O26 - Proyectos – DistritoK

La ventana de Proyectos es uno de los elementos más importantes de SQL OBRAS. Desde ella se centraliza toda la información económica, documental y operativa de una obra, permitiendo realizar un seguimiento completo desde la fase de presupuesto hasta su finalización y actuando como centro de control de cada obra o proyecto.

Al igual que en los otros documentos, dispone de un navegador que le permitirá avanzar, retroceder, añadir, eliminar o buscar proyectos por diferentes criterios, duplicar un proyecto o cambiar su código y que lo cambie en los documentos en los que figure. Estos botones funcionan con el mismo criterio que podrá encontrar en otros documentos como pedidos, facturas, albaranes, etc. En el caso de Proyectos hay un nuevo icono: un recuadro con una "check". Esta opción le permitirá establecer una plantilla de Autorización de pedidos y/o facturas de proveedor para este proyecto.

Además también es posible mediante el botón "Cerrar proyecto" marcarlo como tal cuando llegue el momento, o abrilo de nuevo si lo habíamos cerrado indebidamente o es necesario volver a abrirlo.

Esta opción de Cerrar proyecto implica que SQL Obras marcará el proyecto como tal y por tanto impedirá que se hagan imputaciones contra el mismo (albaranes de proveedor, horas de recursos, etc). Si se hubiese quedado traspapelada alguna imputación sería necesario pulsar de nuevo en este botón, que pondría "Reabrir proyecto" para que nos lo permita. Además al pulsar sobre Cerrar proyecto nos cubrirá automáticamente la Fecha fin, salvo que previamente la hayamos cubierto nosotros manualmente.

Esta fecha, además de informativa, puede ser relevante si el proyecto tiene Retenciones por garantía cuyo vencimiento se calcula a partir de la Fecha cierre. De hecho al Cerrar proyecto, en el caso de este tipo de retenciones, el programa nos preguntará si queremos actualizar el vencimiento de las mismas, calculando en ese caso el vencimiento de las retenciones con los días que hayamos indicado en la solapa de Retenciones a partir de la fecha que hayamos puestos como Fecha fin.

En la parte izquierda de la ventana podemos ver el apartado de Categorías de proyectos. Esto estará visible si en la Configuración de la ventana de Proyectos hemos activado "Mostrar árbol de Categorías". Estas categorías pueden ser definidas desde Archivo -> Categorías y nos permiten tanto clasificar los proyectos para facilitar su localización como clasificarlos para poder hacer Análisis económicos de los mismos, incluso por fechas, por lo que son muy interesantes. También es posible activar un proyecto en varias de las categorías. Esto lo haremos en la solapa de Categorías.

El código de proyecto puede ser autonumérico si así lo indica en Configuración -> Aplicación ->Proyectos, aunque realmente es un campo alfanumércio, por lo que si lo preferimos podemos incluir caracteres alfabéticos.

Podemos vincular un banco de precios al proyectos para así facilitar las búsquedas de partidas en sus presupuestos, yendo más directos a ver las partidas de dicho banco de precios cuando entremos en las búsquedas de partidas del presupuesto.

Si se trata de un proyecto para "estudio interno" y deseamos excluirlo de los Gastos generales en el Informe de Beneficio con Gastos generales, podemos marcar la casilla "Excluir Gastos Generales". Así no computarán sus costes ni posibles ventas en dicho informe.

Cada una de las solapas disponibles en la ventana de proyectos aporta una visión específica de la información almacenada, permitiendo controlar aspectos económicos, productivos, documentales y administrativos desde un único lugar. Conocer el contenido y finalidad de cada una de las solapas es fundamental para aprovechar todo el potencial de SQL OBRAS y realizar un seguimiento preciso de la rentabilidad y evolución de cada proyecto.

A continuación se indica un breve resumen de cada una de ellas, pero podemos acceder al detalle de las mismas pulsando sobre el título de cada una.

General

La solapa General contiene los datos identificativos del proyecto.

Desde aquí podremos consultar:

Código del proyecto.
Descripción de la obra.
Cliente asociado.
Estado del proyecto.
Fechas principales.
Presupuestos vinculados.

Esta información constituye la base sobre la que se apoyará el resto de la gestión. Un mismo proyecto puede estar asociado a uno o varios presupuestos, incluyendo revisiones o modificados realizados durante la ejecución de la obra.

Certificaciones

La solapa Certificaciones recoge todas las certificaciones emitidas al cliente.

Desde esta ventana es posible consultar:

Número de certificación.
Fecha de emisión.
Importe certificado.
Situación de facturación.
Estado de cobro.

Esta información permite conocer en todo momento qué parte de la obra ha sido certificada y cuál es la situación económica de cada certificación.

Retenciones

En esta solapa se gestionan las retenciones aplicadas por el cliente.

Normalmente estas retenciones corresponden a garantías contractuales que serán liberadas una vez finalizada la obra y cumplidos los plazos establecidos.

Desde aquí podremos consultar:

Importe retenido.
Certificación de origen.
Fecha prevista de liberación.
Estado de cobro.

Esto facilita el control de cantidades pendientes de recuperar.

Fabricaciones

En esta solapa se podrán consultar las órdenes de fabricación vinculadas al proyecto.

Nos mostrará:

Fecha de la orden
Número de la orden de fabricación
Descripción de la misma
Código de artículo a fabricar
Cantidad del artículo a fabricar
Cantidad fabricada
Orden finalizada o no finalizada

Pulsando sobre la línea de la orden de fabricación podremos acceder directamente a sus datos en el módulo de Fabricación.

Reparaciones

En esta solapa se podrán consultar las órdenes de fabricación vinculadas al proyecto.

Nos mostrará:

Fecha de la orden
Número de la orden de fabricación
Descripción de la misma
Código de artículo a fabricar
Cantidad del artículo a fabricar
Cantidad fabricada
Orden finalizada o no finalizada

Pulsando sobre la línea de la orden de fabricación podremos acceder directamente a sus datos en el módulo de Fabricación.

Agenda

La solapa Agenda permite realizar el seguimiento de todas las incidencias y gestiones relacionadas con la obra.

Aquí se registran:

Llamadas.
Reuniones.
Seguimientos.
Incidencias.
Tareas pendientes.
Anotaciones de obra.
Avisos periódicos
Alarmas para determinados usuarios
...

La información queda integrada con la agenda general y el CRM, facilitando el control de las comunicaciones realizadas durante la vida del proyecto.

Otros Datos

La solapa Otros Datos permite almacenar información complementaria del proyecto.

Dependiendo de la configuración de la empresa, puede incluir:

Campos personalizados (Datos adicionales).
Documentación, ficheros y/o carpetas externas relacionadas con el proyecto.

Esta solapa actúa como repositorio de información adicional que no tiene cabida en el resto de apartados.

Previstos

La solapa Previstos muestra los conceptos procedentes del presupuesto de la obra.

Aquí encontraremos:

Mano de obra prevista.
Materiales previstos.
Maquinaria prevista.
Subcontratas previstas.
Costes indirectos previstos.

Esta información representa el estudio económico inicial de la obra y sirve como base para posteriores comparaciones con los costes reales.

Utilizados

La solapa Utilizados refleja los consumos y costes reales imputados al proyecto.

Incluye información procedente de:

Partes de trabajo.
Albaranes.
Facturas.
Imputaciones de costes.
Subcontratas.

En otras palabras, esta solapa muestra lo que realmente se ha consumido o ejecutado durante la obra.

Su comparación con los datos previstos permite detectar desviaciones económicas.

Análisis Económico

La solapa Análisis Económico constituye uno de los cuadros de mando más importantes de SQL OBRAS.

Desde aquí podemos analizar, a nivel general del proyecto: Importe facturado a cliente, Importe cobrado, porcentaje de beneficio, importe de beneficio (resta entre importe facturado menos coste utilizado).

Además tenemos en la línea superior los totales del proyecto correspondientes a importe proyectado (venta prevista del presupuesto/s activo/s en el proyecto), porcentaje certificado, importe certificado al cliente, porcentaje construido, importe construido (mismo que certificado de facturación o lo indicado como certificación de producción si es el caso), porcentaje pendiente de construir, importe pendiente de construir, coste previsto indicado en los presupuestos, coste producción (multiplicación de la cantidad producida por su coste previsto), coste utilizado (realmente imputado a la obra a través de compras, recursos, etc), desviación (coste previsto menos coste utilizado), mismo desviación pero en porcentaje, y porcentaje de desviación entre el coste utilizado y el coste de lo producido.

Esta misma información la tenemos en la parte inferior de la pantalla desglosada por capítulos, partidas según hayamos hecho la definición del presupuesto/ activo/s y de la imputación de costes. Podemos abrir, si es el caso, dichos niveles para verlo al detalle que nos interese.

Con estos datos podremos evaluar la rentabilidad de la obra y detectar posibles desviaciones antes de que afecten al resultado final.

Evolución

La solapa Evolución ofrece una representación gráfica de la situación del proyecto.

Evolución deimporte proyectado/presupuestado a cliente.
Evolución de certificaciones.
Evolución de importe facturado al cliente.
Evolución de cobros a cliente.
Evolución de costes previsto.
Evolución de coste utilizado.

Esta información facilita la interpretación rápida de la situación del proyecto y la toma de decisiones.

Documentos

La solapa Documentos muestra toda la relación de documentos introducidos en SQL Obras pertenecientes en su totalidad al proyecto actual. Podrá consultar:

. Presupuestos, pedidos, certificaciones de facturación y de producción, facturas de cliente

. Presupuestos, pedidos, albaranes y facturas de proveedor.

. Certificaciones de subcontrata

. Movimientos y recuentos de almacén.

Tanto podemos configurar esta pantalla para que ya nos muestre el detalle de cada uno de los documentos al desplazarnos por ellos, como entrar en el propio documento pulsando un doble-click sobre él.

Períodos

La solapa Períodos permite analizar la información económica de la obra distribuida en intervalos de tiempo.

Habitualmente se utiliza para:

Seguimiento diario, mensual o trimestral.
Control de certificación por periodos.
Control de costes por periodos.
Comparación de evolución económica.

Gracias a esta información es posible estudiar cómo evoluciona la obra a lo largo de su ejecución en cuanto a la planificación tamporal.

Subcontratas

La solapa Subcontratas está orientada al control de los trabajos externalizados.

Desde esta ventana podremos indicar las subcontratas que vamos a gestionar en el proyecto y realizar el seguimiento de:

Contratos de subcontratación.
Retenciones por garantía.
Importe contratado.
Certificaciones recibidas.
Facturas recibidas.
Pagos realizados.
Saldo pendiente.

Este control permite verificar en todo momento la situación económica de cada empresa subcontratada y comparar lo contratado con lo realmente ejecutado, consultar sus certificaciones, facturas, retenciones por garantía...

Contratos

La solapa Contratos nos muestra los datos correspondientes a los contratos vinculados al proyecto actual. Puede tratarse de contratos de mantenimientos, servicios, alquileres, etc., y es interesante cuando los importes a facturar son periódicos y repetitivos ya que podremos automatizar su facturación posterior.

Desde esta ventana podemos consultar datos como:

Número de contrato
Fecha
Cliente
Fechas de inicio y fin del servicio
Forma de pago
Instalación vinculada....

Pero realmente el usuario puede establecer qué datos desea consultar desde esta solapa y además, haciendo un doble click del ratón sobre el contrato puede entrar directamente a consultarlo.

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