una misma línea podremos indicarle varios proyectos o variar la cantidad para que el resto nos quede en el almacén como stock.

Si indicamos la cantidad total de la línea hará una entrada y salida de almacén para que no aparezca stock en el almacén y se impute contra el proyecto. Una vez que indicamos el proyecto y la partida (en caso de utilizar partidas) nos preguntará si queremos imputar ese mismo proyecto y partida en el resto de las líneas.

Esto nos facilitará el que si un documento de compra va entero a un proyecto, no tengamos que ir línea por línea imputando al mismo proyecto.

De esta manera el coste del documento será el que refleje en la ventana de proyectos.

Todo lo que imputemos desde compras nos lo mostrará en la ventana de utilizados de proyectos, indicando el número de albarán o factura de proveedor del que procede y con doble click accederíamos al documento de compra. Lo que se impute desde compras no permitirá modificarlo directamente sobre el proyecto y habría que ir al documento de compra a modificarlo.

Tenemos la posibilidad de imprimir esos materiales y recursos de cara a que nuestros operarios sepan que materiales son los utilizados en el proyecto, o bien poder imprimir los partes y materiales enviados a una obra, permitiendo imputar un documento nuevo por día para imprimir cada día lo utilizado, pudiendo configurar el formato de impresión desde la configuración de proyectos.

Todos estos campos los podremos configurar pinchando en el martillo de configuración, pudiendo eliminar o añadir nuevos campos tanto en cabecera (se pueden añadir campos mediante datos adicionales de documentos) como en los recursos o los materiales, indicando que campos hacemos visibles, de sólo lectura, con parada o valores por omisión. También podremos configurar el pie para ver los costes y horas de materiales y recursos o la suma de ambos. Estos formatos se pueden configurar a nivel de empresa o a nivel de usuario.

Todas las ventanas también podremos ejecutar scripts a la entrada o salida de campos o en el navegador.

En el pie de los materiales utilizados nos mostrará bien por documento, por material o por recursos, las horas, los costes, y los totales.

Así desde el propio proyecto podremos saber en todo momento los costes y precios que tenemos reales en la obra o proyecto.

Todos esos campos se pueden visualizar u ocultar. En caso de haber realizado un presupuesto como en el ejemplo anterior y asociarlo a un proyecto en la solapa ANALISIS ECONÓMICO nos mostrará todas las partidas que figuran en el presupuesto indicando las mediciones previstas de cada una de ellas, el importe del presupuesto, la cantidad construida e importe construido (es decir lo certificado), la cantidad que queda pendiente por certificar, el importe pendiente de certificar, los costes previstos (todo lo que viene de materiales y recursos previstos), los costes utilizados (los materiales y recursos reales) y el% de desviación entre el coste previsto y el coste real.

En la parte de arriba nos indicará los totales del presupuesto, de lo certificado, lo facturado, costes previstos, los costes reales y las desviaciones.

Los costes que vayamos imputando a una partida nos lo colocará en la propia partida y el resto de costes que no le hubiéramos indicado partida nos añadirá la final una línea que pondrá Sin partida con el coste acumulado de todos los materiales y recursos sin partidas asociados.

De esta manera directamente desde el proyecto y en una sola ventana podremos visualizar la situación del proyecto, viendo los costes del mismo y lo realizado para ir controlando las diferentes desviaciones que tengamos en el proyecto. Todas estas solapas de proyectos las podremos configurar si queremos que aparezcan o eliminar aquellas que no vamos a utilizar.

En el navegador superior podremos buscar una determinada obra, duplicar una obra o bien configurar el formato de ventana de proyectos.

Si accedemos al formato de edición podremos crear por defecto el formato que viene en la aplicación o arrancar con uno nuevo.

En caso de utilizar por defecto nos mostrará en la parte inferior las solapas que podremos configurar pudiendo añadir o eliminar solapas.

En la parte del medio nos mostrará todos los campos que aparecen en la ventana de proyectos pudiendo filtrar los de sólo una solapa.

En estos campos podemos indicar el alto, ancho si lo vamos a querer visible o no, si van a ser de sólo lectura o voy a hacer parada, así como un valor por omisión o script en cada uno de los campos y a que solapa pertenecen.

Dentro de permisos podremos configurar si permitimos acceder a esta ventana o en opciones la posibilidad de establecer filtros por los campos de proyectos como por ejemplo que sólo salgan los proyectos de un determinado cliente.

Dentro de los proyectos nos mostrará el coste previsto de los materiales y recursos previstos así como su precio de venta previsto y según imputemos lo realmente realizado irá mostrando el coste utilizado en el proyecto y el precio utilizado los cuales nos servirán para ver las diferencias tanto en costes como en precios entre lo previsto y lo utilizado.

En el botón de la parte de arriba de CIERRE DE OBRA podremos cerrar una obra la cual en caso de tener retenciones pendientes nos pedirá bien cambiarles la fecha de vencimiento bien facturarlas según la opción de cobro que tuviésemos configurada.

Una vez cerrada no nos dejará ni modificar el proyecto ni imputar nuevos recursos o materiales a esa obra ni realizar nuevas