P112 - Objetos a reparar

Dentro de reparaciones daremos de alta los objetos a reparar. Dentro de esta opción estableceremos el código y el nombre del objeto ó artículo a reparar, en este caso hemos elegido una impresora y estableceremos el código y el nombre que definen esa impresora, en caso por ejemplo de un taller de automóviles podríamos indicar en código la matrícula del vehículo y en nombre la descripción del mismo, con lo que a la hora de buscar una reparación la podremos buscar por ese código establecido.

Además indicaremos a que propietario ó cliente pertenece ese objeto pudiéndolo dar de alta en la misma ficha de objeto a reparar y aquellos datos adicionales que nos interesen reflejar del objeto en cuestión.

Los datos adicionales será uno de los aspectos más importante puesto que dependiendo a la actividad que nos dedicamos a reparar necesitaremos crear unos determinados campos para asociar a la ficha. (En este ejemplo tenemos pues el fabricante, el año… si fuera por ejemplo un taller podríamos crear la fecha de fabricación, el modelo, el nº bastidor….)

También disponemos de un campo de observaciones para especificar en él lo que queramos.

La orden de reparación será donde daremos de alta la reparación a realizar la cuál podrá venir de un estilo ó podremos darla de alta directamente.

En la orden de reparación daremos de alta la descripción y el objeto a reparar (bien sea un equipo, un coche...). Este objeto lo buscaremos si ya lo tenemos dado de alta o podremos añadirlo directamente desde esta solapa.

La descripción que nos aparece del objeto a reparar (en este ejemplo pone Nº de serie) la podíamos definir en la configuración de la reparación.

También indicaremos el cliente o propietario del objeto así como podremos indicar otro cliente en el caso de que el pagador ó propietario sea distinto.

Tendremos la posibilidad de indicar la fecha en la que nos entra el objeto y la fecha de entrega señalada.

Podremos indicarle el estado o fase en la que se encuentra el objeto a reparar. También disponemos de un campo para las observaciones.

En caso de provenir de un Estilo todos estos datos así como los Costes previstos ya nos lo rellenaría automáticamente. En la cabecera además del navegador habitual en la aplicación disponemos de la búsqueda de fabricaciones pudiendo buscar por código, descripción, fecha…ó también por cliente, clientes varios, por el objeto a reparar o por cualquier campo que hubiésemos creado a través de los datos adicionales.

Disponemos de la opción de Generar una nueva reparación pudiendo asignarle un estilo al igual que hacíamos situándonos en estilos de reparaciones pero en este caso desde la misma ventana de la reparación.

Si generamos una reparación a través de un estilo nos arrastrará todos los datos del estilo a la reparación, es decir pasará todos los materiales y recursos previstos a la orden de reparación para poder llevar el control y las desviaciones de los mismos.

Asimismo podremos imprimir la orden de reparación a nuestros operarios en un formato que previamente podremos configurar. Este formato lo configuraremos en la configuración de formatos de reparación.

También en la cabecera de la orden podremos imprimir los materiales necesarios en la orden. En este informe podremos visualizar las necesidades de materiales que tenemos para esa orden de reparación y el stock que tenemos actualmente. De esta manera nos indicará la diferencia de stock que tendremos en caso de no tener stock suficiente para reparar y por tanto lo que necesitaríamos pedir para cubrir la orden de reparación.

En la cabecera podremos dar por FINALIZADA la orden de reparación. Esto bloqueará la orden y evitará el introducir nuevos materiales o recursos por error en la orden que hubiésemos finalizado.

Asimismo si configuramos la ventana de reparación se le puede añadir un filtro para que sólo mostrase las órdenes de reparación pendientes y las que hubiesen finalizado ya no las mostrara. Desde la opción GENERAR podemos generar de manera automática un presupuesto, albaran y factura a partir de una reparación. Esta es una de las opciones más importantes de Reparaciones al permitir poder generar un documento directamente desde la reparación.

Si pulsamos generar reparación nos hará una reparación nueva a partir del estilo que seleccionemos.

Si indicamos Presupuesto nos realizará un presupuesto a partir de los materiales previstos y de los recursos previstos de la reparación.

Si indicamos Albarán o Factura nos generará el documento en función a los materiales y recursos utilizados y en función a como configurásemos en Reparaciones si queremos desglosar las líneas o agruparlas.

Si indicamos que queremos generar por ejemplo una factura nos presentará una ventana como la que se muestra a continuación.

En ella indicaremos la serie, número en caso de que quisiésemos uno en concreto, la fecha y la forma de pago.

Al darle a aceptar nos creará una factura con los materiales y recursos utilizados que estén pendientes de facturar. Una de las particularidades importantes que disponemos es que podremos seguir añadiendo nuevos materiales y recursos en la misma orden de reparación y cuando volvamos a facturar o albaranear, generará un nuevo documento con los materiales y recursos nuevos que estén pendientes de enviar a un documento.

De esta manera en una misma orden de reparación nos permitirá generar varios documentos creando de cada vez el documento con lo utilizado pendiente de enviar a albarán o factura.

Una vez que aceptamos nos generará la factura con las líneas de los materiales y con los artículos que tengamos asociados a los recursos que intervienen en la reparación (ver Movimientos – Recursos).

En Origen del documento nos indicará de qué reparación provienen y con doble click podremos acceder directamente a la reparación.

En caso de tener configuradas las equivalencias de los datos adicionales nos pasaría a la factura los valores de los datos adicionales que hubiésemos vinculado por lo que también podríamos visualizar desde la factura los campos del objeto a reparar y de la reparación así como los datos adicionales de ambos.

Al pasar a un documento las observaciones que hubiésemos puesto en la reparación también pasarían como observaciones del documento. También las observaciones de los materiales y recursos también se arrastrarían como observaciones de línea en los documentos.

Si imprimimos la factura nos mostraría el origen y los materiales y recursos empleados en la reparación por lo que quedaría facturada directamente la orden de reparación.

Una vez generada la factura ésta quedará emitida por lo que si queremos modificarla tendremos que anular la emisión de la factura y volver a facturar o cambiar la reparación.

Dentro de la reparación podremos también modificar todos los campos de cabecera de la factura para definir todo lo que necesitemos a la hora de facturarla o albaranearla.

Si pinchamos sobre el martillo en la orden de reparación tendremos la configuración de la reparación y nos aparecerá la ventana para configurar las distintas solapas (pulsamos crear por defecto) En dicha ventana nos aparecerán todos los campos de la cabecera de los documentos (almacén, agente, portes, forma de pago, forma de envío, descuentos de cabecera, régimen de iva…) por lo que podremos hacerlos visibles para modificar lo que queramos en la cabecera de los documentos antes de generarlos.

De esta manera como el documento que viene de una reparación no podemos modificarlo al tener un origen de una reparación y haber ya descontado stock en la propia orden, podremos desde la reparación crear la cabecera del documento como nosotros queramos.

Así si guardamos el formato de pantalla y hacemos visibles los campos nos saldrá en la solapa de general todos los campos que disponemos en la cabecera de documentos, con lo que tendríamos una total integración entre la reparación y el documento que generemos.

Todos los campos que rellenemos pasarán a la cabecera de las facturas por lo que es en la propia reparación donde podemos rellenar los valores de los diferentes campos.

Si generamos un albarán o factura no nos dejará modificar los materiales y recursos que van en eses documentos. Sí nos permitirá crear nuevos pero para modificar los existentes ya facturados tendríamos que eliminar el documento asociado En la opción de Otros Datos podemos rellenar los datos adicionales que hubiésemos creado en la Reparación. Estos datos se creará en Archivo- Tablas Auxiliares – Datos adicionales Reparación. Así pues cualquier campo que necesitemos para las órdenes lo podríamos crear para trabajar posteriormente con él indicando incluso valores permitidos.

En esta solapa además podremos incluir todos los documentos externos que queramos vincular a la Orden de Reparación como pueden ser planos, fotos, manuales… Con doble clic accederemos de manera rápida a esos documentos asociados.

En la solapa de Fases definiremos el tipo de trabajo de la orden de Reparación el cual si procediera de un estilo nos arrastraría el tipo de trabajo así como las fases y tiempos en función al inicio de la orden de trabajo.

En caso de tener definidas las fases en el tipo de Trabajo nos las creará o también las podremos crear o modificar directamente desde la orden de reparación.

Se indicará también la fecha de inicio y de fin de las distintas fases.

Estas fases se podrán copiar además de otro tipo de trabajo ó bien de otra reparación que tengamos dada de alta. En la solapa de DOCUMENTOS nos indica los documentos asociados que tiene una reparación como puede ser a un presupuesto, un albarán o una factura. Podremos asociar una misma reparación a varios documentos facturando siempre los materiales y recursos utilizados que estén pendientes de enviar a un documento.

Esto facilitará que con un doble clic accedamos directamente al documento asociado para consultarlo.

En este ejemplo la reparación está asociada a un albarán y dos facturas realizadas a través del proceso de Generar. Pinchando dos veces accederemos a las facturas en cuestión.

En el apartado AGENDA tendremos un eficaz control de todas las averías o contactos de nuestros agentes pudiendo visualizar de una forma cómoda aquellas que tengamos pendientes o estén realizadas con respecto a esa orden de reparación.

También podremos indicar la duración del contacto así como el tipo de contacto y la fecha de solución.

Habrá un campo para establecer todas las observaciones que queramos.

En PREVISTOS especificaremos los materiales y recursos que tenemos pensado utilizar en esa orden de reparación. Todas estas solapas las podremos configurar para que no aparezcan en caso de no utilizar previstos y directamente indicar lo utilizado.

En esta ventana podremos asociar más de un documento a una reparación (si se lo hemos indicado en la configuración que trabajamos con múltiples documentos) pudiendo escoger la serie de documentos. En el navegador podremos buscar los documentos introducidos en la orden, eliminarlos o eliminar una determinada línea.

En el caso de materiales incluiremos de que almacén nos saldrán, la cantidad que utilizaremos, costes (propondrá el coste de la ficha del artículo), el precio (propondrá el precio asociado al cliente incluyendo si utilizamos tarifas por cliente) y descuentos. También desde la propia línea podremos ver el margen y beneficio de esos materiales así como la fase en la que se utilizarán en caso de trabajar con fases. También podremos indicar por línea observaciones de los materiales así como datos adicionales de artículos

En el apartado de recursos podremos dar de alta aquellos empleados o maquinaria que pensamos utilizar en la reparación, así como la fase en la que van a intervenir y el tiempo utilizado en ella en horas y el tipo de hora, dándonos el coste de ese recurso en función a los costes por hora que le tengamos en la ficha del recurso e indicando el precio de venta en función al precio del artículo asociado en la ventana de recursos a ese tipo de hora que imputemos. Automáticamente en función del horario y de las horas la aplicación nos calculará el coste y precio empleado en esa reparación. También podremos indicar por línea observaciones de los materiales así como datos adicionales de recursos. Tanto los materiales como los recursos pueden venir automáticamente de los estilos de reparación en caso de haber generado la orden a través de un estilo.

Tenemos la posibilidad de imprimir esos materiales y recursos de cara a que nuestros operarios sepan que materiales emplear en la reparación, pudiendo configurar el formato de impresión desde la configuración de reparación.

Todos estos campos los podremos configurar pinchando en el martillo de configuración, pudiendo eliminar o añadir nuevos campos tanto en cabecera (se pueden añadir campos mediante datos adicionales de documentos) como en los recursos o los materiales, indicando que campos hacemos visibles, de sólo lectura, con parada o valores por omisión. También podremos configurar el pie para ver los costes y horas de materiales y recursos o la suma de ambos. Estos formatos se pueden configurar a nivel de empresa o a nivel de usuario.

Todas las ventanas también podremos ejecutar scripts a la entrada o salida de campos o en el navegador.

En el pie de los materiales previstos nos mostrará bien por documento, por material o por recursos, las horas, los costes, beneficios, base imponible, descuentos, impuestos y totales.

Así desde la propia reparación podremos saber en todo momento los costes y precios que vamos a facturar y el beneficio obtenido en esa reparación.

Todos esos campos se pueden visualizar u ocultar. Una vez previstos los materiales y recursos los podremos pasar a utilizados de una forma ágil mediante el botón de Generar utilizados pudiendo escoger varias opciones, bien pasando los materiales a utilizados, los recursos, la línea seleccionada o pasando el documento completo de recursos y materiales. Las cantidades previstas las enviará a utilizados descontando el stock en el almacén. Desde la ventana de utilizados podremos modificar esas cantidades y la siguiente vez que volvamos a generar como utilizado sólo enviará las cantidades o líneas que estuvieran pendientes. Si ya no hay nada que enviar de previsto a utilizado nos avisará que no se ha enviado nada.

Esta opción de pasar desde previstos a utilizados nos agilizará el tener que introducir como utilizados los recursos y materiales y de ésta manera sólo tendremos que modificar desde utilizados las cantidades u horas que realmente hayamos empleado en la reparación.

El pase de recursos previstos a utilizados mediante esta opción sólo se permitirá si en la configuración de las horas tenemos seleccionado Indicar total horas. En la solapa de UTILIZADOS daremos de alta aquellos materiales, empleados o máquinas que han participado realmente en la orden de reparación, así como las cantidades y el tiempo de utilización de los mismos.

En el caso de materiales incluiremos de que almacén nos salen, la cantidad que utilizamos, costes (propondrá el coste de la ficha del artículo), el precio (propondrá el precio asociado al cliente incluyendo si utilizamos tarifas por cliente) y descuentos. También desde la propia línea podremos ver el margen y beneficio de esos materiales así como la fase en la que se utilizarán en caso de trabajar con fases. Podremos indicar por línea observaciones de los materiales así como datos adicionales de artículos

En el apartado de recursos podremos dar de alta aquellos empleados o maquinaria que utilizamos en la reparación, así como la fase en la que van a intervenir y el tiempo utilizado en ella en horas y el tipo de hora, dándonos el coste de ese recurso en función a los costes por hora que le tengamos en la ficha del recurso e indicando el precio de venta en función al precio del artículo asociado en la ventana de recursos a ese tipo de hora que imputemos. Automáticamente en función del horario y de las horas la aplicación nos calculará el coste y precio empleado en esa reparación. También podremos indicar por línea observaciones de los materiales así como datos adicionales de recursos. Estos materiales y recursos podrán venir dados de alta de los previstos ó podremos darlos de alta manualmente desde la propia orden (se podrán dar de alta también desde imputación de reparación (ver más adelante) o en el caso de los recursos desde la propia ficha del recurso) indicando las cantidades de los materiales y las horas y el horario utilizado en el caso de los recursos. Automáticamente en función del horario y de las horas la aplicación nos calculará el coste empleado en esa reparación.

La diferencia con respecto a los previstos nos lo reflejará como desviación. Asimismo el coste y precio de los recursos y materiales utilizados será el que figure en la solapa de otros datos como coste actual y precio actual

En el caso de materiales, una vez introducidos los artículos que utilizamos especificaremos el almacén y la cantidad empleada la cuál la aplicación automáticamente nos la dará de baja del almacén.

En el pie de los utilizados nos mostrará bien por documento, por material o por recursos, las horas, los costes, beneficios, base imponible, descuentos, impuestos y totales.

Así desde la propia reparación podremos saber en todo momento los costes y precios que vamos a facturar y el beneficio obtenido en esa reparación.

Todos esos campos se pueden visualizar u ocultar, así como imprimir los materiales y recursos que hemos utilizado.