O4 - Artículos

En este apartado podrá introducir los diferentes capítulos, partidas o artículos que desee gestionar. Tanto se puede tratar de materiales unitarios como de servicios, partidas con previstos o capítulos compuestos de distintas partidas.

Al igual que en los otros apartados de Archivo, dispone de un navegador que le permitirá avanzar, retroceder, añadir, eliminar o buscar artículos por diferentes criterios, duplicar un código ó cambiar el código de un artículo y que lo cambie en los documentos en los que figure. Estos botones funcionan con el mismo criterio que podrá encontrar en clientes, proveedores, almacenes, agentes, etc. En el caso de Artículo hay un nuevo icono que no está disponible en otros Archivos. Se trata del icono con la bandera, que le permitirá establecer datos del artículo en otros idiomas y así poder utilizarlos posteriormente en formatos de impresión.

El artículo debe tener un código identificativo que puede ser alfanumérico, aunque también según la configuración de la aplicación puede hacer que SQL Obras proponga el código numérico que corresponda. Tendrá un nombre o descripción corta que luego podrá ser ampliada en la pestaña de Otros datos.

Dispone de varias pestañas: General:

Empezaremos seleccionando la familia a la que pertenece dicho artículo, esto implica poder posteriormente realizar búsquedas de artículos por familia, ver estadísticas, informes, establecer condiciones con clientes y/o proveedores, asignar una cuentacontable….

Dentro de los costes del artículo tenemos varias casillas. La primera, “Coste”, es el coste principal del artículo y que SQL tomará cuando se realice una salida de almacén o cuando en un documento incluyamos este artículo. Por ejemplo, en un presupuesto de cliente, para así ver qué margen aplicamos o qué precio de venta. La actualización de este campo se establece en la Configuración de la Aplicación, en la pestaña de Compras-Ventas.

Último coste muestra la última compra de este artículo, el coste destino sería la última compra más los portes y gastos varios que tuviera ese artículo, el coste medio nos da la media de todas las compras y el coste ponderado, hace la ponderación entre la última compra y la valoración de stock que tenemos en ese momento (stock por coste ponderado).

Mediante el campo Calcular tarifas aplicando, podremos establecer si para el cálculo de la tarifa queremos indicar un porcentaje de beneficio sobre el coste, o aplicar un descuento sobre el precio de venta.

En el apartado de precio podremos indicarle un porcentaje de beneficio ideal, que nos serviría posteriormente para actualizaciones del precio de venta, un porcentaje de beneficio, un beneficio, y SQL Obras calculará el precio de venta, o introducir el precio de venta directamente. En PVP verá el precio con iva.

En estos apartados podremos establecer un beneficio mínimo, que tendrá un comportamiento condicionado según lo que hayamos establecido en Configuración aplicación, pestaña de Maestros. En el apartado de Tarifas, podremos establecer las distintas tarifas, con las que nos interesa ofertas este artículo o partida en función del cliente. Estas tarifas las damos de alta en Archivo – Tarifas. En cada una podremos indicar su% de beneficio, precio de venta,% beneficio ideal…

En la solapa OTROS DATOS, se establecerán las etiquetas que se generarán para su envío, si ponemos 10, cada 10 artículos generará una etiqueta, la unidad de medida, los decimales de la unidad si existiese y los de coste y de precio en los que podrá ser distinto los costes a los que se compre y a los que se venda. Además configuraremos el coste que queremos que se actualice el artículo en caso de ser distinto al de la configuración, pudiendo escoger entre el último coste, coste de destino, coste medio, ponderado o precio – descuento. Indicaremos también el coste por punto verde o envase ecológico.

También tendrá que determinarse si está o no descatalogado y si no lo está a que catálogo pertenece y la ruta del formato de catálogo.

En la casilla de fórmula podremos realizar cálculos para hallar la cantidad en los documentos, es decir mediante la utilización de los datos adicionales de artículos podremos por ejemplo crear 2 datos adicionales de artículo ancho y largo e introducir en la fórmula ancho * largo, de manera que cuando le demos valores a esos datos en los documentos nos calculará automáticamente la cantidad del artículo.

En el botón de Enlace contable podemos asignar directamente la cuenta del enlace contable de ese artículo. Por ejemplo si tenemos el artículo mano de obra le podríamos indicar la cuenta contable 70500000 para que la enlazara a esa cuenta. Si pulsamos en la casilla tipos de IVA nos desglosará una ventana como la que se muestra a continuación en la que podremos configurar los tipos de IVA con los que podrá trabajar el artículo sobre el que estamos situados.

Así podremos configurar distintos IVA para las compras que para las ventas indicando el % que previamente se configura en Opciones – Configuración Aplicación - Impuestos.

Además podemos establecer el % de IVA normal  y el % en caso de trabajar con IVA reducido. Aplicará uno u otro en función del régimen que tenga asociado el cliente o proveedor. Si indicamos Régimen general aplicará el IVA normal y en caso de indicar reducido en la ficha del cliente o proveedor aplicará el IVA reducido del artículo.

La solapa CATEGORÍAS WEB permite indicar la marca del artículo, en caso de que este dato sea de su interés. Estas marcas pueden ser creadas directamente desde esta casilla, pulsando el signo más (+) o desde Archivo - Artículos - Marcas. Además en esta ventana podrá incluir el artículo en su categoría web si usted dispone del módulo de Commerce.

La solapa PROVEEDORES le servirá para indicar los distintos precios que le ofrecen sus proveedores por cada artículo, permitiéndole posteriormente seleccionar a que proveedor comprar en función del coste de cada producto. Para incorporar los precios en este apartado deberá previamente tener creados a sus proveedores.

Además del precio de coste que le practica cada proveedor podrá indicar la referencia que utiliza el mismo para referenciar el artículo, pudiendo así realizar entradas de mercancía utilizando el código de artículo del proveedor que se refleja en su albarán.

Con las diferentes entradas de mercancía el programa actualiza el precio de última compra, tanto de forma general como particularmente la última compra de cada proveedor. Indicaremos en amarillo cual es el proveedor por defecto del artículo para posteriormente poder realizar pedidos automáticos en función del proveedor por defecto.

Cada vez que registremos una compra a un proveedor nos pondrá como referencia de coste el que figure en esta ficha si existe el proveedor, en caso de no existir tomará el coste general de la ficha del artículo.

Desde la configuración de la aplicación indicaremos también el comportamiento que deseamos que tenga la aplicación en este apartado en cuanto a que ya incorpore directamente el proveedor y precio a la ficha del artículo al registrar un albarán o factura y que pida o no su referencia.

La solapa ALMACÉN permite indicar si deseamos o no llevar control de stock de dicho artículo o incluso si queremos gestinar su stock en otra unidad de medida alternativa, con su equivalencia, o vincularlo (padre/hijo( con otro código de artículo, que será ese mismo en distinta unidad de medida.

También podrá consultar su stock y disponibilidad por cada uno de sus almacenes, y establecer stocks mínimos e ideales para poder realizar posteriormente informes o pedidos en base a dichos datos.

En la pestaña de FOTOGRAFÍAS pueden insertar las imágenes vinculadas al artículo, que además podrán ser utilizadas en formatos de impresión como presupuestos.

La solapa EQUIVALENCIAS tiene como finalidad proponer otros productos similares al deseado. En la ficha del artículo en cuestión deberá indicar los diferentes artículos similares para que en las operaciones de compra o venta se los proponga en el caso de que no tenga stock del artículo indicado.

Antes de indicar las equivalencias deberá crearlas como artículos y posteriormente relacionarlos entre sí.

Cada vez que introduzca un artículo equivalente le preguntará si quiere expandir esa referencia a todos los artículos, es decir si a su vez el equivalente que estamos introduciendo en su ficha también tendrá el artículo que estamos poniendo.

Estas equivalencias nos permitirán que por un lado sino tenemos stock suficiente de un producto la aplicación nos sugiera los artículos equivalentes, y por otro lado mediante una tecla rápida podremos acceder a la ventana de selección de los artículos equivalentes de un producto desde documentos por lo que podremos buscar de manera muy cómoda esos artículos y ver sus precios, stocks, etc sólo mediante una tecla configurable sin tener que ir buscando uno a uno. Así si por ejemplo nos piden un artículo podremos mostrarle todos sus equivalentes con sus precios para que elija cual quiere.

 En la solapa CONDICIONES, podrá determinar unas de condiciones establecidas para los clientes o por los proveedores. Se podrá establecer una oferta de un% de descuento en línea, descuento incluido en el precio, un importe neto ó un incremento porcentual sobre el coste para aquellos clientes que realicen una compra de N unidades de producto, y para un período de tiempo determinado. A través de intervalos de ofertas se pueden realizar distintos descuentos por volumen.

Otro tipo de condición que estableceremos es sí queremos poner un artículo como regalo por lo que cuando vendamos por ejemplo este bolso automáticamente pondrá la camiseta como regalo con precio 0 pero sí sumará el coste para disminuirlo de los beneficios.

La otra posibilidad es asociar un artículo por lo que pondrá ese artículo pero ya con precio y coste. Si dejamos la cantidad del artículo regalo o asociado a 0, regalará o asociará tantos artículos como cantidad del que estamos vendiendo.

También se podrá establecer las distintas comisiones que se llevan los agentes, en función de la tarifa del cliente o del tipo de agente que marcábamos en la ficha. El apartado de tarifa que aparece con el nombre pertenece a aquellos clientes a los que se les vende a PVP.

La solapa de COMPOSICIÓN se utilizará para aquellos casos en los que interese, por ejemplo, vincular partidas a un capítulo, de modo que al poner el capítulo en el presupuesto nos aparezcan ya las partidas vinculadas desde esta pestaña, pudiendo luego realizar cambios en el propio documento. También se podría utilizar para indicar los subcapítulos habituales de un capítulo.

No se utilizará para indicar los previstos o unitarios de la partida, pues para ello se utilizaría la solapa de Materiales y recursos. 

En la pantalla adjunta podemos ver un ejemplo con un posible capítulo de costes indirectos, con partidas por distintos tipos de gastos, en los que su vez en el documento o en la propia partida podremos indicar el detalle de previstos de cada una de ellas.

La pestaña de MATERIALES Y RECURSOS permitirá indicar los materiales, personal, maquinaria o porcentuales previstos para la ejecución de una partida. También en esta pestaña podrá indicar el banco de precios y capítulo o subcapítulo al que quiere vincular dicha partida o unitario. Incluso podrá vincularlo a más de uno.

En el detalle de los materiales y recursos seleccionaremos por cada línea la naturaleza del mismo, su código, y luego indicaremos la cantidad necesaria por cada unidad de la partida. 

El precio de coste de la partida será el precio de coste de la suma de sus componente. El comportamiento a la hora de calcular el precio de venta de la partida dependerá de la configuración que hayamos seleccionado en la Configuración de la Aplicación, en Maestros, Cálculo automático de precios de compuestos.

Tengan en cuenta que estas partidas pueden ser utilizadas en los documentos, como presupuestos, haciendo directamente cambios sobre sus datos en el mismo sin alterar la partida original ni documentos donde se haya utilizado.

En la pestaña de DATOS ADICIONALES podemos consultar, actualizar o eliminar los valores de los datos adicionales de cada artículo. Estos datos adicionales habrán sido definidos previamente en Archivo, Datos adicionales, Artículos. De este modo podemos crear los datos que echemos en falta en nuestros artículos porque puedan ser muy particulares de nuestra actividad y por tanto no figuren en los datos "por defecto" de la ficha de artículo.

La pestaña de CATEGORÍAS permite establecer en qué categorías queremos clasificar nuestro artículo. Presenta la ventaja de poder etiquetarlo en más de una. De este modo podemos tener, por ejemplo, un artículo como 

etiquetado en Mecanismos, Electricidad, Mantenimiento... lo que puede facilitarnos posteriormente las búsquedas y selección de artículos por los que estén etiquetados en uno en concreto.

Cuando queramos realizar una BÚSQUEDA DE ARTÍCULOS lo haremos pulsando sobre el botón de la lupa, cuando en el documento nos pida código de artículo o en la propia ficha del artículo, pulsando la tecla de función configurada para ello, por defecto F2 o con un doble click en el código de artículo o nombre de artículo del document. Entonces accederemos a la siguiente pantalla:

Además las solapas de la parte superior de la pantalla nos permitirán restringir por cada uno de los campos indicados, pudiendo buscar además de código y nombre por familia, proveedor, datos adicionales, códigos de barra, etc. Una vez elegida la solapa podremos clicar en el título de cada una de las columnas para que el texto escrito en la barra inferior de búsqueda sea efectivo en esa columna.

La barra inferior de búsqueda nos permite realizar búsquedas parciales, escribiendo parte del nombre o cualquier palabra que contenga el artículo clicando en la flecha de la derecha (búsqueda parcial).

En la parte superior de la pantalla tenemos el botón Herramientas (martillo) que nos llevará a la pantalla de Configuración de selección de artículos, y cuyo desplegable nos permitirá elegir qué configuración realizaremos: Opciones, columnas, mostrar sólo artículos con stock.

La configuración de opciones se refieres a las solapas superior y podremos deshabilitar aquellas que no tengan relevancia en nuestro sistema de búsqueda de artículos. 

La configuración de columnas gestiona la visibilidad de las mismas y su ancho. Las flechas ascendente y descendente de la parte superior de esta ventana de configuración permiten desplazar dichos campos. Al final del listado de campos también podremos visualizar los datos adicionales creados para el maestro Artículos.

Cabe recordar que el primer campo (columna) será el predeterminado para la búsqueda cuando cliquemos el botón de la lupa de artículos, asimismo, esta configuración se aplica únicamente al usuario, pudiendo existir diferentes configuraciones de búsqueda y ordenación de campos.