O43 - Presupuestos de clientes

Desde Presupuestos de cliente gestionaremos las ofertas presentadas a nuestros clientes actuales o potenciales que en el caso de ser aceptadas, se convertirán en un Proyecto.

Las posibilidades en este documento son muchas y dependiendo de lo que estemos presupuestando - no es lo mismo presupuestar unos materiales, que presupuestar una obra completa - es posible que necesitemos crear capítulos, partidas, previstos, mediciones... 

Para la creación de una nuevo presupuesto de clientes disponemos de un navegador con el que podrá añadir un nuevo presupuesto pulsando el “+”, eliminar un documento completo con el "-", buscar con la lupa, configurar la ventana con los campos que se deseen, eliminar una línea  ó desplazarlos por las líneas para arriba o abajo si no queremos utilizar las flechas o el ratón.

Es importante que para eliminar una línea no pulsemos sobre el menos ("-") ya que borraría el documento completo. El botón para eliminar línea es el de la rejilla con una x roja: 

 

Dependiendo de la configuración de pantalla que hayamos definido en la configuración de la aplicación o del usuario dispondremos de mayor o menor número de datos. En el ejemplo que se muestra a continuación están algunos de los campos posibles, teniendo en cuenta que podremos prescindir de alguno de ellos o añadir nuevos campos que ya figuren o bien crearlos a través de datos adicionales tanto de documentos (para la cabecera) como de artículos (para las líneas). 

En cualquier caso SQL Obras no nos obligará a trabajar de un modo concreto. Si simplemente realizo presupuesto de materiales o servicios concretos, por ejemplo, podría simplificar mi pantalla de presupuestos dejando visibles simplemente los datos que necesito:

Según vemos en ambas pantalla, aún siendo la misma opción de SQL Obras, su diseño puede cambiar dependiendo de las necesidades de la empresa y la configuración que pongamos en dicha ventana.

Puesto que los datos visibles dependerán de la configuración de la empresa, comentaremos algunos de los campos habituales:

Serie/Número; podrá dejarlo vacío, en cuyo caso SQL OBRAS numerará automáticamente, si teclea una serie y deja el número de presupuesto en blanco, el programa pondrá automáticamente el número de presupuesto correspondiente a la serie. Si la serie no existe SQL OBRAS emitirá el mensaje “Serie Inexistente. ¿Desea Crearla?”. Si responde afirmativamente creará de forma automática la serie en el apartado de series.

Rev.; Versión del presupuesto. La primera vez, por defecto, asignará la versión 1. Si duplicamos el presupuesto podemos ir creando distintas revisiones.

Fecha del presupuesto; Por defecto aparecerá la fecha del sistema. Podrá poner la fecha que desee y en caso de duda podrá consultar el Calendario pulsando el botón que aparece en la parte derecha del campo o pulsando la tecla “F3” o en función a la tecla que tenga configurada.

Cliente; Indicará el código del cliente que le realice el presupuesto. Puede hacer un doble click sobre este datos o o la tecla “F3” y le aparecerá una ventana donde podrá seleccionar un cliente determinado, pudiendo acceder por diferentes criterios (código, nombre...). Si el cliente no existe podrá utilizar el código de Clientes varios que haya indicado en Configuración -> Aplicación -> Maestros (por defecto el cliente 1) o crear un nuevo cliente si estamos seguros de querer darlo de alta ya en nuestra base de datos.

 

Almacén; Interesa indicar este almacén si queremos vincularlo ya inicialmente a uno de nuestros diferentes almaces y así también poder ver el stock que hay actualmente en el mismo. Aunque no vayamos a utilizarlo podemos indicar el almacén principal o general.

Agente; En este campo podemos indicar el técnico, responsable o comercial que gestiona el presupuesto. Suele ser un dato interesante a la hora de realizar algún tipo de consulta sobre el mismo o incluso calcular comisiones en el caso de que se trate de un comercial.

Forma de Pago; Indicará la forma de pago concertada con el cliente para este presupuesto. Por defecto mostrará la forma de pago habitual establecida con este cliente. Si necesita localizar otra forma de pago que no sea la que le aparece por defecto pulse la tecla “F3” o el botón que aparece en la parte derecha del campo.

Descuentos; Esta previsto para los casos en los que el presupuesto tenga un descuento global para todas las líneas. Estos descuentos pueden ser en cascada y en ese caso deberá separarlos por el signo “+”. Por ejemplo en el caso de poner “5+2+1”, el cálculo a realizar será que al total del presupuesto le aplicará el 5% de descuento, al valor resultante después de aplicar el descuento aplicará el 2% y lo mismo posteriormente con el 1%. Este descuento lo aplicará siempre después de aplicar el descuento de línea que se explicará más adelante.

Descuento P.P.; Es el descuento a aplicar según la forma de pago. Por defecto aparecerá especificado en la forma de pago de el presupuesto, pudiéndolo cambiar a otro cualquiera. Este descuento será el último en aplicarse en el presupuesto, y nunca se tendrá en cuenta a nivel estadístico.

Moneda; Especifica la moneda en la que se está realizando el presupuesto.

Régimen de IVA; Dentro del propio documento podremos el régimen de IVA si es distinto al que el cliente tiene indicado en su ficha. Es importante indicarlo correctamente antes de facturar o certificar pues será el que el programa proponga como régime de la factura: general, reducido, inversión en sujeto pasivo...

Origen y destino: Estas casillas nos indicarán cual es el origen o destino de cada una de las líneas en que estamos situados, pudiendo mediante un doble clic sobre la casilla acceder al documento en cuestión de origen o destino. Esto permitirá tener una trazabilidad total de todos los documentos así como su relación con destinos u orígenes.

Proyecto: Si el presupuesto es aceptado crearemos o vincularemos un proyecto al presupuesto. Si ya teníamos el proyecto simplemente lo buscaremos y seleccionaremos con un doble click sobre este dato o pulsando F3. Si queremos crearlo en este momento, pulsaremos sobre el signo + que figura al lado del código de proyecto.

Seguimiento: Nos permite llevar un control del estado de seguimiento del presupuesto. Dichos estados son configurable por la empresa, podrían ser por ejemplo: pendiente envío, pendiente aceptación, aceptado, rechazado...

Descripción: Título que le ponemos al presupuesto para facilitar su búsqueda e identificación.

Gastos generales, beneficio industrial y baja: Estos porcentajes se suelen utilizar, por ejemplo, en ofertas de licitación. De hecho en ciertas importaciones de presupuestos en BC3 ya nos vienen dados. Al pie del presupuesto veremos los importes que suponen estos porcentajes.

 

Una vez introducidos los datos de cabecera pasaremos a las líneas de detalle del documento. En este apartado, igual que en el anterior, podrá configurar los campos que desee utilizar. Debemos tener en cuenta que lo que vemos en pantalla no tiene por qué coincidir con lo que el cliente verá en su oferta. Por ejemplo, en pantalla puedo tener visibles los datos de coste previsto, beneficio... pero eso no figura en el presupuesto que yo emito a mi cliente.

Algunos datos frecuentes son:

Capítulo: Es una numeración que asigna directamente SQL Obras si la dejamos en blanco, aunque también podemos indicarlo manualmente o podría haber venido dada si hemos importado el presupuesto de algún tipo de archivo, por ejemplo, Fiebdc3.

Artículo; Es el código del artículo o partida que desea incluir en el documento. El tamaño del código permite hasta 40 dígitos alfanuméricos. Si desea localizar el artículo/partida a través del nombre o código podrá pulsar la tecla F3 y se presentará una ventana en la que podrá seleccionar el artículo deseado. También podemos teclar el código y SQL nos irá mostrando los artículos cuyo código comienza de ese modo, o podemos dejarlo en blanco si no tenemos este dato creado y no nos interesa hacerlo, cubriendo manualmente el resto de campos de la línea.

Nombre; Indica el nombre del artículo y situándonos en este campo y pulsando F3 o con doble clic podremos buscar los artículos por nombre. Si no se establece código permite escribir en nombre sin tener que dar de alta el artículo pero sin controlar estocajes. También podemos teclear el inicio del nombre y así SQL nos mostrará los que comienzan por dicho texto, o poner algún texto y pulsar CTRL+Flecha derecha y así nos mostrará todos los artículos/partidas que contienen dichos caracteres. Si tecleamos el nombre del artículo manualmente, debemos recordar que luego podemos tener el campo Observaciones para la descripción larga del mismo.

Cantidad; Es el número de unidades que estamos ofertando. Por defecto podrá seleccionar algún número determinado aceptando el punto del teclado como numérico. Esta cantidad podría venir dada de la medición si es el caso. El número de decimales que acepte dependerá de la configuración de la aplicación.

Coste; Es el precio de coste previsto del artículo o partida. No es un dato obligatorio, pero si lo tenemos podemos ver los márgenes y beneficios previstos. Este coste puede ser introducido manualmente, puede venir del artículo, o puede tratarse de una partida con previstos/descompuestos en cuyo caso nos propondrá el coste previsto de los mismos.

%Ben ; Es el porcentaje de beneficio que queremos aplicar al artículo o partida. Si estamos trabajando con artículo/partidas codificadas ya nos arrastrará su valor, pero podremos modificarlo manualmente, calculando así SQL Obras el precio de venta.

Precio; Es el precio de venta unitario del artículo o partida. Este precio será sin incluir IVA. Según estemos trabajando o no con previstos/descompuestos, este precio puede ser la suma de la venta de los mismos, o un precio que nosotros indiquemos para la partida manualmente. También nos lo propondrá SQL si indicamos porcentaje de beneficio o beneficio.

Descuento; Es el% de descuento a aplicar al precio anteriormente especificado.

Importe; Es importe tras mutiplicar la cantidad por el precio de venta y aplicar el descuento. No incluirá Gastos generales, beneficio industrial ni baja en caso de tenerlos definidos.

Observaciones; Es la descripción larga del artículo/partida. Puede ser modificado para cada caso sin que repercuta a nuestra base de datos ni a otros presupuestos.

 

En el pie del presupuesto encontramos:

Coste: Nos dará el coste total previsto del documento en función de los costes previstos que hayamos indicado en el presupuesto.

Beneficio: Indicará la diferencia prevista entre los costes y la base imponible para obtener el beneficio en importe. ambién si está en modo edición la casilla podremos colocar un% de beneficio a todo el documento, recalculando automáticamente todas las líneas.

% beneficio: Lo mismo que el apartado anterior pero nos lo indica porcentualmente. También si está en modo edición la casilla podremos colocar un% de beneficio a todo el documento, recalculando automáticamente los nuevos precios de venta e importes de todas las líneas.

Bruto: Será el coste bruto del documento que estamos realizando. En caso de que esté solo lectura NO podríamos ajustar ese importe.

Base Imponible: Indicará el coste del documento incluidos los descuentos. Podremos modificar ese importe y recalculará el precio de venta e importe de las líneas.

Total: Indica el total del documento con los impuestos incluidos. También en caso de sólo lectura no, podremos modificar el total y recalculará todas las líneas.

Hay que recordar que es posible que en función de la configuración de esta pantalla algunos de estos datos estén marcados como de "Solo lectura", por lo que no nos permitiría modificarlos salvo que desmarquemos dicha casilla en la Configuración.

Hay un serie de teclas o "atajos" que pueden resultar muy prácticas en presupuestos y en otros documentos en el manejo de sus líneas de capítulos y/o partidas:

CTRL+INS: Insertar una nueva línea en medio de otras existentes.

CTRL+Flecha Derecha: Colgar una partida del capítulo o subcapítulo de la línea anterior. 

CTRL+Flecha Izquierda: Si queremos que la partida o subcapítulo actual no cuelgue del nivel anterior

CTRL+Flecha Arriba:  Subir una posición la línea actual

CTRL+Flecha Abajo:  Bajar una posición la línea actual

 

Al seleccionar con el botón derecho del ratón, nos mostrará los distintos campos que pueden ser visualizados en pantalla así como una serie de opciones de parametrización. ORDENAR POR nos permitirá ordenar las líneas del documento por Código, nombre, cantidad, precio, importe o ubicación.

 

 

También con el botón de la derecha del ratón accederemos a indicar si se deben o no visualizar los costes y beneficios por lo que podemos ver en todo momento lo que le estamos ganando a cada presupuesto pudiendo rectificar el coste o beneficio de ese documento. 

Si en el menú anterior, optamos por la opción CONFIGURACIÓN nos mostrará la siguiente ventana: Desde la parte superior del menú anterior podemos realizar las siguientes funciones:

Nuevo; para crear un nuevo formulario de pantalla, Abrir una configuración ya existente, Guardar para grabar el fichero que estoy modificando, Permisos para dar accesos a los usuarios a distintas posibilidades y Opciones para configurar el comportamiento de esta ventana.

A esta ventana accederemos también desde el botón Configurar de la barra de herramientas del propio presupuesto, o a través de la configuración de los formatos de edición y ventana.

 

En esta ventana de configuración podremos seleccionar en los campos de cabecera, líneas o pie si queremos hacer ajustable la columna, si lo queremos hacer visible si o no en la pantalla, si van a ser de sólo lectura por lo que no nos permitirá modificar esos campos. También indicaremos si hacemos parada sí o no y el ancho mínimo de los campos. Además en la cabecera podremos indicar en caso de tener puesto la cabecera pequeña si queremos que nos pida el campo al añadir un documento.

En el apartado de valor por omisión podremos poner un valor por defecto para que rellene el campo o podremos indicar un script. En el apartado de pie nos permitirá que si hacemos los campos como de Sólo lectura “no” podremos modificar los importes de pie del documento, tales como coste,% beneficio, beneficio, bruto, base imponible y totales de documentos de compra.

Si seleccionamos la opción PERMISOS, dispondremos de una ventana con una serie de opciones entre las cuales podremos escoger cuales le permitiremos utilizar a los usuarios de la aplicación.

 

En el podremos indicar si le damos permiso para añadir series o poder añadir documentos, o modificarlos ó eliminar documentos ó bien si puede acceder a los formatos de pantalla ó de impresión.

Estos formatos se pueden guardar a nivel actual (sólo para este momento) usuario (usuario actual) o empresa (todos los usuarios) por lo que podremos tener configurados distintos permisos y distintas pantallas para cada uno de los usuarios. 

Con EDITAR FORMATO podemos modificar el formato de impresión que hayamos seleccionado. De no ser el que nos interesa, podemos cambiarlo en la siguiente opción:

En SELECIONAR FORMATO, podemos cambiar el archivo del formato de impresión, y optar por otro de los seleccionados para ese documento.

 

Con este menú también podemos copiar o duplicar el capítulo o partida en la que estemos posicionados en el presupuesto antes de pulsar botón derecho, y luego posicionarnos en otra línea o incluso en otro presupuesto, y con botón derecho nos permitirá Pegarlo.

 

 

Según como tengamos configurados los permisos de esta pantalla de presupuestos, es posible que en la parte derecha de la misma tengamos el desglose de previstos de la partida:

Esta ventana también se puede visualizar desde Herramientas del presupuesto -> Mostrar Conceptos previstos. Desde aquí podemos crear, consultar o modificar el desglose de los previstos de la partida o descompuesto según sea el caso.

 

También dependiendo de la configuración podríamos tener visibles las mediciones de cada partida en la parte inferior derecha de la pantalla, o abrirla puntualmente en cada partida desde Herramientas del presupuesto -> Mediciones.

 

En el menú superior de presupuestos también encontramos las opciones habituales de todos los documentos de SQL Obras

Además de los botones de navegación ya comentados al inicio, contamos por tanto con las opiciones de:

Emitir: Permitirá seleccionar el formato entre los que la empresa, usuario, serie y/o cliente tengan configurados, ya que se pueden establecer por cualquiera de estos criterios. Estos formatos pueden haber sido seleccionados desde la Galería de formatos de impresión que encontraremos en Configuración -> Formatos -> Impresión -> Venta -> Presupuestos, pudiendo incluso hacer cambios sobre ellos o nuevos diseños.

Enviar a: Permite enviar el presupuesto a pedido, albarán o factura. Podemos enviar el presupuesto completo o las líneas que seleccionemos, si tenemos marcado en la Configuración de presupuestos el permiso de Seleccionar líneas al enviar.

Vistas: Si disponemos del módulo de Bussiness Intelligence tendremos accesibles desde aquí las Vistas asignadas a presupuestos de cliente que hayan activado para nuestro usuario.

Herramientas: Veremos un desplegable con multitud de opciones relativas al presupuesto actual, desde opciones de importación de presupuestos, generación de ofertas/pedidos a proveedor, reajustes, entregas a cuenta, etc. Como son muchas opciones, se verán con  más detalle en Herramientas de presupuestos.

Es posible que en el lateral derecho de esta pantalla figure una barra de herramientas. Esto dependerá de si en la Configuración de presupuesto tenemos activado en Opciones "Mostrar herramienta derecha". Al tener tantas opciones disponibles en Herramientas, podemos configurar esta barra con las más utilizadas por nuestra empresa/usuario. Por tanto podemos colocar en este menú cualquier de las opciones de Herramientas pulsando botón derecho del ratón sobre ellas y entrando en  Configurar o desde el menú de Configuración -> Formatos de edición y ventana -> Presupuestos -> Herramientas. Podrá eliminar opciones o añadirlas, si selecciona el nombre de la opción que habremos consultado previamente en Herramientas del presupuesto.