O1 - Control de acceso

Al entrar en SQL OBRAS la primera ventana que se encontrará será la de selección de empresa. En ella deberá indicar la empresa a la que desea acceder simplemente seleccionándola con el ratón o desplazándose con las flechas a la misma. Verá que puede desplegar la empresa y ver un año. Habitualmente en SQL Obras no se crean nuevos ejercicios con el cambio de año, por lo que es probable que este año simplemente se corresponda con el de creación de la empresa en SQL Obras y por tanto no necesitemos seleccionarlo para entrar.

El sistema de selección se realiza a través de un árbol de carpetas, en el cual el nivel inferior será la empresa y en el inferior indicará el año.

Una vez seleccionada la empresa deberá identificar el “USUARIO” y la “CLAVE” de acceso al programa. En la instalación incial del programa probablemente no se hayan incluido usuarios, por lo que en este caso tanto el dato de Usuario como el de Clave se dejarían en blanco y se pulsaría simplemente Aceptar para entrar.

Además de seleccionar la empresa en la que desea trabajar, si pulsa sobre el deplegable “Empresa” que aparece en la parte superior de la ventana, podrá ver más opciones disponibles, concretamente podrá:

Nueva empresa: crear una nueva empresa. Si selecciona esta opción y le interesa copiar la configuración y usuarios de otra empresa existente, debería posicionarse sobre dicha empresa antes de pulsar la opción “Empresa – Nueva empresa”. De este modo aparecerá una ventana en la que le permitirá indicar si quier copiar la configuración y usuarios de la empresa en la que se encontraba posicionado antes de entrar en esta opción. Desde aquí podrá indicar el nombre de la nueva empresa y SQL Obras le propondrá el nombre del directorio y la ruta donde guardará la base de datos para esta nueva empresa. También nos aparece el año, y propondrá el actual, pero esto es simplemente informativo.

Luego deberemos seleccionar cuál es la situación de la empresa con respecto al Reglameno VeriFactu. Podrá indicar si tiene que aplicar el Reglamento VeriFactu y, en este caso, indicar si es una empresa contribuyente o No contribuyente, y también la fecha en la que queresmo que SQL Obras comienza a realizar los envíos, esto se indica en “Comenzar a enviar los registros de Facturación desde fecha”. Encontrará un apartado específico para VeriFactu con más información al respecto. Si la empresa no tiene que aplicar el Reglamento VeriFactu debe marcar la casilla al efecto y luego seleccionar en las opciones disponibles la particular de la empresa.

En la parte inferior de la pantalla permitirá seleccionar si queremos copiar la configuración y/o usuarios de la empresa en la que estábamos posicionados al entrar a Crear nueva empresa, cuyo nombre nos muestra también en esta ventana. Si seleccionamos “Copiar configuración”, se copiará la configuración de pantallas (formatos de edición), configuracion de la aplicación (“Configuración” – “Aplicación”, y configuración de enlace contable (“Configuración” – “Enlace contable”). Tenga en cuenta que no se copiarán otro tipos de datos como por ejemplo Datos adicionales, Datos maestros, Series, etc, aunque esto tendrá la oportunidad de hacerlo posteriormente en el menú de “Utilidades” - “Copiar datos de otra empresa”. Si seleccionamos “Copiar usuarios” copiará los usuarios y claves de la empresa que nos propone. De no hacerlo, no se crearán usuarios y entraremos en la nueva empresa dejando estos datos en blanco, pudiendo crearlos posteriormente. Finalmente pulsaremos el botón “Iniciar” si queremos crear la nueva empresa según los datos especificados o “Cancelar” en caso contrario.

Nuevo año: en SQL Obras no es habitual ya que las obras/proyectos pueden pasar de un ejercicio a otro y no es frecuente que todas las obras en curso finalicen en un ejercicio y en el siguiente comiencen sólo nuevas obras. Abriríamos nuevo año si interesase crear un nuevo ejercicio pasando tan solo los datos maestros y documentos pendientes, pero no tendríamos la información completa de las obras/proyectos que pudiesen pasar de un ejercicio a otro.

Eliminiar año seleccionado: borraría todos los datos de dicho año, pero tenga en cuenta que si no han creado años distintos, y por tanto tiene un único año, se eliminarían todos los datos de la empresa, por lo que se trata de una opción de la que se debe estar muy seguro antes de ejecutarla.

Actualizar todas las empresas: es interesante si se ha realizado alguna actualización de SQL Obras que requiera actualizar la estructura de datos y tiene varias empresas dadas de alta en SQL Obras. De este modo se actualizarían todas sin tener que ir entrando en cada una de ellas y pasar el proceso.

Descargar empresa de ejemplo le permitirá descargar de la web de Distrito K los datos de una empresa de ejemplo que podrá utilizar para sus prácticas o pruebas, sin tener que utilizar las empresas reales.

Mostrar usuario y contraseña: se puede activar para que al abrir SQL Obras nos pregunte el usuario y contraseña, o desactivarlo para que omita estos datos, por ejemplo, porque no estamos trabajando con usuarios definidos en SQL Obras.

Mostrar ruta empresa le permite ver en la ventana de entrada la ruta donde se guarda la base de datos correspondiente a la empresa en la que se haya posicionado.