C102 - Configuración

Al entrar en el menú de CONFIGURAR APLICACIÓN se encontrará con varias solapas, las cuales, le permitirán acceder a varios submenús para configurar el programa.

La primera es EMPRESAS donde se rellenarán las casillas con los datos de la empresa (Nombre Comercial, Razón Social, Dirección, C.P., Teléfono, Fax, E-Mail, Logotipo, etc). si tenemos indicado un logotipo, podremos integrarlo en la configuración y de este modo, ese logotipo podrá aparecer en los informes que generemos. La segunda solapa corresponde a PARÁMETROS donde se indicará:

En el apartado desglose, el usuario elige el nivel de desglose que se utilizará a la hora de realizar la codificación del plan de cuentas. Al crear la empresa la aplicación crea por defecto el nivel de desglose desde el 2 al 5, pero son susceptibles de modificación por el usuario, excepto los niveles 2, 3 y 4 que son obligatorios para la correcta formulación de las cuentas anuales.

En la parte correspondiente a existencias tendremos que anotar las cuentas sobre las que se tiene que registrar el aumento y las disminuciones de las existencias, para cada agrupación contable de existencias

En la parte de Pérdidas y Ganancias indicaremos la cuenta sobre la que se va reflejar el resultado determinado tras la regularización de ingresos y gastos del ejercicio contable si no está correctamente informada se producirá un error a la hora de sacar balances o preparar cierres.

En la casilla solicitud de datos para Iva se indican las cuentas contables a utilizar para cliente y proveedor genérico que nos permitirán, sin necesidad de dar de alta una cuenta contable para el interlocutor, abrir una ventana de captura de datos para poder introducir los datos fiscales de ese cliente y proveedor cuando registremos una factura.

Para poder introducir las cuentas, pulse con el ratón sobre la lupa que aparece a la dcha. de la opción y elija la cuenta deseada. La manera de insertar una cuenta desde teclado, será avanzando por el menú con la tecla tab y cuando se esté posicionado encima de la casilla en donde se está interesado en la introducción de la cuenta se pulsa la tecla F3, donde se desplegará un menú para poder elegir la cuenta deseada. Las cuentas seleccionadas se separarán entre sí con comas.

EJEMPLO: La cuenta 43000000, 40000000; son las cuentas de clientes varios y proveedores varios sobre las que la aplicación, entiende que tiene que calcular el IVA y por tanto solicitará los datos anagráficos de esas cuentas(NIF, Razón social...).

Al igual que el apartado anterior, la aplicación solicita el grupo de cuentas sobre las que tiene que introducir la opción de datos anagráficos en la solapa de cuentas, (Son datos referentes a la identificación de los Clientes, Proveedores, etc., que al usuario de la aplicación le interesa conocer como puede ser NIF, Razón social, Dirección, Teléfonos, etc). Se indicarán los grupos de cuentas sobre los que se desea activar la gestión de datos anagráficos separándolos por comas.

En el apartado de asientos nos mostrará a nivel informativo cual es el último asiento y el debe y haber del diario.

La opción de Otros Datos permite configurar distintos mensajes (información, aviso, confirmación, error). Así en avisar descuadre dpto. nos sirve para si queremos que avise si existe descuadre entre departamentos y el diario, es decir si introducimos un importe en un asiento y tiene departamentos, nos avisará si el importe que colocamos en el departamento y el que figura en el asiento es distinto. Otro mensaje que podemos configurar es el relativo a la existencia de descuadre en el asiento. SQL CONTA nos permite si queremos dejar un asiento descuadrado para corregirlo posteriormente, pudiendo avisar de ese descuadre (aviso, información o confirmación) o prohibiendo el dejarlo descuadrado (mensaje de error).

En la opción fecha de cierre virtual podemos indicar una fecha para cerrar ficticiamente la contabilidad y nos avise (o nos impida) en caso de introducir un asiento con fecha anterior. Así por ejemplo nos sirve por si tenemos cerrado un trimestre de Iva, que nos avise el programa si introducimos un asiento con fecha anterior al trimestre.

La opción fecha cierre virtual IVA nos permite indicar una fecha de registro contable que avise (o impida) grabar registros en los libros de IVA con fecha anterior a la especificada en dicho campo.

Otra de las opciones disponibles es la de Control de modificaciones que permitirá registrar en un LOG todas las modificaciones que se vayan haciendo en la aplicación incluyendo el usuario que lo realizó. Este apartado resulta especialmente útil por temas de la ley de protección de datos al permitir controlar todas las operaciones que se van realizando en la aplicación.

También en los parámetros de configuración, otra de las opciones que podemos configurar en SQL CONTA es la de indicar el tipo de departamento con el que vamos a trabajar: lineal, múltiple y porcentual:

Lineal: Permite asociar a cada apunte del diario un determinado departamento. Multiple: Podemos a un mismo apunte asociar varios departamentos. Para ello, una vez seleccionada en la configuración que vamos a trabajar con Múltiple, en el mantenimiento de las cuentas marcaremos el nuevo check que aparecerá al lado de la descripción para aquellas cuentas sobre las que queremos indicar que se nos solicite departamento cada vez que se utilicen en un asiento, lo que hará que se abra una ventana para la asignación de departamentos y la aplicación de importes, una vez registremos un valor en el campo importe. Porcentual: indicaremos los% para cada departamento de aquellas cuentas que configuremos. De esta manera cuando en el diario introduzcamos esa cuenta colocará automáticamente el importe porcentual que corresponda a cada departamento.

La opción de asignar factura IVA desde, nos permitirá rellenar automáticamente el campo Nº Factura del cuadro del registro de IVA, a partir del valor Documento apunte correspondiente al campo documento del asiento de diario, o bien si éste último está en blanco, extrayendo de la descripción apunte.

La opción de establecer un margen de días al autoconciliar nos permitirá que al usar la herramienta de conciliación bancaria se puedan puntear registros que coincidan en el fichero y en nuestra contabilidad, y cuyas fechas de anotación respectivas se encuentren distanciadas entre sí en no más de los días establecidos en el margen.

La casilla de Propagar fecha apuntes en registro de IVA permite que, si modificamos la fecha de apunte en una de las líneas del asiento, dicha fecha puede quedar aplicada también a la fecha de documento, a la fecha contable o a ninguna, según la opción que seleccionemos.

En la solapa de IVA e IRPF se distinguen cuatro partes:

CUENTAS Y PORCENTAJES DE IVA: donde se definirán las cuentas donde las que SQL CONTA, una vez calculados por correspondientes porcentajes de IVA y recargos asociados a los mismos pasará las cuotas resultantes. Asimismo cuando se realice en el diario una anotación usando una cuenta de las descritas para el IVA en esta solapa, el sistema ya nos abre automáticamente el libro registro en el que podremos indicar la cuenta de contrapartida así como las bases y cuotas reflejadas en el documento a registrar, si la cuenta que señalamos es la correspondiente a un determinado tipo el% de iva correspondiente a esa cuenta ya se muestra automáticamente en el registro, si bien podremos anotar diferentes bases y tipos y al aceptar el registro nos creará los apuntes en las cuentas correspondientes.

Por otra parte, será posible desde esta área, señalar qué cuentas va a utilizar el programa para realizar los asientos de operaciones de adquisición intracomunitaria de bienes.

Y también podremos indicar en qué cuentas debe registrar el programa los resultados de las liquidaciones de IVA según resulte acreedora o deudora la Administración.

La casilla de IVA extracomunitario no servirá para señalar la cuenta de IVA soportado en la que anotar las cuotas de IVA de Importación.

CUENTAS Y PORCENTAJES DE IRPF: En esta parte indicaremos los porcentajes de IRPF vigentes para las retenciones, así como las cuentas donde registrar tanto las que practiquemos a las facturas de nuestros acreedores (cuotas repercutidas), como las que nos practican a nosotros nuestros clientes (cuotas soportadas). En función de que tengamos activado el tipo de retención en los datos anagráficos del interlocutor (cliente o proveedor), el propio sistema al identificar en el registro de IVA la cuenta del proveedor o acreedor, aplicará el porcentaje de retención automáticamente sobre la base imponible y creará la línea de diario asociada a la cuenta de retención que tengamos configurada.

IMPUESTOS POR PAÍSES: Este área se rellenará en caso de que estemos integrados en régimen de venta a distancia, en la primera columna se da de alta el país de destino de nuestra venta, y para cada país se irán rellenando las cuentas contables de IVA repercutido correspondientes para cada tipo de IVA que sea de aplicación en ese país.

En la parte inferior podremos automatizar la numeración del registro de IVA indicando si renumeraremos manualmente o de forma automática y los valores de contador a partir de los cuales queremos que realice la numeración. No obstante, podremos dejar vacía esta opción y al sacar un informe de registro de IVA en modo oficial ya realizará la numeración del IVA como nosotros le indiquemos.

Cuando realicemos los modelos fiscales pondrá directamente los datos que coloquemos en estas casillas. Figura 6. IVA e IRPF del Ejercicio. SOLAPA AEAT se rellenarán los datos correspondientes a la delegación de AEAT de la que depende la empresa, el banco de cargo o abono que se va a utilizar para rellenar los formularios fiscales, así como la persona de contacto y su cargo. Podremos asimismo formatear como queremos que se separen la serie y número de las facturas. Y también para el caso de que tengamos dadas de alta cuentas de personas físicas, se pueda desglosar su razón social como apellidos nombre.

También se podrá en caso de estar en el SII indicar los días de retardo para el envío de los registros a partir de la fecha de registro de las facturas (Fecha Contable del IVA), e informar qué descripción de operación se va a subir a los libros electrónicos.

Si se quiere automatizar el envío a SII, necesitaremos tener instalado el certificado digital de la empresa como servicio.

SOLAPA FACTURACIÓN: La pestaña de actualización nos permitirá establecer una frecuencia para la comprobación automática de actualizaciones mediante el acceso a una ruta (distritok.com/versiones/actcontacs.exe)
SOLAPA APARIENCIA: nos permitirá activar un fondo de pantalla para la aplicación, o el archivo de guardado del menú principal de Conta, así como la barra de estado.
SOLAPA ENLACE PYME: definiremos desde qué empresa de gestión está recibiendo los registros nuestra empresa contable, además al estar establecido el enlace, los asientos procedentes de la aplicación de gestión quedarán protegidos, no se podrán borrar salvo que los desenlacemos desde el propio programa desde el que los hemos enviado.